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摘要:学生档案是学生人生的重要记录，也是各级各类学校的重要资源，数据时代学生档案的记录形式和流转方式必然面临数据化记录方式的挑战。在目前学生档案的信息化基础条件下，电子文件归档模式以及信息流数据处理模式能够实现学生档案数据化归档。数据管理是新形势下学生档案管理的重要工作，需要体制与技术的支持。
关键词:学生档案;数据化;模式;体制与技术
人才培养是各级各类学校的基本职能，学生培养过程中形成的反映学生基本面貌及培养过程的档案材料，是学生人生的重要记录，也是各级各类学校的重要资源。学生档案的记录形式与流转方式一直随着社会发展不断调整，大数据时代的技术革命引发了记录方式的革命，学生档案信息化与数据化问题是数据时代必须面对的。学生档案一般包含两种形态：一是学生全部求学过程产生的个人档案总和，随学生求学过程同步转递，构成其人事档案的组成部分，主要包括大学入学前阶段学籍表、高校入学报名登记表和体检表、大学入学登记表和体检表、大学奖惩记录、党团材料、大学成绩单和毕业生登记表、大学学位材料、大学毕业报到证存根等；二是学生毕业后学校保管的体现其培养过程的档案总和，一般为学校永久保管，不产生转递，主要包括招生录取表、入学登记表、奖惩记录、成绩单和毕业生登记表、学位材料、毕业派遣记录等。现行学生档案规范始于1994年实行的《高等学校档案实体分类法》，2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）增设“学生类”档案类别，社会上有时将学生档案称为学籍档案，主要视为学生学籍学历证明材料，学生档案通过毕业派遣环节转递到就业单位或人才交流机构成为人事档案。
一、学生电子档案产生的渠道与责任主体
由中国人民大学出版社于2001年出版的《档案学概论》（第二版）将档案定义为具有清晰确定的原始记录作用的固化信息，明确档案是信息的一种，强调档案的本质属性是信息[1]。伴随信息化浪潮，各行各业快速涌入数字化转型洪流。在教育领域，高校招生录取工作全部实行网络招录，学生高考报名和体检信息电子化；高等学校学生成绩单电子化；教育部取消毕业生登记表统一纸质填写要求，高等学校学生毕业登记表可电子化采集；省级教育就业管理系统运行，学生就业派遣信息电子化。综上所述，高校学生档案材料中招生录取、成绩单、毕业生登记表、就业信息记录等全部具备电子化条件。2020年，教育部要求加强学生档案信息化的部署，增强学生信息全面性与流动性，实行学生档案纸质和电子双套制管理，学生档案“存量数字化、增量电子化”工作提上日程。根据学生档案责任主体划分，学生档案双套制实施路径为：小学双套制、初中双套制、高中双套制、高校双套制。高校内部双套制实施对象包括：招生部门双套制、教务部门双套制、学生部门双套制、团委双套制、组织部双套制、就业部门双套制。按照一般档案流转方式，学生双套制档案在学校间流转模式为：转出学校→接收学校，学校内部流转模式为：档案形成部门→档案管理部门，流转载体为纸质档案袋、电子档案媒介（如一次写光盘）、信息系统。现阶段学生档案双套制可实现方式主要有三种：一是纸质档案和电子档案双轨产生，各自输出纸质档案和电子档案；二是形成纸质档案，输出纸质档案和纸质档案的数字化副本；三是产生电子档案，输出电子档案和纸质打印档案。纸质档案模式是传统模式，现就电子档案产生及流转的模式进行探讨。
二、两种学生电子档案归档模式
1.电子文件归档模式。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2106）定义，电子文件由内容、结构和背景组成。电子文件成为电子档案，除通过计算机这个媒介处理和传输，形成符合归档格式要求的计算机文件，还需收集和传输计算机文件结构和背景元数据，因此产生学生档案的业务系统必须能按内置规则存储电子文件及组件，建立电子文件与元数据的关联关系，并且能按标准生成电子文件及其元数据的归档数据。电子文件及其组件生成后，可以通过在线和离线两种模式实现流转，高校在线流转通过信息系统接口由招生、教务、学生、团委、组织部、就业系统向档案管理系统流转，档案管理系统经过检测与整理完成归档，形成学生电子档案。离线流转由档案形成部门对电子文件及其元数据进行系统封装后通过物理媒介离线流转到档案管理部门进行归档。高校外部在线流转由小学通过接口对接或中间库转接到初中，初中再通过接口对接或中间库转接到高中，高中通过接口对接或中间库转接到高校，离线流转由以上各校对电子文件及其元数据进行系统封装后通过物理媒介离线流转到高校相关部门归档。学生电子档案按照电子文件模式归档必须具备一定条件，一是各类学校业务信息系统健全，学校能够对全部学生电子档案进行统一管理并且具备统一输出的渠道；二是档案输出学校与档案接收学校建立对接接口或离线流转方式；三是学校流转的学生电子档案符合电子文件归档的规范要求。我国幅员辽阔，各地教育信息化水平参差不齐，加之学生升学情况复杂并且对接学校众多，以电子文件归档模式实现学生电子档案流转目前尚缺乏普及的基础。
