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摘要：档案信息资源共享能够有效提升档案公共服务能力，是新形势下高校档案信息化建设的重要内容。本文对比分析了目前我国几种典型的档案信息资源共享模式，并在此基础上就高校档案信息资源共享的实现路径、模式构建进行了研究探讨，提出了基于区域档案共享利用平台的高校档案信息资源共享模式与共享运行保障机制。
关键词：高校档案;信息资源;共享模式
档案信息资源共享，能够打破高校档案信息服务地域和部门的限制，拓宽信息服务渠道，对推动高校档案信息化建设具有重要意义。
一、档案信息资源共享模式分析
（一）三种典型档案信息资源共享模式概述
1.资源集中——纵向型
这种共享模式以国家开放档案信息资源共享利用系统为代表。该平台是由国家档案局主持开发建设的全国性开放档案信息资源管理与共享利用综合平台，平台整合了包括中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆3家中央级档案馆在内的全国40余家副省级以上综合档案馆的开放档案信息资源目录及原文数据100余万条，能够为全国各级档案馆及社会公众提供开放档案资源共享及“一站式”互联网远程查询利用服务[1]。
2.资源分布——纵向型
这种共享模式以浙江档案服务网为代表。该平台是依托浙江省政务云平台，整合省、市、县三级100家国家综合档案馆打造的省域范围档案信息资源共享服务平台和网上服务窗口。共享参与各单位无需上传档案数据，利用者可以通过平台提供的统一入口在网上向全省任何一家综合档案馆提交查档申请，相关档案馆根据查档请求在线下进行查档并以到馆自取、快递送达、电子邮件三种方式为用户提供所需档案信息[2]。
3.资源集中—横向型
这种共享模式以上海民生档案工作远程服务系统为代表。该平台是上海市基于民生档案远程服务平台和社区统一服务平台打造的馆际、馆室、馆社“三联动”档案远程利用服务体系，通过系统市民可以在居住地附近的档案馆或社区事务受理服务中心查询婚姻登记、计划生育等8类民生档案，获取档案证明及一站式办理相关事务，实现了档案馆际及档案馆与民政、公安、房产等涉民部门之间的档案信息协同共享[3]。
（二）三种档案信息资源共享模式的对比分析
通过对上述三种档案信息资源共享模式对比分析可以发现，我国目前的档案信息资源共享主要以档案系统内部垂直共享和区域内跨部门协作为主，三种不同模式都能部分地解决档案信息数据的共享问题，同时也都存在一定局限性。
二、高校档案信息资源共享模式构建
高校档案信息资源共享模式构建主要需要解决两个方面的问题：一是共享平台的构建；二是共享方式的选择。
（一）共享平台的构建
随着国家政务信息整合共享工作的全面推进，全国各地档案局（馆）都在开展档案信息系统整合与资源共享建设。高校档案部门可以通过接入所在区域的档案共享利用平台，实现纵向与档案系统内部，横向与各级政务部门的互联互通、业务协同和信息共享。依托现有的平台和技术，高校档案信息资源共享建设可以少走弯路，以“后发优势”实现跨越式的发展。
（二）共享方式的选择
考虑到高校档案业务实际，笔者认为对共享信息实行分类管理，采取集中与分布结合，全文与目录结合的共享方式，既能满足高校档案信息资源共享的需求，也较为适合当前高校档案信息化建设发展的实际情况。首先是将档案信息分为开放档案、非开放档案、涉密档案三类，对不同类别的档案信息采取不同的共享方式。对于开放档案数据，可统一上传至共享平台公共数据库，由平台统一存储管理，各参与共享部门无条件共享，并提供线上档案目录和全文的公开检索及查阅利用。对于非开放档案，由于安全保密性要求较高，宜采取全文数据库分布存储于高校自身档案信息系统，由高校自主管理维护，高校向平台上传目录数据，平台建立统一的目录检索体系，线上只提供目录级查询、检索。用户可以在线上提交查阅申请，由高校档案部门根据查阅权限审批并以事先约定的方式反馈结果。在这种方式下，平台仅起服务窗口的作用。对于涉密档案，要加强安全管理，严格执行国家保密工作有关规定，其数字化成果只能存储于涉密计算机或系统内，不得在非涉密的网络系统共享利用。
