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摘要：现代远程教育的学籍管理内容及特点与全日制本科学籍管理大体相同，但也有其独特的复杂性。近年来，现代远程教育的飞速发展也要求学籍管理必须与时俱进。中国地质大学（北京）继续教育学院充分利用现代管理手段，推进学籍管理工作规范化、信息化和人性化。文章归纳了现代远程教育学籍管理的特点，总结了学籍管理过程中几个常见的问题，并提出了解决方法，从而有针对性地加强了现代远程教育学籍管理能力，提高了工作效率。
关键词：现代远程教育；学籍管理；常见问题；解决方法
学籍管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，是从学生取得学籍到毕业整个培养过程的管理[1]。随着现代远程教育的不断发展,对学籍管理工作的严肃性、准确性和适应性提出了更新、更高的要求，因此，学籍管理人员要不断地研究学籍管理过程中的新问题，充实新的工作内容，探索新的解决方法，以适应新的形势需要。为此，搞好学籍管理工作，对于维护良好的教学秩序，提高教学质量具有重要意义。
一现代远程教育学籍管理的特点
1发展迅速，规模大，分布广，管理难度大
我国自1998年9月开始现代远程教育的试点工作。教育部首先批准了清华大学、北京大学、浙江大学和湖南大学四所高校作为现代远程教育的首批试点院校，截至目前，从事远程教育的高校已达68所，在读学生由开始试点时的3000多人扩展到今天的200万余人，并每年以48%的速度递增，网络教育的覆盖范围已达全国31个省、自治区、直辖市，并逐步扩大到县市[2]，和全日制学生相比，分布范围广，管理难度大。
2起步晚，政策性强
现代远程教育始于1998年，至今发展历程不到20年，而现代高等教育已有百余年历史，与成人教育、自考、电大等类型的再教育形式相比也属于后来者，因此，从发展之初开始就有很多成熟的政策可以借鉴，日常管理主要参照成人教育相关政策进行，尤其是学籍电子注册、信息修改、休学、退学、复学、转学、毕业等操作必须依照教育部、教委和学校相关政策执行。
3学籍管理过程复杂，管理人员素质有待提高
现代远程教育学校提供网上学习资源，学生主要依靠互联网进行学习，与老师基本不见面或很少见面。主办院校要通过各地学习中心来管理学生，学籍管理是分层次、分级别进行的，涉及上下关系，管理的难度较大，与全日制高校相比更具有复杂性。学籍管理人员的素质及工作态度存在差异，队伍不稳定，经常变更人员，造成工作交接上的断层，且绝大多数管理人员并非教育学等相关专业出身，大多是在从事工作以后通过自学或是通过实际工作不断探索积累的一些经验，缺少科学、系统、专业的专门培训，导致部分学籍管理人员的教育思想观念还不能适应现代远程教育快速发展的要求，业务水平和素质有待进一步提高[3][4][5]。
二现代远程教育学籍管理常见的几个问题
1学籍电子注册准确度不高
现代远程教育是远距离教学，且实行学分制管理，学生在籍时间从2.5～8年不等（我校规定高中起点专科及专科起点本科学习年限为2.5～5年，高中起点本科学习年限为5～8年），各地学习中心老师也很少见到学生，因此，部分学生在这么长的时间内就失去了联系，学校无法准确掌握这部分学生的学籍状态，日积月累造成冗余学籍过多，加大了学籍管理难度。
2学籍信息的错误率高，修改难度大
2013年秋季之前入学的学生，信息采集主要依靠招生工作人员手工录入数据，且学生不重视，核对不认真，造成了大量的录入错误，专业等信息录入错误入学后可通过转专业操作进行修改，但是姓名、性别、出生日期、身份证号、民族等关键信息一经上报，若不能提供相应的证明材料，学籍信息将不能再做变更。2014年春季学籍信息通过身份证采集器读取后，学籍信息的错误率大大降低，但是上级主管部门对修改数据所需提交的证明材料也越来越严格，修改难度变得越来越大，以修改姓名为例，具体政策变化情况如表1所示。
3电子照片采集难度大
