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摘要：学籍档案作为高校档案利用率最高的档案门类之一，其服务利用深刻影响着档案价值的发挥，是衡量档案馆对外服务利用工作优劣的重要因素。笔者结合工作实际，分析近五年来学籍档案服务利用概况，指出当前学籍档案服务利用面临的一系列问题，并提出有针对性的策略。
关键词：高校；学籍档案；服务利用
学籍档案顾名思义指学生在学校就读期间产生的历史记录,包含录取花名册、学籍卡、成绩单、毕业生名册、毕业生登记表等材料。随着高校扩招，每年毕业人数也呈上升趋势，档案馆接收的毕业生学籍档案数量庞大。学籍档案关系民生，如何开展新时代下档案服务利用工作，服务好用户，发挥学籍档案的价值，这是档案管理人员特别是高校档案管理人员应当深入思考的问题。为此，笔者以福建师范大学档案馆为例，通过分析近五年来学籍档案利用情况，把握学籍档案利用的特点，了解目前档案利用过程中面临的困难，提出新阶段学籍档案优化的策略，从而提升对外服务利用工作。
一、学籍档案服务利用概况
根据《高等学校档案管理办法》规定，“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”，福建师范大学档案馆承担了全校学籍档案的对外利用和认证服务。笔者对近五年来到馆学籍档案利用的数据进行统计（不包括电话、邮件、函件等利用服务，以单份材料数量计算），见表1。
（一）基本情况
通过表1可以看出，每年毕业生到馆利用人数呈上升趋势，这也间接说明学生毕业后，档案还是跟日常生活息息相关。目前毕业生学籍档案利用需求主要以出国留学、升学、人事档案补档、学历认证为主，涉及到的材料主要是成绩单、学历学位证明、录取花名册。这主要是因为随着社会经济的发展，全球化趋势愈加明显，人才竞争更加激烈，出国留学、升学也成为提升自我竞争力的重要方式。另外，随着我国全面从严治党、依法治国力度的加大，干部人事任免、管理、考核更加严格，2017年中央组织部下发《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字[2017]25号），2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》都强调了学历学位材料的审核，另一方面也证实档案在学生升学就业、人才任免选拔中的重要作用。
（二）利用特点
一是利用率高。据统计，学籍档案是高校档案利用率最高的档案类型。尤其是在毕业季、求职季、升学季等时间节点，利用的人数相对比较集中，利用量大。通常情况下，学生为预防不时之需，都会要求提供多份学籍档案材料。二是覆盖面广。一方面指学籍档案提供服务利用的对象广，涉及各个行业领域，各个年龄段，各个省份地域；另一方面是指提供学籍档案材料的范围广，对外提供的学籍档案材料时间跨度久，材料类型丰富，保存载体多样，最早的可以追溯至上世纪70年代，最新的有刚毕业学生的材料，类型有学籍卡、成绩单、休学、退学等学籍异动材料，有纸质材料、电子照片、活动影像等，需求多样。三是实际生活中对于档案利用需求多种多样，除了出国升学、职称评聘、考核晋升等常规性利用之外，外省落户、考试考证、办理退休、班级周年庆、学校活动等都会涉及学籍档案的利用。除了一般性的制发档案证明之外，对于出国留学的学生来说，往往还需要对英文件进行审核认证。
二、学籍档案服务利用过程中面临的问题
（一）基础设施不完备，软硬件配置落后
学籍档案作为记录学生在校期间的各类原始材料，成为今后学生升学就业、考核晋升等的重要依据，特别是学籍档案作为人事档案不可或缺的一部分。国家干部人事档案管理条例对于“三龄二历”的审核更加严明，完善个人档案材料的初衷间接促进了学籍档案的利用需求。面对大量的档案利用需求，理应有相配套的先进的设施设备，但是大部分高校档案馆都是学校边缘化的部门，资金投入不足，基础设施设备落后。在软件上，无法实时配置最新、功能完备的系统，影响了档案查阅的速度，给今后的服务利用带来不便。在硬件上，档案馆设备老化且超负荷运转，像电脑、打印机等经常出现故障，降低了利用效率，影响了学生服务体验。社会上比如成绩单自动打印、英文翻译等软件系统都已成熟，但是很多高校都因种种原因没有配置。
（二）档案管理模式传统，档案收集滞后
学籍档案内容丰富，类型多样，涉及面广。在归档方面,院系形成的纸质档案,按学生培养层次不同,由教学秘书把学生纸质学籍材料归到各管理部门(研究生归研究生部,成教生归成教院,本专科生归教务处),最后由各管理部门移交给档案馆归档保存并提供利用。而对于各部门形成的电子档案归档基本流于形式[1]。在此过程中，档案馆处在末端环节，且学籍档案归档流程没有形成闭环，即整个业务流程是单向的,档案馆也没有参与前端管理、无法清楚了解学生学籍材料变更情况，只能完全依赖于学院、职能部门的主动移交。因此，很多情况下造成学籍档案收集滞后。只有学生来利用自身学籍材料时，发现信息有出入，档案馆才被动地去催缴最新最全最完整的学籍档案材料。在管理模式上，学校各部门各自为政，没有实现信息对接，对档案工作也没有加以重视，独立的信息系统让信息共享落空。
