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摘要:实现档案信息资源共享是档案信息化的必由之路。根据郑州市水利建筑勘测设计院的工作特点和需求，对新形势下电子档案信息资源共享利用管理模式进行研究，并提出一些具体的解决措施，以达到为本单位提供高效、优质的档案信息服务，实现档案信息资源的有效共享，发挥档案使用价值的目的。
关键词:电子档案;电子文件;信用共享;管理模式
随着计算机和网络技术的飞速发展、社会信息化进程的不断加快，党政机关、企事业单位等对电子信息的依赖感越来越强，档案管理信息化也越发显得重要。当前，对档案管理的要求远远不止于“管好”档案，而更要“用好”档案。在这样的环境下，深层次开发利用档案信息资源，提供优质高效的档案信息服务，已然成为档案管理者亟待解决的重大课题。由于档案网络化检索利用比纸质档案更方便快捷，并能够大大降低工作强度、提高工作效率，越来越多的用户在利用档案时也更多地把眼光投放在电子档案上。而在过去的档案管理模式中，不同业务部门的档案信息资源都是各自独立的，就好比信息海洋里的一个个孤岛，很难实现部门间的信息集成。设计人员只对自己参与的、或仅限于本部门完成的项目能够做到了解、熟知，而对本单位其它部门设计的项目，很难知晓或不够了解，甚至对自己有借鉴作用和参考价值的设计方案也是如此。在这种情况下，就形成了单位内各部门之间信息资源的相对分散、相对封闭，甚至造成不必要的重复计算、重复设计，大大影响了设计人员的工作效率，也对单位顶层的全局化管理和档案信息的深层次利用形成了一定障碍。笔者根据郑州市水利建筑勘测设计院业务工作的特点和一线设计人员的需求，对工程设计电子档案资源的检索、利用、管理模式进行探讨，以期为提高档案信息资源的利用效率略尽绵薄之力。
一、正确认识电子文件和电子档案
众所周知，纸是我们过去文件的主导介质;而随着计算机技术的进一步发展，电子文件将成为未来社会现行文件的主导形式［1］59。国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894－2002)中将电子文件定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”［2］。电子文件形成于数字设备(如计算机、扫描仪)，并有相关环境(如操作系统、数据库)支持;以数码形式(数字、图形、音频、视频)存储在外存储器上;阅读及处理需要设备;借助于网络传输。而电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。电子档案与电子文件不同的是:(1)电子档案是已归档的电子文件，并且有一定的归档要求;(2)电子档案具有保存价值，主要是指本单位自身的文件，具体包括反映本单位主要职能、主要业务工作、基本历史面貌、主要财务和产权关系等方面的内容;(3)电子档案要求集中统一整理且具备一定的整理方法;(4)电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据等。正确认识并区分电子文件和电子档案，有利于科学地管理电子档案，更好地实现本单位档案信息资源的共享利用。另外，不是所有的电子文件都要共享，而是只有那些已存档整理的、具有保存价值的电子档案才在设计研发的管理平台上共享。如果不进行标准化管理就不可能实现资源共享。而工程设计单位形成的电子档案存在很多种存储格式，主要包括文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件等。要实现共享利用，必须坚持标准化、完整性、真实性、有效性的原则，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的管理平台，有效积累和储备档案信息资源，使本单位多个部门的电子档案实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享。
