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摘要：行政档案管理工作见证了行政管理的发展脉络，并在档案中真实记录了行政管理的历史、事件和工作经验，同时也为单位行政管理提供了可靠的参照，因此，行政事业档案管理工作必须引起我们高度的重视，这对促进单位行政管理工作发展、提高单位行政质量意义重大。本文以医院行政档案管理实践为例，简要论述了行政档案管理的概念及重要性，医院行政档案管理工作现状以及存在的问题，最后提出了优化建议。
关键词：医院；行政档案管理；问题；措施
一、概述
1.医院行政档案管理概念
医院行政档案指的是医院在行政管理活动中由公文转化而来的文字材料，具体包括请示、决定、通知等诸多方面内容。医院组织与管理活动是形成医院行政档案的前提和基础，整理并保存下来医院的行政档案，对医院做好行政管理工作可以起到有力的助推作用，与此同时，行政档案也是医院行政工作可以顺利展开不可缺少的一项查考凭据。医院行政档案形成的三个条件：第一，档案必须是已经办理或处理结束的文件，简单来说就是完成了收文与发文程序的公文，而且要经过行政管理人员严格的界定；第二，鉴于医院行政档案对于医院行政管理的巨大的参考与利用价值，因此在认真筛选界定清楚这些文件后，一定要确定其利用与保存价值后方可归档；第三，医院行政档案管理是有规律和制度约束的，并不是杂乱和孤立存在的，其管理有着自己完整的内部体系。
2.医院行政档案管理的重要性
第一，医院行政档案在医院建立那一刻就开始形成，而且记录下了医院发现的每一个节点和重要时间，有着非常重要的人史料价值，有利于医院形成和传承自己的文化。与此同时，在医院领导在作出行政决策的过程中，行政档案是其重要的参照和依据，这对医院行城管理效益的提高意义重大。另外，医院行政档案对于行政管理可以起到重要的指导作用，大多数情况下，医院行政档案是行政管理顺利进行的重要理论和事实依据，对医院可持续发展能够产生深远的影响。第二，医院各项日常行政管理工作的顺利开展必须以医院行政档案为基础。我们以人事档案为例来进行分析，人事档案是医院人才队伍建设中不可或缺的一部分，是医院的人才信息库，为医院对人才考评和使用提供了科学的依据。离开了人事档案，就会让医院人力资源管理处于被动。目前的医患纠纷之所以会频发，是医疗行业的特殊性造成的结果，因此，医院只有掌握了医患双方准确信息，才可以为进入法律环节提供有力证据，进而使得医患矛盾得到顺利的解决。在医院发展的瓶颈期，我们可以从档案中借鉴一些行之有效的方法，这些方法作为医院集体智慧的结晶可以给医院的行政管理起到很好的参照作用，因此医院行政档案拥有巨大的参考与史料价值。第三，医院行政档案对于医院文化的形成和传播可以起到至关重要的作用。我们以病案为例进行分析可知，其档案记录了患者从接诊到治疗的全过程，既是教学科研的重要参照，也是见证医院发展和成就的重要资料，既能够为相同和类似的病例治疗提供参考，也有助于提高医生工作效率。
二、医院行政档案管理工作存在的问题
1.档案管理意识欠缺
目前，我国大多数医院的建设侧重于医疗体制和技术方面，而档案管理则有被边缘化的趋势，对档案工作的重要性并未给予足够重视。具体表现在以下几个方面。首先，少数档案管理工作的人员对这档案管理缺乏应有的认识，他们认为医院的档案管理工作只不过是一些表面的形式主义。其次，档案管理者的档案管理意识严重缺乏，没有认识到档案管理工作的重要性，认为档案管理就是归档、整理以及保管工作，没有对档案的科学利用引起重视，因此在工作中缺乏责任感，更谈不上对这项工作的创新。
2.档案管理体制有待健全
目前，混乱是我国大多数医院在档案管理存在的问题，主要是科学的档案管理体制机制没有建立起来。正因为如此，医院各个科室部门的档案管理工作不够严谨，进而对医院档案的有效管理造成了不利的影响。从另一个方面来说，在医院行政档案管理体制不健全的背景下，档案管理人员在工作中也很难做到各司其职，这进一步加大了档案管理工作的难度。与此同时，多数医院也没有对档案管理进行监督和考核的专职人员，使得单位的档案管理流于形式，而松散的管理体制降低了档案管理人员的责任感，使得医院行政档案管理效率处于较低的水平。