（三）信息化程度不高，信息资源集成低
档案信息化程度不高，主要表现在未建立档案信息管理系统或档案信息管理系统水平有限，无法有效整合学校各部门档案信息资源。其次表现在档案利用停留在传统手工查找纸质档案复印件上，没有形成数字化档案资源。以福建师范大学档案馆为例，虽然配置了自己的档案管理系统，但是功能有限，电子学籍档案自动集成目前无法实现，且无法兼容或导入研究生院、教务处、继续教育学院、学工处等学校相关职能部门的学籍管理系统，无法集成全新学籍信息资源，造成资源浪费。在档案数字化上，档案馆依据学生利用频率高且档案载体自身保存情况，对录取花名册进行了数字化扫描、处理、转换等，实现了计算机在线利用，较之传统手工查找极大地提高了利用效率。但这只是全馆学籍档案资源的一小部分，全馆学籍档案数字化如果单纯依靠档案馆自身人员、设备、技术根本无法实现，在利用上也就无法改变传统手工查找的方式。
三、提升学籍档案服务利用的策略
（一）加大档案馆建设的投入，夯实档案利用的物质保障
“工欲善其事，必先利其器”。为保障档案服务利用达到高效便捷的效果，必须要有配套的软硬件设施，要有相应的物质保障。为此，档案管理部门应积极主动地与学校层面沟通，让高校领导认识到档案工作在学校全局工作中的重要性，了解档案管理部门目前的现状和困难，掌握学生对档案利用的需求，宣传档案工作取得的效果，从而争取更多的政策支持和资金投入，争取早日把档案信息化工作纳入到学校信息化建设大局中。只有在学校层面重视了学校档案工作，才能有序地推动档案馆资源建设、档案馆信息化工作，才能最终实现档案管理部门与学校整体工作的良性互动。
（二）完善档案管理制度体系，确保档案资源的齐全完整
完善的资源体系是开展档案服务利用的基础。学籍档案因涉及面广，导致学籍档案信息分散，主要表现在同一学生的学籍档案形成于不同年度，分属不同的类别，存放于不同地点，从形成、管理类别和档案保管方式上来看，不同类别和年度的档案分散保存放在不同的库房和柜架[2]，这对档案利用造成了很大的困扰。学籍档案管理是一个动态的、系统的过程，在管理的过程中要制定科学合理的、切实可行的制度体系，推动学籍档案管理走上科学化、有序化、规范化的道路，使学籍档案在材料形成、文件归档、档案利用的各个阶段有章可循，有据可依。加强前端控制，深入了解各部处学籍档案形成材料以及掌握学生学籍异动情况，跟踪异动学生学籍材料，并指导其规范化整理。用制度的形式约束学籍档案形成的各职能部门，把学籍档案归档工作落到实处，以文字的形式下发《学籍档案整理细则》，指导各学院具体的档案业务工作，双管齐下，从而确保档案资源的齐全完整。
（三）整合学籍档案信息资源，创建高效的信息管理系统
“让数据代替人跑路”是档案工作新时代下的目标。一方面，把“存量数字化，增量电子化”作为学籍档案信息资源建设的指导原则，将历史上形成的纸质载体学籍档案进行数字化扫描，并建立包含学号、姓名、专业、学制、培养层次、入学时间、毕业时间等情况的关系型数据库，方便以后的检索利用。对现阶段形成于各部门管理系统的电子学籍档案数据，应在各系统之间建立标准的数据接口，实现系统数据对接，信息直接写入系统，实现信息共享，避免人工二次输入。另一方面，借助网络、计算机技术创建高效的信息管理系统，把原来的学籍档案分散式手工管理模式转向网络化的集中式系统管理，实现目录与电子数据的挂接，纸质档案只作归档保存，创建多个专题数据库，实现网上在线检索，全面提升档案的利用水平。
（四）建立多方位的利用平台，提升档案利用的服务水平
搭建多方位的利用平台，辐射更广泛的用户人群，提升档案利用服务水平。首先，做好传统对外档案利用窗口，提供档案查阅，制发学籍档案证明的服务，做好档案利用人员的培训工作，提供优质高效的对外服务。其次，依托新媒体技术，通过官方网页、微信客户端等构建网上预约平台，打破时间空间的制约，创建远程服务窗口，方便用户人群。通过网上预约，档案管理人员可提前集中办理有关事项，并让用户在预定时间前来取件，节约用户时间成本。另外，也可配置24小时自助打印系统，用户凭借身份证就可实现自助服务，打破传统窗口工作时限的约束，省时省力。随着社会的不断发展，硬件设备、软件系统、用户习惯等也随之变化，用户需求趋向于个性化、便捷化、多样化。在此基础上，多措并举，建立多方位的利用平台，满足不同用户人群的需求，从而有针对性地提升档案利用的服务水平。
参考文献：
[1]付双双.高校学籍档案的数字化科学管理探讨[J].档案与建设,2008（5）:27-28.
[2]杨杰.数字时代的高校学籍档案信息服务价值研究[J].黑龙江档案,2017（6）:53.
作者:谢文倩 单位:福建师范大学档案馆
