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摘要：企业员工人事档案管理尽管已逐步向更加科学规范的方向转变，但仍存在一些需要解决的问题。本文首先从管理方式上阐述了企业员工人事档案管理的发展现状，进而分析了企业员工人事档案管理存在的问题，最后从管理、理念、人员、设备等方面对如何提高企业员工人事档案管理水平提出个人建议。
关键词：企业员工人事档案;发展现状;措施
企业员工人事档案管理历经数十年发展与变革，随着档案管理制度化和规范化建设工作的需要以及档案管理水平的提升，原有较为粗泛的管理已逐步向严谨、规范、科学的方向转变，形态更显便捷、细致、合理。笔者从一个流动人员人事档案管理工作者的角度，综合分析自身在近20年的从业生涯中接触到的企业员工人事档案，对其发展现状、存在问题及对策提出个人浅见如下。
1企业员工人事档案管理发展现状
企业员工人事档案自诞生以来，从传统的手工记录台账管理，逐步向先进的计算机管理为主、台账备份为辅的管理形式转变，其内容与方式已形成了丰富多样的发展趋势，在管理方式上基本分为自行管理与委托管理两种。
1.1自行管理
凡企业资产属全民所有制的企业，经上级主管部门授权，可具备人事调配及档案管理资格，自行管理企业正式员工的人事档案。企业于人事管理部门下设档案管理专职岗位，负责管理员工人事档案，并为其提供档案接转、档案整理、资料收集、资料归档、资料利用等与档案相关的服务。
1.2委托管理
委托管理，顾名思议，指的就是委托第三方机构管理，企业主要在下述2种情况下，采取委托管理的方式管理员工档案。自2008年1月1日国家实施劳动合同法起，企业员工不再进行正式员工与临时工的界定，许多企业与人才服务机构签订企业人事协议，在录用新员工时，即将其人事关系委托人才服务机构管理，员工档案也由人才服务机构统一管理。企业人事只需负责员工的招聘、培训、使用，以及在授权系统中根据企业招聘及离职人员情况进行企业员工名册的增减，同时，负责收集工作中形成的学历教育、专业技术职务、考核等动态信息资料，提交人才服务机构归档即可，与档案管理有关的一应事宜均全权委托人才服务机构办理。企业中的劳务派遣员工，由于派遣用工的用人主体为劳务派遣公司，实际用工单位与劳动者之间只是劳务关系，不能管理其人事档案，而劳务派遣公司承担了劳务派遣员工招聘录用、劳动合同管理、工资管理、绩效管理、保险福利管理、安全生产管理、计划生育管理等整套人力资源管理服务工作，唯独在档案管理方面，没有获得相应权限。实际用工单位或劳务派遣单位对员工档案重视的，即委托人才服务机构代管派遣员工人事档案，缺乏档案管理意识的，则不闻不问。
2企业员工人事档案管理存在的问题
2.1档案整理不规范
企业员工人事档案在档案整理方面，存在着未整理、早期少部分整理等普遍现象，翻开档案袋，其档案材料未整理的问题五花八门：有的未按照人事档案十大类分类；有的简单分类后未对第四、九大类进行二级分类；有的对不符合A4或16开大小的纸张未做托裱、折叠等相应处理；有的未逐份对档案资料进行编码，而是将不同时期同材料名称的资料合成一份资料，只编一个顺序号，页码连编；有的将应列入人事档案十大类的材料放入了重复多余袋（例如：就业报到证、工资与行政介绍信等原属于文书档案现已划入人事档案的材料）；甚至有些企业连上一个管档部门对档案的密封都未拆除，更谈不上对档案资料的整理了。
2.2档案材料收集不完整
档案材料的缺失也是企业员工人事档案的一大问题。企业员工人事档案在资料收集管理上不太重视，员工获得高一级学历时，未向员工索要新学历的学籍档案；员工考取专业技术职务任职资格时，也未向员工提出将“专业技术职务任职资格考试合格人员登记表”归入人事档案的要求；每年的年度考核表与工资晋升审批表未在一年内归入人事档案；入党志愿书等发展党员有关材料在党员转正后未从基层党委转入人事档案；员工进岗时人事档案未到位的，企业人事部门亦未继续催调，而是另行为其建立工作档案，导致“一档多投”现象出现。诸多迹象，均不符合国家对“三龄二历一身份”的核查要求。