电子照片一直是一个容易被忽视的重要环节，很多学生对电子照片的重要性认识不够，认为交完纸质照片，只要能够毕业就可以了，交不交电子照片无所谓；学习中心组织学生采集电子照片难度大，工作量大，负责老师也不积极；另外，如果学生中途退学，已采集的电子照片也无法退费。诸多方面的原因，造成照片采集工作困难重重。同时，已采集的照片也常常因命名错误、格式错误、照片命名与信息采集表数据不一致等诸多问题导致上传学信网失败。随着国家打击虚假学历工作的不断深入，越来越多的学生需要向用人单位提供学信档案以证实学历的真实性。但是从2012年开始，学信网无电子照片的毕业数据学生本人无法查询，因此要求补交电子照片的学生也越来越多，造成学籍管理工作量进一步增多。
三解决方法
1利用多种渠道与学生保持联系，提高学籍电子注册准确度
学习中心充分利用每年的课程考试、统考和三级英语考试等学生较为集中的机会，或采用电话、QQ、微信等多种渠道力争与学生取得联系，同时也要求学生在联系方式变更后及时通知学习中心。确定退学的，及时办理退学手续；长期联系不上的，按照学籍管理规定，做好学籍注销工作，以便清除冗余学籍，提高学籍数据的准确性。
2采用多种方法核对学籍关键信息
针对学籍信息错误率高的问题，主要采取以下四种方式进行改进：①加强管理，要求各学习中心加强对新生报名期间信息录入的复核工作。②在新生报到期间要求学生核对自己的个人信息，为确保这项工作落到实处，要求学生核对完成后在《新生信息核对表》上签字确认。③通过对新生进行电话回访与学生本人核对学籍关键信息。④要求学生登录学信网，实名注册学信档案，核对本人学籍关键信息。通过以上方式，从2013年秋季开始至2017春季，我校对核查出的错误及时进行了修改。有问题早发现、早解决，以免因政策变化造成本可解决的问题变得无法解决；确实属于不能修改的信息及时要求学生退学或重新报考。这些措施的实施，使得因信息错误导致学生无法按时毕业的情况逐年减少，在保障学生顺利毕业方面取得了良好的效果。
3延长毕业照片的采集时间
为了从根本上解决毕业学生电子照片采集困难的问题，我校从2013年秋季开始在新生入学时采集学生的电子照片，将之前毕业前半年采集照片变为在籍期间采集毕业照片，这样就将毕业照片采集的时间至少提前了两年。同时，学籍管理人员摸索了很多方法，其中较为有效的方法主要有以下几点：①电子照片以新生采集为主，有漏采、未采的照片任何时间提交都予以接收，预毕业学生提前半年再次提醒补齐照片，对因未按时提交照片可能造成的后果做好警示工作。②每年对春秋两个批次新生和两个批次毕业生做4次集中采集，减轻学习中心每次采集的工作量。③针对错误率较高的问题对具体工作人员进行培训，尽量减少错误的产生。总之，学籍管理是一项具体细致而又繁琐复杂的业务管理工作，从事这项工作所付出的不仅是艰辛的劳动，还包括极大的耐心和责任心。现行的学籍管理模式有许多需要完善、充实、改进的地方，我们应在实际工作中不断地探索远程教学的规律，因校制宜、因时制宜、因人制宜，结合学校的实际，在改革中不断总结经验教训，不断前进，使学籍管理更适应现代远程教育的管理模式，从而逐步形成切实可行的学分制下的现代远程教育的学籍管理模式[6]。
参考文献
[1]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报,2010,(3):90-92.
[2]百度文库.国内外网络教育现状分析[DB].
[3]李巧燕.浅析现代远程教育学籍管理[J].科教文汇,2009,(2):22.
[4]李维霞,徐小军,张虹.成人高等教育学籍规范化管理探讨[J].南京理工大学学报（社会科学版）,2016,(8):77-80.
[5]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报,2010,(4):60-61.
[6]李巧燕.浅析现代远程教育学籍管理[J].科教文汇,2009,(2):22.
作者:孔晓娇 李桂范 高思炜 单位:中国地质大学(北京)继续教育学院
