前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的谈提升高中学校档案管理效率的对策，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘 要：高中学生档案反映了高中生三年学习生活，是学生未来发展的重要参考依据，因此高中生的档案管理对学校来说是一项非常重要的任务，档案管理做得好体现了学校对学生的高度负责的态度。本文就现阶段高中档案管理中面临的问题，以及提高档案管理效率的方法作简要分析。
关键词：高中学校；档案管理；提高效率
高中学生档案是记录学生高中三年取得成果的重要载体，对学生考大学以及未来的工作都有着很重要的参考价值，高中学校也对学生档案的管理工作予以重视。但随着高中学校招生人数逐年增多，档案管理人员任务的不断加重，不可避免出现了档案资料更新不及时、信息不全面等问题，因此如何有效提高档案管理工作效率，成为一个值得研究的问题。
一、高中学校档案管理面临的问题
（一）档案管理人员的管理素质不够
在大多数的高中学校中，档案管理工作一般由代课老师负责，并没有专业的管理人员。而代课老师由于教学任务很重，且必须把学生教学放在工作中的首位，所以会对相对不重要的档案工作疏于管理。随着近年来高中学生的人数不断上涨，高中阶段可获取的资源不断增多，学生的档案更新频率也需要不断增加。在档案管理中就出现了档案更新不及时，或者根本没有对档案做出维护的情况，这使高中生的档案管理出现了一些疏漏。
（二）未能实现档案管理信息化
档案管理应采用信息化方式，这不但能减少档案管理人员的工作量，大大提高档案管理工作的效率，而且能够减少工作中错误的发生，是一种高效的工作方式。但现阶段很多高中依然采用传统的档案管理模式，这与时代的发展、技术的进步显然是不匹配的。
（三）档案管理的制度保证不够
好的制度能大大提高工作效率，但在很多学校现行的档案管理制度却显得过度臃肿，档案的形成牵涉了过多的管理部门，像政教处、招生办、档案室等都会对档案的形成产生影响，然而像这种精细化的工作只需一个部门参与往往是效率最高的，其他部门可以将自己了解的信息转达给档案管理部门，再由该部门酌情考虑是否写入档案才是比较稳妥的工作方式。
二、高中档案管理提升效率的方法
（一）档案管理信息化服务
大多数高中学校现行的档案管理方式依然是采用纸质版记录的管理模式，这种档案管理方式相比信息化管理方式有很大的弊端。例如当学校要调取某个学生档案时，纸质版管理方法需要在如山的档案中寻找该生的档案，浪费大量时间，而采用信息化管理模式，只需在电脑中输入该生的名字就可以精准定位到该生档案，省时省力，而且纸质版会出现学生档案遗失的情况，而信息化不会出现此类问题，因此信息化管理方法有很大的优越性。现在很多学校依然没有采用信息系统管理有一个很大的问题，在初期需较多资金来建设信息管理系统，很多学校觉得不划算，现在的管理方式虽然效率低，但胜在省钱，所以很多学校不愿花这个资金，这种想法是错误的。信息化是未来发展的趋势，信息系统降低了出差错的概率，大大降低弥补错误化的资金，很显然是更省钱的方法。学校初期应成立工作小组，负责建设信息系统，将学生的档案资料录入系统中，利用先进的检索技术，实现自动检索功能，让使用者能够快速查询到档案信息，提高档案的使用效率。
（二）提升档案管理人员素质
基于某些学校是采用代课老师进行档案管理的情况，应招聘专门负责档案管理的工作人员，代课老师两头跑，两边的工作都要抓，很可能两边工作都做不好，倒不如投入一笔资金，招聘专门负责档案管理的工作人员，让教师从这项工作中解脱出来，招聘来的档案管理人员显然在这项工作上是更专业的，能比老师做得更好。另外，由于现在信息化发展的速度很快，知识更新频率也很快，应定期对档案管理人员进行培训，学习先进管理理念，提高管理素质。对于信息化的管理模式，档案管理者也应具有熟练使用信息管理系统的能力，使信息系统的使用成为对档案管理者的一种考核标准。档案管理者应该有明确的分工，明确在工作中的职责，减少工作人员的工作量，让工作人员做到术业有专攻，可以将管理者划分为信息录入人员、档案维护人员、系统维护人员、安全保障人员等，通过细分工作使工作人员减少工作中的失误。通过奖惩措施，对工作表现突出的档案管理人员要进行相应的奖励，充分激发出档案管理人员的工作热情，使档案管理工作顺利开展。还可以组建定期巡检的工作小组，定期对档案工作进行检查，使档案管理者不敢懈怠，最大化地保证档案信息更新的及时有效。档案管理者也应该有主动学习的意识，这样的自主学习效率肯定是更高的，对档案管理工作有很大的好处，也能提高管理者自身的综合素质。