二、档案管理应用系统的科学技术现状和发展趋势
信息化已经成为当前社会发展的趋势。随着信息化时代的到来，档案管理模式也在不断发生变化。推动档案管理信息化、数字化、系统化是当今档案事业改革发展的战略选择，这不仅符合现代档案工作的发展方向，同时也攸关档案事业的发展前途［3］。一方面，社会信息量的激增和新型载体的应用使传统的档案管理方法已经不能完全满足社会需要;另一方面，人们对科技档案资源的时效性要求逐渐增强，传统的纸质档案远远跟不上信息社会发展的脚步。这就迫使档案部门必须改变传统的管理方法，同时要更新管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备信息资源，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以实现档案信息资源价值最大化［4］。但是，由于受到资金、电子文件以及现行阶段档案信息开放程度的影响，在对档案信息资源进行开发时往往会有一定的困难，主要表现在信息资源开发程度滞后且共享程度较低。从目前运行的网上档案馆来看，大多是将目录信息数据库直接送上网络，信息量十分有限且信息质量不高。加之部分历史原因，档案馆的文本数据资源原本就不足，也就很难在短时间内补充信息资源，完善资源共享。另外，我国在电子文件管理标准的制定上相对滞后，管理系统在设计上五花八门，资源无法实现共享，这些问题严重影响了档案信息化建设。电子文件作为国家信息资源的重要组成部分，如果无法实现共享，从长远来看，受影响的不仅仅是档案管理水平，还影响到档案信息服务水平。而适合工程设计类档案管理系统的软件，缺乏现成的经验可循，档案管理者在选择适合本单位特点的管理软件时感到无所适从。档案信息共享建设是信息社会化的内在要求，是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势［1］148。建立一体化应用集成平台级的档案管理系统是适应网络化应用发展的必然，互联网技术的发展为满足档案管理业务的需求，提供了技术基础。基于C/S和B/S两种体系结构混合应用的档案管理信息系统及其集成化设计理念，克服了档案管理信息系统只能在局域网适用的局限性，保证了档案从归档、整理、编目、审核、入库、管理、存储、处理及利用等全生命周期管理过程的信息集成和业务流程的一体化纵向管理，同时也保证了企业各部门之间档案资源的共享，即实现横向业务的集成。
三、档案信息资源检索利用管理的研究内容
电子档案共享利用管理模式要结合企业自身的工作特点和需求创建，突出个性，要求操作性强，并且能最大限度地满足本单位使用者对电子档案的使用需求，工程设计电子档案共享利用管理需要研究的内容主要包括五个方面。
(一)如何对企业现有的电子档案资源长期保存、规范化管理、深层次利用
档案信息资源建设与档案资源是分不开的，对电子档案资源进行规范化管理是非常有必要的。就本单位而言，电子档案多为工程设计档案，属于科技档案，形成的电子文件格式类型众多(dwg，docx，pdf，jpg，xlsx等)，这就引发了一系列的问题，即如何共享信息资源，如何长期保存电子档案，如何管理电子档案以及如何深层次地利用电子档案资源等，国内对此还没有特定的标准，因此需要对本单位进行综合分析，基于用户需求的基础上研究一种符合单位自身特点的管理模式，以实现对电子档案资源的长期保存、规范化管理、深层次利用。
(二)如何对企业现有电子档案资源信息进行采集、整合，并建立电子档案数据库
采集、整合电子档案信息资源是档案信息化建设的重要内容，也是实现资源共享的关键。由于科技档案项目众多且电子文件数量庞大，这些档案数据资源所形成的海量数据信息若只采用人工采集、入库的话，操作起来不仅耗时、耗力，而且实现起来也十分困难，很难保证电子档案信息的真实性、完整性和有效性。因此需要研究一种软件算法，优化档案信息采集、整合手段，实现计算机对电子文件的自动采集、整合、入库，以降低工作强度，提高效率，减少人工提取出错概率，确保数据转换过程中档案的一致性。