三、高校档案信息资源共享的保障机制
（一）组织保障
高校接入区域档案共享利用平台涉及系统准入、共享信息使用权限、参与各方利益等方方面面，仅靠高校自身力量比较困难，需要有相关的组织机构统筹规划、协调管理，为之提供组织保障。档案行政管理部门和教育主管部门与高校在行政、业务上存在隶属指导关系，本身又处于国家政务系统内部，具备对高校档案信息资源进行统一管理，组织协调高校档案部门与区域档案共享利用平台及各政务部门业务对接的条件和能力。由这两个部门牵头组织实施，区域内高校共同参与，组成共享领导组[4]，负责共享的顶层设计和总体规划，制定统一的标准规范和相关的管理制度，组织共享平台的对接与公共数据库的建设、管理和维护，协调参与共享各部门的权责分配、资源建设和信息服务，指导开展系统应用培训并提供相关技术支持，考核评估平台运行效果等，以保障高校档案信息资源共享的稳步有序推进。
（二）标准规范体系保障
高校档案信息系统都是各高校档案部门根据自身的业务需求建设的，与其他档案及外部政务系统相互独立、分散、异构，数据内容和格式千差万别，形成了一个个“信息孤岛”，这是影响档案信息资源共享的主要障碍。高校在档案数字化过程中应严格执行国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》（DA/T18894-2002）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等标准规范，提升数字档案标准化水平，为档案数据的整合共享做好基础工作。国家和政府有关部门也应进一步加强档案信息资源目录分类、平台对接、信息管理与服务、安全保障等方面的标准规范建设，统一和规范电子文件元数据标准、数据格式标准、数据交换协议，建立完善的档案信息资源共享标准规范体系，提高异构系统的互操作性，增强系统建设的开放性与可扩展性，发挥标准规范在信息化建设中的技术支撑作用。
（三）资源保障
档案信息资源的开发、优化及整合是共享利用的基础和核心。共享不但要重视系统平台、设施设备的建设，更要重视信息资源建设。目前高校档案在资源建设方面还存在整体数字化率不高，地区发展不均衡等问题。高校应加快数字档案资源的建设步伐，结合社会经济发展需要，围绕民生热点领域，发挥高校自身优势，不断完善档案资源体系，优化馆藏结构，加强特色、民生档案收集，加大档案数字化力度，提高数字资源总量和质量，促进跨部门、跨行业的信息资源深度整合和协同开发，充分发挥高校档案信息资源对地方经济、文化建设的服务功能，更好地为共享提供资源支撑。
（四）安全保障
档案信息资源共享系统平台在网络环境下运行，信息安全是首要问题，高校在参与共享开发建设和运行的过程中，要从两个方面加强信息安全保密工作。一是构建信息安全管理保障体系，成立信息安全管理组织机构，制定信息安全管理规章制度，开展安全保密教育培训，强化安全管理岗位责任和监督考核；二是构建信息安全技术保障体系，建立身份认证和访问存取控制机制，审计日志跟踪溯源机制，安全应急处置和灾难恢复机制。通过有效的管理措施和技术手段保障档案信息数据的保密性、完整性、可用性，为档案信息资源的合理安全利用创造良好环境。信息资源共享是一个复杂的系统工程，高校档案部门的资源建设、共享需求、业务协同等实际情况各有不同，并没有统一固定的模式。基于区域档案共享利用平台构建的高校档案信息资源共享模式只是依据当前高校档案信息化发展状况提出的一种较为现实可行的方案，仍然有待于在实践中进一步完善、优化和改进。
参考文献
1.姚乐野.丁琳玲.“中国开放档案共享平台”历史档案共享调查研究[J].兰台世界，2017.4
2.李兴祥.胡文苑.莫剑彪.占晖.融合创新转型发展努力推进档案工作现代化[J].浙江档案，2017.10
3.张林华.潘玉琪.我国民生档案远程服务的实践发展研究[J].档案学通讯，2016.6
4.魏丽平.区域性高校档案信息资源共建共享研究[J].四川档案，2017.3
作者:刘坤 单位:山西财经大学档案馆