（三）提高档案管理工作的安全性
档案相比其他资料来说有其特殊的地方，上面记载着学生的个人信息，可以说对学生的未来有着至关重要的作用，所以学校必须对学生档案信息的安全性高度负责，防止学生个人信息的泄露。在过去，曾出现过很多冒名顶替其他学生身份读大学的情况，这就是档案管理工作没做好而影响了学生一生的惨痛教训。电子档案由于没有固定的实体，可以实现档案信息的跨区域快速传递，为档案信息的整理以及查询都带来了方便，但档案信息在开放的且不稳定的网络环境中传递，也有可能出现导致档案信息被窃取、篡改等方面的问题。因此在使用信息化系统时，应该提前做好有人采用特殊手段想要强行获取学生档案资料的准备，建立起高效、安全、系统化的电子档案管理数据库，形成良好的系统安全措施，一个完善的电子档案管理系统应该包括用户模块、分级管理人员模块、系统控制模块和系统认证模块，将管理者与查询者分隔开，树立防火墙，并对相关工作人员做好档案安全性的培训，防止人为的档案信息泄露事件的发生。档案安全性的提高可以减少档案保密工作的工作量，从另一方面提高档案管理的效率。
（四）提高档案信息采集的准确性
档案信息的管理有一个重要的任务就是要切实保证学生档案信息的准确性，这需要在档案信息采集过程中，工作人员做好对档案信息的维护。由于学生档案相较于其他类型档案有其特殊性，对学生的成长起着至关重要的作用，因此这项工作也是高中档案管理人员工作中的重要环节。提高档案信息准确性，可以在信息采集的过程中采用多次采集的方式。学生在录入档案时，可能会有部分学生出现写错档案信息的情况，甚至在工作人员工作过程中，由于工作量很大而且极为繁琐，也有可能会出现疏忽导致信息输入错误，采用多次录入信息的方式对信息进行维护，可以在录入信息时发现信息中出错的地方，从而对错误信息进行修改。此外还可以建立跟踪机制，及时对档案中出现的问题进行反馈，可对学生在需要档案之前进行档案信息的确认，让学生自己对自己的档案进行检查，当确实出现错误时及时进行反馈，让管理者对档案信息进行更改。这在短期内可能会增加工作人员的工作量，但从长远来看却是学校本着对学生负责，提高了工作效率，减少有信息错误而导致的纠纷的做法。
（五）建立起完善的档案管理规章制度
俗话说：无规矩不成方圆。如果对档案管理工作没有严格的规章管理制度，那么在档案管理工作中，工作人员的随意性太强，可能会出现一系列或大或小的问题，因此在档案管理工作中，形成切实有效的规章管理制度是必不可少的。国家在档案管理过程中出台了《档案法》《中小学生学籍管理章程》等相关管理规定，学校在管理过程中应严格按照有关国家规定，结合自身学校的切实情况，研究制定学校学生档案管理办法、档案工作人员岗位职责、档案查阅制度、档案归档制度等一系列管理制度，对档案的收集、整理、鉴定、保管及提供利用等各个环节的工作作出明确的规定。另外，还需明确学校各管理部门在档案管理工作中的职能，比如档案管理部门负责对档案信息的录入和维护，班主任负责对档案信息进行采集归纳以及指导学生在资料填报时的注意事项，团委负责对采集到的信息进行管理并转交档案管理部门等，只有指定好严格的档案管理规范，在档案管理工作中才能做到有条不紊、多而不乱，使档案管理工作有序进行。高中生的学生档案有一定的私密性，并且利用率比较高，对学生考大学起着重要的作用，高中生的档案管理工作是非常重要的，所以在高中生档案管理工作中如何提高效率，切实保证学生档案的准确就显得尤为重要，也能体现学校对学生负责任的态度。为提高高中生档案管理的效率，应该实现档案管理的信息化服务，提高档案管理人员的工作能力，保障学生档案的安全性和准确性，建立起完善的档案管理规章制度等。通过这些措施，切实保障好学生的档案信息，为学生的高中阶段学习免除后顾之忧，这是一个学校以及教育工作者必须做到的分内之事。
作者：于晓娜 单位：沈阳市第二中学