2.3档案管理人员专业性不足
档案管理人员业务能力差、专业性不足，在档案资料收集、整理、分类及“三龄二历一身份”信息审核上专业知识缺乏，究其原因，主要是单位领导对此项工作不够重视，具体体现在两个方面：一是未设立专职岗位，多数企业档案管理人员由人力资源部人事职员兼任，且人员流动性大，其主要职责范围为招聘、培训、薪酬管理等，档案管理仅作为辅助性工作安排；二是档案管理人员进岗前未接受过专业的培训，未取得档案从业人员资格证书，企业未制定相应的学习制度，极少安排档案管理人员参加业务主管部门举办的各类业务指导培训班。
2.4档案信息化应用匮乏
虽然目前计算机应用已相当普及，但在档案管理上的应用还是稍显匮乏。档案信息化不能仅仅是局限于使用计算机制作一张表单、建立一个文档，甚至是使用foxpro基础软件建立一个小型数据库，将纸质信息转换为文本信息，也还是远远不够的，而应该将计算机、VPN虚拟网网与档案管理这门学科相结合，将其上升到专业性的计算机应用上来，使员工人事档案成为企业选人、用人及人才分析的可靠数据来源。
3提高企业员工人事档案管理水平的措施
3.1重视管理，加强组织领导
一是企业领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在企业发展的全局统筹考虑和布局谋划之中，纳入整体工作安排，提供必须的人力、财力和物力保障，确保人事工作扎实有序稳步推进；二是企业应结合人事档案管理工作政策性强、工作细致度要求高的主要特点，建章立制，制定并严格执行《档案管理工作人员守则》《岗位工作职责》《档案查（借）阅规定》《档案室管理规定》等与人事档案工作息息相关的管理规定，规范岗位管理；三是工作中实行专人负责制、AB岗工作制，并纳入企业绩效考核办法，确保各项工作有效执行，对出现空岗、缺位的情况，需追究相关人员的责任。
3.2转换理念，倡导优质服务
企业人事管理部门应摒弃行政管理部门高高在上的官僚意识，以“员工满意”为最高目标，坚持以饱满的工作热情以及良好的工作态度为全体员工提供高效优质的档案管理与服务。一是始终保持工作环境整洁，挂牌明示服务窗口工作内容，上墙公布档案管理各项服务的有关规定、办事流程；二是提高为民服务、为人才服务的水平及群众的满意度，以作风建设和优质服务为重点，创新管理服务办法，弘扬“服务，创新，诚信，奉献”的企业精神；三是加强工作监督，设置工作人员去向牌，并在企业内部网站设立意见栏，认真收集员工有效建议，不断完善档案管理的服务工作，持续改进工作作风。
3.3注重教育，建设专业化队伍
一是重视人才培养，大胆选拔使用青年干部，不断拓宽各类专业人才晋升通道，定期推选业绩优异、技术过硬且综合素养较高的优秀人才，在企业内部予以表彰与奖励；二是全面实施人才队伍建设规划，健全在岗培训制度，定期开展思想、政治及业务交流与学习，不断优化结构，提高档案管理整体服务水平；三是鼓励员工积极参加各项专业技能培训，逐步提升员工的业务技能、服务质量和工作水平，定期组织员工参加各级业务主管部门举办的干部人事档案工作培训及相关继续教育培训；四是实行“走进来，走出去”的业务学习办法，通过邀请资深的专业人士进企业现场指导工作及开展与其它企事业单位人事档案管理部门的交流学习，有力促进档案业务水平进一步提升。
3.4完善功能配套，提升软硬件水平
软硬件设施的优劣对人事档案管理水平有着十分重要的影响力，属于资金到位即可解决的问题，必须狠抓落实。一是采购专业的档案管理软件，功能涵盖档案信息采集、查询、修改、统计及档案著录、扫描、目录与图片资料数据挂接、信息利用审批、信息共享等多方面；二是按照国家档案库房标准建设档案室，配套中央空调、抽湿机、灭火器、防盗门窗、温湿度表、电风扇、排气扇、防腐防虫物品、档案打孔切割机等安全防护、档案整理装订设备，自动调节温湿度等仪器，努力实现全自动化管理，采取科学有效的方法达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防尘、防有害气体等“八防”要求。
作者:陈张靖 单位:中国海峡人才市场