2.信息流数据处理模式。从现代信息技术角度定义，信息流是指信息处理过程中信息在计算机系统和通信网络中的流动[2]。在当今数据库技术范畴内，信息都能够通过数据化的形式被数据库处理，因此数据是信息在计算机中的一种载体，而且是唯一的载体[3]。信息流数据处理主要包括三个过程：数据采集、数据传递、数据加工处理。学生档案数据采集和传输主要分为两个阶段：一是升学阶段，升学学生的基本信息、体检信息、照片信息等由转出学校统一采集录入招生考试部门的采集系统，学生报名信息由学生登录招生报名系统录入，通过招录流程，新生的报名、体检、学籍、综合评价数据由招生考试部门发送录取学校，录取学校招生部门接收再发送学生档案管理部门；二是求学阶段，学生档案管理部门分别采集学生在校期间的各类数据和电子文件，统一录入档案管理系统。通过上述两个阶段数据采集和传输，学生基本信息、招生信息、学校培养阶段的各类数据全部归集到档案管理部门，档案管理部门通过管理系统形成电子文件，再整理著录后归档，形成学生电子档案。电子文件归档模式与信息流数据处理模式功能侧重不同，前者侧重电子文件的四性要求与规范，强调学生档案的凭证性；后者侧重学生数据的流动性，侧重学生档案信息的传输与加工处理。
三、学生档案数据化管理的应对准备
学生档案数据管理面临诸多技术难题，但学生档案数据的价值也日渐显露，做好学生档案数据管理需要机制和技术支持。
1.数据管理责任主体宜从多元到统一。当前，纸质文件归档和电子文件归档模式本质上都强调将文件的实体保管权限、信息控制权限及法律保管权限移交给档案部门[4]。在数据时代，技术、体制的双重作用，有可能会削弱归档概念的“档案”专业色彩，即仅将归档视为一种存储策略，主要工作内容是将历史数据存下来，忽略保存业务凭证、维护有机关联的专业化要求，从而导致数字环境下整个档案专业化管理面临被忽视，甚至被取代的风险，最终有损于可信凭证、历史记忆的维护[5]。相较于后端系统外接收的归档行为，档案数据管理更重要的是明确统一的责任主体，对整个信息流数据进行连续性控制。学生档案数据是学生不同培养阶段数据的集合，原则上应由各数据输出单位承担管理责任，然而高等学校作为学生档案管理的最后阶段，处于学生档案信息流的末端，可以承担学生档案质量管理责任。高等学校内部，学生档案数据涉及招生、教务、学生、团委、组织部、就业部门，这些数据的采集、鉴定、输出、存储也需要统一管理，学生档案数据统一和专业化管理也非常必要。
2.数据统一管理需要平台支持。学生档案涉及的部门众多，学生档案集中统一保管的责任由哪个部门承担目前还没有统一要求，如果高校档案部门统一管理学生档案，既有利于学生档案的质量控制，也有利于学生档案数据的整理存储利用，但是档案管理部门必须借助技术支持。高校智慧校园建设已初具规模，学校统一的数据中心是学生档案数据互联与开放的可行性选择，也是档案管理部门实现数据统一采集保管的技术支持。在学生数据体系中，档案管理部门可以担当前端的数据采集，可以担当中端的数据整理，也可以担当后端的数据存储与治理，这个任务是非常重要和艰巨的。此外，学生档案数据具有一定的隐私性，这个数据的开放与利用需要档案管理部门进一步规范和管控。
3.数据管理需要关注数据处理前沿技术。数据交互是数据时代最有价值的合作模式，学生档案数据的流动、存储、认证本质就是学生档案数据的交互。从技术发展看，区块链技术分布式信任机制、不可篡改等特性在多方协作、多主体等领域具有天然的优势，通过一系列技术的组合和模式创新，可以为业务流程优化、数据交换共享提供良好的解决方案[6]。2016年《中国区块链技术和应用发展白皮书》指出，区块链系统的透明化、数据不可篡改等特征，完全适用于学生征信管理、升学就业、学术、资质证明、产学合作等方面，对教育就业的健康发展具有重要的价值。
目前，区块链技术在金融征信等领域已有成熟的标准和应用，未来在学生档案管理领域的应用前景应该可以期待。2017年12月，时任国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上强调：“档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。”[7]学生档案数据化管理顺应国家档案事业发展蓝图，是大数据时代学生档案管理转型的必然选择。
作者：卞东 单位：安徽财经大学档案馆