(三)如何维护电子档案信息在检索利用过程中的真实性
电子档案在利用中不仅要保证可检索性，而且更要保证被检索信息的真实性。电子档案的真实性在共享利用中往往会受到多方面的干扰，如人为目的对信息进行修改、蓄意破坏造成数据丢失等［5］。为了确保电子档案的真实性，档案管理部门必须加强档案信息安全意识，采取有效措施:第一，档案管理部门要建立健全电子档案管理制度，保证各个环节都有严格的管理制度和法规，并且要求管理人员要严格遵循且实施;第二，加强技术层面的保障，对电子档案的使用进行全程监控并跟踪记录，防止他人蓄意破坏、修改;第三，健全管理队伍，并对管理人员进行严格管理和教育，要不断提高他们的职业素养，培养他们对电子档案管理工作的高度责任感，从而促进电子档案管理工作的顺利进行［6］。
(四)档案检索利用系统平台的设计、研发
档案检索利用系统平台对于企业档案管理工作是必不可少的，要采用先进的计算机技术，汲取各种信息系统的建设经验，设计、研发一款符合企业自身实际、业务特点和操作习惯的平台。在这个过程中，应采用网络版档案检索和共享利用平台，实现纸质档案的数字化;建立电子档案资源数据库，实现网络化管理与利用;建立科学完整的档案管理系统，规范档案信息化建设，积极做好档案信息资源的开发利用;增强创新意识，要及时对平台进行更新，使档案检索利用系统平台能够更好地为企业服务。
(五)检索利用平台与单位现有的办公系统的连接
将档案信息资源检索利用平台与单位现有的办公系统实现无缝连接，进一步拓宽档案资源的共享空间，从而实现信息资源的在线查询、利用，同时要保证档案管理流程的信息化、自动化和规范化，使得科研人员能够方便、快捷地获取科技档案的数据信息，又在一定程度上可减轻档案管理人员的工作量。
四、实现档案信息资源共享利用管理的主要技术指标
在实现档案信息资源共享的过程中，会涉及多方面的技术和方法，特别是计算机、网络、系统安全等方面的技术，同时还包括信息管理技术。要解决这方面的问题，仅仅靠档案部门的力量是不够的，还需要多方支持与协作，以整体优势互补来实现档案信息资源的共享。主要包括五个方面的内容:第一，实现电子档案目录及全文信息数字化，更好地解决有效保护档案原件与充分利用档案信息之间的矛盾，提高档案服务的效率。第二，使企业不同部门形成的电子档案信息资源得到有效共享，满足各级、各部门业务人员对电子档案利用的需求。第三，使用者可以在平台上通过项目编号、项目名称、项目负责人、文件名称等多种条件进行模糊检索，实现电子档案的在线借阅及各类型工程科技档案的在线全文浏览。确保档案信息的深层次、高效率利用。第四，根据各种人员的职责、需求、级别、层次等进行使用权限认定，以确保系统安全和进行有效的控制、监督。第五，对使用者的在线检索、下载利用全过程进行有效的跟踪、监控、记录，作为管理员查证的依据，提高管理效率和水平，也起到监督保护档案信息的作用。
五、开发档案资源共享利用管理平台需具备的条件
(一)完善的网络环境是档案共享利用管理平台的基础
不管是档案资源加工的数字化、电子文件的管理，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关技术为技术基础，一个稳定、完善的网络环境是档案信息资源利用建设的硬件基础［7］。随着国家骨干网络的建设和成熟，档案网站的发展，网络信息系统以及档案信息管理系统的开发，为档案信息资源的共享利用提供了稳定的硬件支持。我单位具有的完善的计算机网络体系，具有服务器、存储设备等高性能的硬件设备，能够满足在本单位内部检索利用档案信息资源的硬件基础。
(二)真实、完整、有效的电子档案信息资源
是档案共享利用管理平台的核心电子文件和电子档案的管理是档案信息资源共享的核心要素，也是档案共享利用的主要数据来源。目前，本单位拥有多年形成的电子档案信息资源。近十多年来，档案室一直坚持双套归档制，在归档纸质文件的同时，由项目负责人归档相对应的电子文件，力求在内容及相关描述上保持一致，并定期备份在能脱机保存的移动硬盘上，确保了电子文件的安全性。
