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摘要：作为学生在入学后所形成的档案资料，学籍档案中包含了学生的入学成绩、奖惩情况以及毕业情况等信息，具有证明个人与社会之间联系以及历史价值的重要作用。本文就现阶段电大学籍档案管理过程中存在的主要问题进行了深入分析，并提出了几点有效强化电大学籍档案管理的对策，希望能够为同行业工作者提供一些帮助。
关键词：基层电大；学籍管理；问题与对策
作为一项基于社会政策而提出的教育类型，成人教育的重要性毋庸置疑，其推行目的是为了给已经失去了受教育机会的人一个平等的二次学习机会，突显教育机会的均等性电大学籍档案包含了反映学生学习成绩、奖惩情况以及毕业资格等信息，无论是对于学校的综合管理过程还是其个人均有着极为突出的重要价值。学籍档案管理是重要的学校对学生进行日常管理的步骤，与学校的教学质量存在着紧密联系：
一、当下基层电大学籍档案管理过程中所存在的主要问题
1档案意识薄弱且责任意识严重缺失。档案本身具有原始属性，学籍档案作为历史信息的重要记录，为进一步提升针对这一类型档案的管理质量，需要保证档案的完整性与真实性：对学籍档案管理工作不够重视以及实际落实管理措施时不到位，是当下成人院校中频频出现的情况，也是主要的缺陷表现｜1］。由于市场利益的存在，使得学校管理层想尽一切办法招揽生源，将每一阶段的招生工作作为唯一的工作重点，确定了围绕招生的工作核心。但在该种模式下，学生的学习与发展工作却被极大的忽视，这也是一直以来存在的成人教育误区：每年两次的毕业证办理工作量极大，工作内容繁重，再加上电大的学籍管理模式为设定其有效期为8年，在如此长的跨度下使得管理人员本身具有极大的流动性，这也是当下学籍档案管理工作极容易出现脱节现象的主要原因。从实际的工作情况来看，基层电大由于人员编制不足，教师往往身兼多职，工作内容包括导学教学工作和行政管理工作，涉及到了学籍管理各个方面的工作，基层电大教师既要负责学生档案的收集又要负责档案的保管：以材料收集过程为例，经常出现信息残缺现象，需要反复对学生进行督促，这也是现阶段工作效率低下的主要原因。电大的学生通常为社会人员因此具有较强的流动性，为保证管理效果，管理人员，应具有强烈的责任心，无论是对于学生的学籍异动信息进行深入调查还是数据的跟踪管理，均应付出足够的工作热情。
2档案整理过程中管理不规范。所谓学籍档案整理就是需要将收上来的一系列原始资料进行排列与分类，具有极高的工作地位。档案资料在整理过程中，也需要保证分类的准确性与编排的有序性教学评估工作是近些年来国家与学校关注的重点工作环节，作为其中的重要工作部分，档案管理工作的重要性毋庸置疑，应选择合适的评估方式保证档案管理的规范性。由于所设定的学籍有效期为八年，包含了新生录取、毕业证发放等环节使得其需要经历三至五年时间，若在过程中有补考或休学的数据需要则对应出现的时间跨度将更大。与学籍异动相关的各类信息，为避免出现后续纠纷，所有的异动情况均应保存至少三年｜31。
3不重视档案保存与利用且业务培训长期处于缺失状态。对于基层电大学籍档案管理过程来说，由于其并不具备足够的保存条件，再加上所应用的保存方法过于落后，使得手工档案在保存方面年代过于久远使得这类环节存在着丢失与信息缺漏现象，并没有按照相关规定选择应用现代化信息技术将其记录在云端数据库中［4］。一直以来，学校均处于完整业务标准与电子版表格的严谨使用制度缺失状态，再加上多数电大不为学籍档案管理工作单独配备管理人员，在T．作需求持续增长的情况下将使得工作需求难以被满足。这一类工作的管理人员普遍具有流动性大以及专业素质不足的特征，甚至出现了档案管理人员身兼多职的情况，这也是现阶段学籍档案管理工作质量差、效率低等缺陷出现的主要原因。多数基层电大的教务部门也并不重视档案管理人员在这一方面的培训环节，完整业务流程培训的长期缺失，使得即使已经对学籍办证文件等进行了强调与措施落实，但也仅仅只是笼统到面而无法表现相关措施落实到点的预期目标。
