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摘要：云计算技术为实现档案信息大范围共建共享提供了技术支撑作用，促进高校档案在校园文化建设中的传承、创新、协调、开放和共享。通过对云计算环境下高校档案资源共享现状进行描述和梳理，分析存在的问题和业务瓶颈，并提出相应策略。
关键词：云技术；高校档案；资源共享；策略
大数据时代，高校产生了海量的档案信息数据，即有反映重大历史事件和重要决策的珍贵文献，也有校园文化和地方风土人情的点滴记录，档案信息资源共享能丰富公众的信息生活品质，促进信息产业的发展，传统的档案管理模式已跟不上新时代档案信息资源共享的需求。云计算技术是一种新兴的共享模式架构技术，具有虚拟化、整合、安全等特性。以计算机信息网络为基础的云平台，通过云虚拟化技术，将大量的物理资源进行统一虚拟化管理，形成一个巨大的虚拟化资源池，能为不同系统提供较完善的服务，且能实现各部门信息数据的全面开放共享。云计算技术已广泛渗入到档案资源体系建设和信息资源开发利用等环节，档案云平台在某种程度上解决了档案数据不断膨胀的问题，开放、多元、包容的特色让档案云平台“海纳百川”，为实现档案信息大范围共建共享提供了技术支撑作用，促进了高校档案在校园文化建设中的传承、创新、协调、绿色和共享发展。
一、云计算环境下高校档案信息资源共享研究现状及存在问题
（一）云计算环境下高校档案信息资源共享研究现状
云计算技术是伴随着计算机和网络技术的飞速发展产生的，在2007年才正式走进公众的视野。2009年开始，国内外很多学者就开始对云计算、电子文件和档案管理进行相关研究，从国内对云计算平台、电子文件和高校档案方面的研究来看，基于大数据时代的高校档案管理研究也已引起重视。截至2019年4月，在对中国知网数据库进行文献统计，以主题、关键词为检索点进行检索，检索结果如图1所示。由检索结果分析得知，目前国内学者对档案信息资源共享及共享平台的研究在应用和理论方面的研究较为丰富。
1.关于云计算平台下高校档案信息资源共享应用方面的研究向禹在“基于用户需求的高校档案在线服务平台的设计与实现”中提到中南大学已开通了网上服务在线平台，通过计算机进行数字化的档案管理，提供档案查阅、出国成绩翻译等，极大的方便了用户的需求[1]。吴玫在“我国高校档案工作面临的机遇和挑战———高校档案工作专题讲座”中提到目前许多高校都在积极推进基于“云架构”的档案信息平台化建设管理工作，其中南京大学已经开发了基于云平台的电子档案归档系统，极大地方便了校内电子文件归档及资源开发利用工作，其单位研发的档案软件系统“南大之星”也已为很多高校借鉴利用[2]。裴伟在“智慧校园环境下的高校数字档案馆建设方案介绍”中提到湖北大学数字档案馆通过大数据技术提升档案工作者挖掘档案价值，实现了新旧系统的无缝衔接过渡，确保了数据平滑迁移、功能平稳扩展。广东工业大学数字档案馆实现全部进馆档案“一门式”收管用，构建出高校档案大数据中心，将档案馆内部各系统集成于统一的档案云平台，实现校务协同模式下档案的统一管理；档案信息资源目录结合智慧大数据分析，实现关联检索及主体展示，构建不同形态的应用视图[3]。
2.关于云计算技术下档案信息资源共享理论方面的研究杨博文在“档案信息化‘十三五’发展研讨会综述”中描述了本次会议主题是就大数据与云计算的应用及档案资源建设、电子文件管理等方面进行了深入的交流与探索[4]。刘生湘在“云计算环境下高校档案信息化探讨”中阐述了云计算即能解决高校档案信息建设中存在的问题，还给高校档案信息化发展带来了新的变革，构建云计算环境下高校档案信息化构架，实现高校档案资源整合共享，是高校档案信息化顺应时展的必然趋势[5]。王涛在“大数据时代背景下的高校档案资源共享研究”中描述了大数据时代为高校档案资源的共享带来了新的机遇，并提出了高校档案资源共享的途径[6]。郭佃晓在“大数据时代档案资源共享控析”中分析了大数据时代档案资源共享的意义，探究了大数据时代档案资源共享的实现路径[7]。学者们的研究皆有着诸多的真知灼见，对云计算平台下高校档案信息资源共享建设有着重要的指导作用。通过文献与调查发现，云计算环境下高校档案信息资源共享水平参差不齐。少数发达高校充分利用云技术，建成数字档案馆，开启了全部档案“收管用”智能管理模式，充分实现了档案信息资源的共建共享；大部分高校基本完成了以校园网内的档案管理软件系统为支撑，以档案目录数据库和全文数据库建设为内容的档案信息化管理体系，实现了局域网内的信息资源共建共享；部分高校还是以传统的手工登记查阅为主，方法原始，造成了档案存在库房未被识，谈不上档案信息资源的开发和共享。