3.档案管理集中度较低
对医院行政档案管理而言，这是一份非常严谨的工作，但是目前的医院的档案管理工作往往都不集中，总体表现出一种比较分散的状态，具体表现为：首先档案的范围不规范，管理内容不齐备，文书与科技方面的档案没有严格分类，归档医疗文书与医疗设备档案往往由各个科室各自分开进行。这种分散式的档案管理模式必将严重影响档案管理的安全性，不仅产生了档案重复归档的现象，也使得相同类型的档案不能实现集中管理，导致档案在行政管理中的作用不能充分发挥出来。
4.档案管理缺乏创新
在当今时代，我国科学技术飞速发展，但是在医院行政档案管理工作中并未充分体现，对档案管理手段进行创新迫在眉睫，管理效率的也亟待提高。在地区发展差异的背景下，不同地区医院在档案管理技术创新上的投入也存在很大的差别，以至于医院行政档案管理不平衡的现象也十分严重。其管理技术和手段滞后主要从以下几个方面表现出来：一是档案管理空间和范围有待进一步拓展；二是相关设备需要尽快更新；三是传统的档案管理手段依旧存在，先进的信息化管理技术并未在档案管理中得到充分应用。
5.档案管理人员专业素质较低
医院的档案管理项目需要成百上千种资料，由于档案管理人员自身综合素养有限，对于最前瞻的档案管理技能不能做到有效掌握，在当今复杂多变的环境中，医院行政档案管理人员的综合素养面临严峻的挑战。同时，医院行政档案管理人员培训工作长期得不到应有的重视，他们的薪酬待遇也不能与医务人员相比，这都造成了医院的档案管理人员不愿意在提高自己业务技能方面投入较多的精力，使得他们的总体专业素养处于较低的水平。
三、医院行政档案管理需要遵循的原则
1.规范灵活相统一的原则
医院的各项工作都需要遵照国家标准进行，其中档案管理工作也不例外，必须秉持规范化和标准化相统一的原则。另外医院的档案种类和内容是比较复杂的，所以档案管理的时候也应体现出一定的灵活性，切忌千篇一律，要结合医院工作的特点，并针对自身情况进行档案管理工作，使得档案管理在行政管理中的作用和效能充分地发挥出来。
2.职责权益兼顾的原则
医院行政档案管理工作的权限必须得到一定的限制，这样档案管理工作的有序性和规范性才会有可靠的保障，必须让每一个工作人员都各司其职，明确自己的职责和义务，如果在档案管理中出现偏差，有关人员必须承担责任。与此同时，档案管理工作人员的合法权益必须得到有效的保护，可以将其工作业绩与薪酬待遇挂钩，激发工他们的工作积极性和主动性，坚持在档案管理中秉持职责权益兼顾的原则。
3.静态动态相结合的原则
医院的行政档案管理必须建立稳定、完善的制度体系，这是档案工作规范有序进行的可靠保障，但是稳定的制度并不是固定不变的制度，医院的档案管理必须结合时代变化的趋势，充分考虑医院工作的动态变化，使得自己的管理处于动态发展之中，在档案管理过程中适度地对管理措施进行调整，将稳定的制度体系和动态的单位工作状态相结合，使得医院的档案管理工作处于不断完善和创新之中。
四、医院行政档案管理的完善措施
1.秉持人性化的管理理念
要发挥医院行政档案在行政管理中的作用，就必须在档案管理体系的运行过程中，坚实贯彻落实人性化的管理理念，把档案管理人员的积极性和主动性充分地调动起来。医院行政档案管理体系要兼顾医院整体利益与职工个人利益，将人性化管理理念贯彻到管理行政档案管理机制中去。在管理档案的过程中，要与相关人员做好沟通，把档案管理对于行政管理的重要性宣传到位，在此过程中深入了解和掌握工作人员遇到的困难，并及时给予帮助，促使档案管理人员不断提升自我，进而把医院行政档案管理效率提升上去，进而为医院的行政管理工作提供有力的支持。同时，要建立全新的档案管理体制机制法，充分发挥绩效管理、物质和精神激励的作用，要制定严格的行政档案管理制度，使得档案的行政归档、保密和借阅制度充满人性化理念，要充分挖掘档案对于行政管理的参考价值，让档案成为医院行政管理创新的教科书。