二、强化电大学籍档案管理的对策
1加强组织领导并提高档案意识。枯燥与工作内容过于繁琐是学籍档案管理工作的主要特征，因此想要保证该类型管理工作的落实效果，必须首先明确在进行学籍档案管理时的主体是学生，之所以对该类型工作予以强化，主要目的是为学生提供更为完善的服务。学籍档案管理是教学管理效果进一步提升的重要前提，因此在进行学籍管理时也需要突显出档案的重要作用与优势［6］。以教学资源为例，其主要是以学籍提供的科目课程的具体注册人数为基础才能实现教学资源的有效分配，需要避免出现重资源与轻整理的现象出现，以免影响学籍档案长久管理效果。做好档案管理工作是一个学校是否具有长远发展动力的重要因素，对于高等学校来说更应将学籍档案管理工作归人到整体规划过程中，以实现档案管理工作的全面管理与有效领导。从这一点就能够看出，管理人员是否明确了学籍档案管理工作的重要性与顺利展开后续管理工作有着紧密联系，是重要的n作前提。因此，应将该类型工作作为学校教育整体发展的重要基础，并应对管理体制进行进一步的完善，以统一领导与分级管理作为主要的工作原则，做到每一个学期、学年都能够按照相关要求及时完成归档工作。
2改章立制并明确职责，实现学籍档案的规范化管理。制定完善的规章制度是突显学籍规定与明确各岗位人员职责的重要基础，一切的管理行为均要有章可循、有法可依。将管理标准进行统一能够在多个工作内容中突显出其应用优势，例如表格模板、文档尺寸等，省去了繁琐的后期统一环节。规章制度需要转化成电子文档发放下去，为基层人员查询具体的学籍档案管理要求提供方便条件，让管理工作逐渐走向规范化与制度化的发展方向。以计算机作为辅助管理的主要工具，能够保证提供大量信息的及时性与准确性，为管理水平的进一步提升提供完备条件。当前已经基本实现了利用DOS系统整合毕业生数据的目标，并通过构建查询页面，让用人单位有需要查询人才基本信息时，能够保证查询信息的及时性。同时需要制定规范化的档案管理规定，并需要明确岗位职责，充分发挥专业班主任在教务处对学籍档案进行收集、保管以及查询过程中的纽带作用，以从根本上提升档案变更与查询等环节的效率。
3建立一支稳定的学籍管理队伍并实现档案管理的有偿利用。提高学籍管理队伍整体素质极为重要，首先需要对人员配置情况进行优化。学籍档案管理人员在上岗前必须进行完整培训，并应对工作流程进行完善，确保管理工作的跟进及时性；其次是需要提高对业务指导环节的重视，通过完善的岗位专题培训，让其逐渐在这一过程中掌握足够的专业技巧，无论是在理论上还是在实践环节均能够成为管理工作的行家，真正从根本上提升其综合素质与专业水平。另外需要构建针对学籍档案管理工作的奖惩制度，每一年均需要评选优秀的工作员工，树立良好的工作典型，以激活管理人员的责任意识与为学生提供良好服务的精神。电大的办学特色就是生源复杂与学生类型的多样性，在这种情况下，由于每一阶段均有学生到教务处对成绩单进行查找与学历证明的开具需求，为实现更好的高校全面管理，应对这一类型的行为收取一定的手续费用，奠定有偿利用的基础。该制度同样是提高针对学籍档案管理工作资金投入的重要基础，为进一步提升服务的高效性提供了完备条件。
三、结束语
综上所述，由于学籍档案管理工作的特殊性，使得其在不断探索的过程中获得更好的发展与完善机会，以奠定档案管理人员的重要T．作基础。作为管理人员应明确为学生提供更为良好服务的基本发展方向，充分利用现代化信息技术优势以实现各类业务办理效率的提升，以促进学籍档案管理T．作的现代化与信息化发展。
作者:林佳 单位:福建广播电视大学福安学院