（二）高校档案信息资源共享存在的问题
1.档案标准不统一。在各个独立的环境下，各档案机构“自扫门前雪”，编写平台的信息系统使用了适合自身发展的编程语言，但对公共网络共享信息资源的分类、著录、计算机网络规划等方面，没有统一的规范和技术标准，缺乏档案信息资源共享联机编目，信息资源共享联机端口不兼容等，阻碍了基础性工作的开展和网络的发展，给档案信息资源共建共享造成了系列难度。
2.档案数字化水平低，专业人才缺乏。目前大部分高校的档案以实体档案管理为主，受传统的档案管理理念管理模式的影响，馆藏档案以纸质的档案管理为主，纸质档案数字化进程缓慢，信息化程度较低。而档案管理人员大多是半路出家，年龄偏大，对新生的事物接受力弱，大数据时代，档案人员需要对在海量数字档案资源中沙里淘金，这对档案管理人员提出了较高的专业知识和专业技能要求，现有人员的知识结构和业务技能已不能满足档案信息资源共享的需求。
3.配套设施不完善。档案信息资源共享需要技术、人才和经费的支撑，高校档案资源共享中需要的共享平台、计算机、服务器等配套设施跟不上，安全设施不全面，软硬件设施薄弱、计算机专业人才缺乏，技术支持落后等。
4.检索方式单一。由于数字化水平较低，大部分高校的档案检索方式以手动检索和机读目录检索为主，大数据时代，现有的检索方式不能满足多元化的利用需求，档案资源内容孤岛化与用户需求多样化之间存在冲突。而其中一些民族高校民族文字档案由于自身特点，很多文字档案材料除了汉字以外，还有很多少数民族语言文字或口述档案，对于研究少数民族历史和发展具有重要作用，由于缺乏相应的检索工具，很多珍贵的少数民族档案不能识别[8]。
5.资源系统化整合不强。根据《高等学校档案管理办法》，高校档案目前有党群、行政、教学、科研、基建、学生、会计类等十几门类的档案，涉及文书、科技、专门档案等不同种类和载体档案，实际工作中，由于各类档案整理方法的差异性，档案的标准规范各有千秋，相互间以互不干涉，各自为政的条块分割管理为主，且各部门间相对独立的信息管理系统较多，各数据格式的设计主观随意性、兼容性较差，严重影响了档案信息资源共享平台数据融合和管理，缺乏资源的协调与合作，服务理念也比较滞后，跨部门、跨行业的合作较少，共享的力度、深度不足[6]。原因分析：传统的档案管理以幕后性管理为主，由于档案价值的体现具有滞后性，故在很大程度上，观念守旧，不被重视，政策支持力度不够，资金不足，技术和人才缺乏是主要影响因素。
二、云计算环境下高校档案信息资源共享对策
1.规范档案元数据标准建设和执行情况。元数据是描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据，详细记录了与文件形成过程相关的所有原始信息，真实地体现了档案形成的历史原貌，具有全面描述作用，能回溯电子文件的原貌和变化过程，确保电子文件的完整性、真实性。所以应明确元数据的标准和规范，优先遵循国际或国内通用标准，先行介入源头，采取前端控制，为档案信息资源共享服务。
2.加快馆藏档案数字化，建设信息资源总库。档案资源数字化是档案信息共享的前提条件，首先在遵循国家数字档案相关标准规范的前提下，注重完成馆藏存量档案的数字化扫描加工，信息采集等再生电子档案的归档管理，建立起高校档案数字资源的收集、存储、加工、管理和利用的过程体系规范和高校档案信息化管理模式，将档案信息转化为数据时，要遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）等各类档案数字化标准规范，对现有馆藏档案资源数字化加工处理、同时注重增量电子档案的在线归档管理，并根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况，综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素选择终端操作系统和服务器操作系统，合理构建目录数据库、全文数据库、管理过程数据库、规范标准数据库和系统维护数据库等模块，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务[8]。
3.增加经费投入，完善配套设施。档案基础设施优化整合保证了组织机构管理、用户管理、资源管理、权限管理等各项任务的有序化运行，新时代档案工作要树立创新思维，从发展战略的高度，把档案工作纳入学校发展规划之中，在信息资源共享技术、人才、经费等方面争取得到学校的重视，增加经费投入，完善档案资源共享的基础设施，所需的档案管理系统服务器、资源数据库、交换机、计算机、防火墙等软硬件设备。注重稳定档案人员队伍，鼓励现有人员参加档案业务技能培训，及时引进档案与计算机专业的技术人才，以事业留人。