2.加快信息化建设力度
加快医院行政档案信息化建设力度，积极主动地运用信息技术进行档案管理，使得医院的行政档案实现自动化，将医院档案使用图片、文字、视频方式归类存档，实现数据保存的安全性和高效性，同时可以借助平台方便地检索和查阅需要的档案内容。另外，信息技术使得档案数据可以更好地在不同部门实现共享，医院行政管理人员可以对档案文件进行层层处理或快速共享。因此，加大信息化建设力度，一是要实现医院信息化建设必然要求，这就要求我们开发专门的档案管理软件，结合医院行政管理内容，实现档案管理与医院行政管理的有效对接。二是要重视档案信息安全管理，建立医院行政档案信息化管理安全保障机制，在储存和使用档案资料的过程中，加强信息安全管理力度，对保密文件单独存放，对医院的档案管理信息化系统装载杀毒软件，设置防火墙，运用身份认证、网络密钥等方式使得档案信息化管理安全有着可靠的保障。
3.改进管理方式体现档案价值
在目前市场经济体制越来越完善背景下，医院需要处理的行政方面的文件材料日益增多，这无形中使得档案管理难度不断加大。并且在运作环节时常出现新的管理问题，这一切都需要工作人员随机应变，用更加开阔的思路、创新的方式进行档案管理。因此，传统的单一化的档案模式已经无法跟上时代发展的步伐，医院的档案管理人员要立足于自身内部的行政档案资料，充分借鉴最前瞻的管理技术和理念，高效实施档案管理，把医院行政档案的价值充分地利用起来。例如，档案管理人员必须保证及时性和准确性，为医院内部各部门、各科室和其他单位提供全面及时的档案服务；档案管理工作方式可以与现代技术结合，为了保证原有档案资料的准确性、完整性，可以把档案信息在线存储，并且使档案传递速率全面提高，一些不具备保密性的档案资料可以高效地实现共享，有效运用医院的行政管理档案，把他们的使用率全面提升上去。
4.完善行档案管理机制
要充分利用行政档案管理的优势，使档案管理更加方便和有效，但同时也需要加大行政事业单位档案管理的监督力度。为了提高医院行政档案管理部门的工作效率，需要建立相关的制度和机制，确保档案管理实现制度化。医院应充分征求相关教授、专家和学者的意见，不断学习最前瞻的档案管理理念，并通过自身的档案管理制度加以落实。要在部门间展开沟通、交流和讨论，充分汲取档案管理过程中的经验和教训，由档案管理部门牵头，吸收各个科室加入，面向全体医务人员，得到医院各个部门和科室的支持的同时，全面实现医院行政档案管理的制度化，形成有自身特色的档案管理机制。
5.提高档案管理人员业务素质
目前的医院行政档案管理工作的专业性、系统性已经达到了较高的水平，档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，也必须掌握先进的信息化办公技能。首先，档案管理人员应当及时跟上时代发展的步伐，不断更新自己的业务知识，充分汲取先进的档案管理工作经验，积极主动地学习和掌握最前瞻的档案管理新技术手段，并对医院行政档案管理方式方法进行创新。其次，医院对档案专业技术人员加大培训力度，通过针对性的培训，通过互相帮扶、技能评比等活动，把你追我赶的学习氛围营造出来，进而使档案管理人员的专业素质有着可靠的保障。最后，提高档案管理工作人员薪酬待遇，专业的档案专业技术岗位要实行聘任制，要明确专业档案管理人员职业发展方向，实现档案管理人员与医务人员同工同酬，把档案管理人员的工作激情充分调动起来，使得医院行政档案在行政管理中的作用充分发挥出来。
五、结语
综上所述，行政档案管理作为医院有效运转的重要保障，在新的时代背景下，医院行政档案管理对于行政管理可以起到至关重要的作用，创新和完善医院的行政档案管理工作已经是当前必须解决的问题。这就要求医院从管理理念、技术手段、和人员素质等方面入手，把医院行政档案工作管理水平全面提升上来，使得档案管理对行政管理的作用充分发挥出来。
作者：刘娟 单位：山东大学齐鲁医院院长办公室
