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摘 要：职业技术学校档案管理不仅是管理，更是服务。本文总结职业技术学校档案管理工作遇到的问题，主张秉持创新发展的管理精神，积极优化职业技术学校档案管理模式，寻求最佳方法解决职业技术学校档案管理工作的问题。
关键词：职业技术学校；档案管理；问题；解决方法
随着我国市场经济的加速发展，社会对高技术人才的需求量也在显著增加，以培养高技术人才为主的职业技术学校招生数量更是逐年扩大，职业技术学校遇到了前所未有的发展机遇，也意味着要迎接更大的挑战。职业技术学校档案管理涉及范围较广，无论是教职工人事档案，还是高职在读学生档案、院校开展各类活动档案、科研项目研究档案等档案资料，都是职业技术学校管理的重头戏。职业技术学校档案管理服务于教师，服务于学生，服务于科研与教学。因此，为了切实提升职业技术学校行政管理工作，我们必须深刻体会到职业技术学校档案管理工作的重要作用，依据信息时代职业技术学校档案管理面临的新趋势，总结现今职业技术学校档案管理工作遇到的问题，寻求最佳方法解决职业技术学校档案管理工作的问题，形成高效、高质、创新的职业技术学校档案管理新风向。
一、职业技术学校档案管理工作的积极作用
（一）提升学校管理水平
职业技术学校生源数量的增加，开设专业也是面面俱到，专业科目设置上也应与社会发展相协调。因此，职业技术学校应在深入调查社会人才需求后，逐步调整专业设置及师资力量分配，及时增设社会就业热门专业，从而提升职业技术学校的就业率，以便更好地调整职业技术学校教学方向。职业技术学校档案资料数据分析工作，能够帮助管理人员从中总结出教学改革的共性问题，院校领导层可以依据分析结论找到问题产生原因，寻找到合理的解决途径，从而提升职业技术学校管理水平。
（二）凸显科研服务功能
职业技术学校档案资料包含了很多珍贵的科研数据，这些资源是教职工开展科研工作的基础。以往的职业技术学校档案管理工作杂乱无章，致使很多科研数据由于保管不当而损坏或者遗失，而且教职工教学任务繁重，科研档案资料也不允许随意带出档案室，很多教职工往往不愿意到档案室复印或者抄写资料，档案资源没有发挥出其科研价值。互联网技术在职业技术学校日常管理中的广泛应用，不仅改变了传统的行政管理模式，也给档案资源科研服务便利化提供了更好的途径。教职工在进行某个项目科学研究时，可以在线查询相关项目的科研数据档案，只要在权限范围之内都可以在线浏览，科研档案数据真正能够为职业技术学校科研工作带来助力，凸显出了职业技术学校档案管理工作的科技服务功能。
（三）帮助教师开展教学
职业技术学校连年扩大招生规模，生源质量参差不齐，通过高考录取的生源质量相对较好，而中职考到职业技术学校的学生基础略微薄弱，教师只有全面掌握班级学生的基础知识水平，才能有针对性地开展课堂教学。学生档案全面记录了学生求学经历以及在校期间的成绩和整体思想表现，能够帮助教师了解学生的既往学习情况，找出学生学习上的薄弱环节。教师在备课和组织教学时，需要依据学生的真实水平由浅入深地讲授知识点，既要帮助学生夯实基础，也要稳步提升学生自主学习能力。因此，职业技术学校学生档案资源是教师开展教学的好帮手。
二、职业技术学校档案管理工作存在的问题
（一）档案管理形式化
档案资源利用价值日益得到重视的今天，各大职业技术学校已经充分认识到了档案管理工作的积极作用，从制度建设到信息化技术引进，无一不体现着职业技术学校档案管理工作改革的新方向。可是仍然有些职业技术学校领导只是一味地狠抓教学环节，忽视了档案管理与教育教学之间的联系，片面认为档案管理就是保管学生、教职工档案资料，使得学校档案管理工作的改革流于形式。虽然表面上看起来规章制度建设完善，信息化技术运用也在稳步展开，但其档案管理效果却不尽如人意，难以真正发挥出职业技术学校档案管理的重要意义，导致档案管理工作成为职业技术学校行政管理中的短板。
（二）队伍力量薄弱化
随着职业技术学校人才引进机制的逐步完善，一些档案管理专业人才进入了学校，充实了学校档案管理工作队伍，但是由于职业技术学校档案管理工作量大，福利待遇得不到提升等因素影响，高技术人才频频流失。而原有的档案管理人员由于缺乏专业技术能力，无法熟练掌握档案管理信息技术，继续教学培训参加意愿较低，年龄结构也是趋向于老年化，整体队伍力量相对薄弱。职业技术学校档案管理工作涉及层面较为广泛，既要做好学生档案的管理与更新，更要记录学校发生的各项重大活动，仅仅依靠几个档案管理工作人员，着实难以完成这么多的工作任务。因此，如何加强档案管理队伍建设，仍然是阻碍职业技术学校档案管理工作进展的主要因素。