4.档案著录标引规范化。档案著录是获取档案情报信息的主要途径，著录质量直接影响档案的查全率和查准率。故在在著录条目时，要严格遵循统一的《档案著录规则》，对著录项目、录用文字、格式、标识符号、信息源等条目规范录入，并分析档案主题内容，严格相应的《档案标引规则》完成档案标引，为档案检索做好基础性工作。大数据时代下，充分利用云计算技术，寻求能识别和语言转换功能的技术，在著录时要注意解决少数民族语言文字的识别和统一化等问题，加强少数民族语言文字信息化，通过标准化著录，解决汉语与少数民族语言之间的矛盾。充分挖掘少数民族档案，构建信息资源共享平台，促进资源共享。
5.构建共享平台，优化整合档案数据。高校档案信息资源共享平台开发的设计要依据大数据的特性进行，应基于B/S架构和面向对象的JAVA编程技术以及关系数据库SQLServer，形成统一的共识和规范[9]，实现现有各个独立应用子系统的整合。软硬件建设方面：在完善高校档案管理系统升级，与OA系统对接及单点登陆工作，促进电子文件的及时在线归档、管理及利用工作中，注重平台的可扩展性和兼容性，实现原有的信息资源进行有效的整合，形成档案智能管理平台，促进电子数据的共享互联。多途径深化推进智慧校园各体系之间数字资源的共享协作，全面开展高校档案信息资源网络化服务，搭建“校园一体化”服务平台，实现信息资源的共融共享。数据管理方面：以来源原则为依据，各部门自行完成文件材料的收集和整理、鉴定及预立卷任务，通过融入电子文件的准确性、完整性、安全性和可用性检测，检测合格后即时实行线上提交，在数字档案管理系统中提交给档案管理员处理接收，全过程涵盖了信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计等流程规范化的管理，建立档案数字化综合应用平台，以此满足利用者和档案管理者的需求。通过数字档案各门户网站、分配指定的用户权限，实现多线程调阅检索信息资源，最终完成档案数据的资源共享利用服务。云计算强大的数据信息处理能力能高速处理及优化现有的档案数据结构和内容，实现以数据内容为线索的档案信息统筹整合，避免档案信息资源的重复，实现全校档案信息资源的共建共享。云计算技术触发并推进了档案管理从理论到实践，从理念到手段的全面更新。智能档案云平台的出现推动了档案事业架构重建，转型发展。云计算技术能有效集成包含OA办公系统、教务管理系统、科研管理系统等多个业务系统，构建出高校档案大数据中心，实现校务协同模式下档案的统一管理，并能协同优化整合校内所有档案信息资源，实现高校电子信息资源的全面、自动、在线推送归档，实现全部进馆档案“一站式”收管用，变管理档案为管理数据，避免出现实物档案乱丢乱弃的现象，节省了人力物力财力；也能形成学校特色（如校史年鉴、规章制度、职称、教职工奖惩、人物专辑、精品课程、科研成果、电子文件等）专题智慧库。平台实行“一对多”的运行运转模式，多途径扩展了档案信息服务方式。档案是一座文化的金矿，档案云平台是对外展示馆藏开发利用和档案馆动态的窗口，也是档案史志文化研究者、利用者和爱好者共舞的平台，利用云平台的优势，对高校数字档案信息资源统筹管理，全面推动高校档案信息资源的融合和交流，为用户提供多元化档案文化创意产品服务，最大限度的实现高校数字档案资源的开放共享。
参考文献：
[1]向禹.基于用户需求的高校档案在线服务平台的设计与实现[R].湖南省高校档案学术会议，吉首，2015：12.
[2]吴玫.我国高校档案工作面临的机遇和挑战———高校档案工作专题讲座[R].高校档案工作专题讲座，长沙，2016：3.
[3]裴伟.智慧校园环境下的高校数字档案馆建设方案介绍[R].广州：中南高校档案工作学术会议，2019：5.
[4]杨博文.档案信息化“十三五”发展研讨会综述[J].档案时空，2016（2）：28-29.
[5]刘生湘.云计算环境下高校档案信息化探讨[J].湖北档案，2014（9）：12-14.
[6]王涛.大数据时代背景下的高校档案资源共享研究[J].兰台世界，2016（4）：75-76.
[7]郭佃晓.大数据时代档案资源共享探析[J].办公室业务，2019（5）：182-183.
[8]黄宏斌.刘震.基于语义的信息聚焦服务[M].北京：电子工业出版社，2012：11.
[9]王佩.基于云计算的档案信息资源共享平台研究[J].兰台世界，2015（1）：38-39.
作者:刘英姿 欧阳琳 单位:怀化学院 邵阳学院