（三）技术运用单一化
档案管理信息化技术运用以来，改变了传统职业技术学校档案管理工作的种种弊端，搭乘上信息技术的列车，使得职业技术学校档案管理工作从人工记录转变为电子档案生成与输出，尤其是档案管理信息系统的构建，更是为学校档案管理工作带来了诸多便利条件。但是由于信息技术基础设施投入力度不足，一些先进的信息技术设备没有落实到位，档案管理信息系统还停留在最初建设的阶段，没有与职业技术学校改革创新同步发展，出现了严重的滞后性。与此同时，档案管理信息技术运用只提供检索和查询服务，单一化的板块功能无法满足学生和教职工对档案管理资料的多元化需求。因此，档案管理系统更新与服务功能研发是当前职业技术学校档案管理信息化建设的重要课题。
（四）规章制度混乱化
我国职业技术学校档案管理规章制度建设大多是将国家及省市档案管理规章制度照搬过来，没有考虑到职业技术学校档案管理工作的特殊性，还未突显出档案管理与职业技术学校办学水平之间的紧密关系，导致档案管理规章制度呈现出实时性不强、程序混乱化的状态。因此，积极优化职业技术学校档案管理规章制度，建设符合职业技术学校档案管理工作方向的管理机制，从根本上约束档案管理工作内涵和外延，才能让档案管理工作朝着规范化、科学化的方向前进。
三、新时期职业技术学校档案管理工作的解决方法
（一）创新档案管理理念
档案管理的作用是总结以及记录过往发展经验，其不单单跟职业技术学校所拥有的发展历史以及策略息息相关，还关乎是否得以传承，在此方面加强意识，能够让学校在发展的过程中拥有更为强盛的竞争力。在进行职业技术学校全方位发展规划时，要将档案管理工作列入其中，恰到好处地给予倾斜，不管是资金的配备还是人员的调整，均应如此，只有这样，方能从管理格局上对档案工作的良性发展起到促进作用。
（二）打造专业技术队伍
根据实际情况，调整现有的队伍结构，对年轻员工予以鼓励，使之能够投身到档案管理事业当中。对其提供更为优良的工作环境，可按照具体情况上调福利待遇。采用引导的方式，使之能够对计算机的相关操作熟悉，要达到此项目的，可以进行网上自学，可以选择购买书籍自学，该方面的学习能够使之对档案管理系统熟练操控，若条件允许，也可选择邀请专家进入学校举办讲座。总而言之，必须采用各种渠道让档案管理工作者自身的素质水平得到本质上提升。
（三）加大信息技术投入
由于信息技术的高速发展，将其应用于档案管理工作中，势必会明显提高工作效率以及质量，职业技术学校必须将调研以及考察工作完善，并以此为基础，促使信息化管理所需要的软硬件设施趋于完善，可以适当地加大投入资金，引进较为先进的系统。在前期构建信息化时，需要进行信息化处理的只是拥有较高价值的档案，等到其水平已经提高到一定程度之后，再进行广泛应用，如此一来，能够让从纸质到电子档案的管理过渡期趋于稳定。同时，对于新媒体所带来的优势加以利用，加强有关方面宣传工作，使之对档案信息化管理的展开起到一个推动作用。
（四）优化规章制度建设
对档案管理工作从制度方面进行改革，对所有人分工明确，并且对其职责进行界定。一旦形成档案，就需要对制度加以利用，使其保管以及应用都能够责任到人。哪些资料需要形成档案在制度中进行明文规定，并且要规定资料的呈报方式以及其保密程度，包括档案被借阅之后，其归还的具体时间，还有一旦丢失档案，该采取怎样的方式对借阅人追责等等。综上所述，档案管理工作对促进我国职业技术学校长远发展有着积极作用，然而目前我国仍有少数职业技术学校没有深刻领悟到档案管理工作的意义，基础设施建设投入力度不足，管理理念陈旧落后，致使档案管理工作弊病不断，改革与创新得不到有效推进。因此，职业技术学校档案管理工作人员要强化思想认识，宣传档案管理工作的重要性，在做好本职工作的前提下，踊跃参加继续教育培训，更新自身的知识储备，提升专业技术能力，让职业技术学校档案管理工作发挥出应有的作用。
[ 参考文献 ]
[1] 徐茵 . 基于数字化校园环境的职业技术学校档案信息化建设研究 [J]. 办公室业务 ,2017(05).
[2] 郭玲 . 网络环境下职业技术学校档案信息资源共享模式与策略研究 [J]. 办公室业务 ,2016(08).
作者：迟蕾 单位：黑龙江省黑河市职业技术教育中心学校