(三)信息资源管理标准化是档案信息资源
利用管理平台的保证标准化是网络化与资源共享化的基础，是信息化资源共享的生命线。一个统一的档案信息资源利用平台的运行没有统一的标准是根本行不通的。信息资源管理标准化是档案信息资源利用管理平台的保证，它旨在对信息资源的管理加以约束，使其更为标准，在对管理的质量与效率提升的同时，对信息资源的共享起到一定的促进作用，主要包括包括档案信息标准化体系的构建和档案信息标准、规范的一体化。因此，要采用统一的标准对信息资源进行规范的开发、管理和利用，以提高信息资源的的重要性和可维护性。
(四)档案专业人才是实现档案共享利用管理平台的关键
档案信息资源的共享和持续发展离不开各类相关人才的培养和配置，档案管理人员的专业水平直接影响档案管理工作的质量。如今，档案信息化更多的是要求档案管理人员能够熟练掌握现代网络信息技术。因此要实现档案信息资源的共享利用，就要加强对档案信息化专门人才的培养，并对管理人员进行定期的培训。本单位高度重视和支持档案管理工作，制订有完善的档案管理制度，拥有丰富专业知识和工作经验的档案管理人员，还有擅于钻研的专职计算机技术人员。
六、研究过程中可能存在的问题及解决措施
(一)存在的问题
首先，在本单位现有的管理办法下，电子档案在检索查询和共享利用方面，在不同业务部门之间形成了一定程度的“孤岛“，不能实现部门间的信息集成，对上层领导的全局化管理和档案信息的深层次利用形成了障碍。其次，当前社会上的一些文档检索系统，大多只能实现文书档案的在线预览，而对于文件格式众多的科技档案，还不能完全实现全文预览，限制了科技档案的深层次利用，远远不能满足我院科技人员对电子档案的利用需求。再次，在研究的过程中，由于研究人员认识水平不一致，在遇到问题时，特别是需要有关业务人员配合时，可能会出现不可预知的障碍或时间滞后。最后，档案信息资源共享是一项投入高的工程，需要大量的资金;而由于本单位资金十分有限，这对于完成档案信息资源共享利用平台无疑会造成阻碍。
(二)解决措施
针对以上可能出现的问题，我们会积极宣传，提前预知，及早谋划，合理分工，明确责任，遇到问题集体研讨，确保本次研究项目顺利进行。第一，对单位现存的各处室的档案信息资源进行规范化整理检查，对需要归档而还未归档的电子文件要进行再次收集归档，并对真实性、完整性进行检查确认，进一步完善检索系统，增设新的检索功能，使用户能够更加方便地实现资源的检索。第二，档案信息资源共享利用是一项全面的工作，除了要有计算机、网络、系统安全等方面的技术支撑外，还要建立综合的数据库运行系统，并定期对数据库进行更新。同时，要加强与外界信息技术部门的合作，汲取有益经验，为本单位的档案信息资源共享利用平台的建设服务。第三，要加强对相关人员的培训，做好服务指南和服务意见反馈，通过互动交流收集各方意见，同时也要对用户的需求进行调查分析，并在此基础上对本次项目进行研究。第四，对项目资金进行合理分配，可对已有的资源进行利用，特别是借鉴在档案信息资源共享利用方面已取得一定成果的单位，以弥补自身存在的资金缺乏、技术力量不足等方面的问题。同时，要有步骤、分阶段地推进档案信息化建设，保证档案信息资源共享利用系统管理平台的顺利建成。本次研究构建的电子档案信息资源检索和共享利用系统管理平台，解决的是部门级的数据共享和网络化应用的问题，适用于本单位全体人员及档案性质类似的企业科技事业单位。档案信息资源检索利用管理平台的实现，是高效利用档案资源的重要手段，更是档案人员日常工作的主要帮手，能大大提高档案管理人员和一线业务人员的工作效率和质量，节约人力、物力，避免不必要的重复劳动，促进各方面工作协调统一，有效避免在档案收集、整理过程中的人为错误等，在档案管理上有着不可估量的作用，能产生显著的经济效益。同时，通过构建电子档案信息资源检索和共享利用系统管理平台，能够最大限度地保证科技档案信息的准确性、完整性，有效解决在传统的纸质档案保存和使用过程中出现的破损、丢失等问题，在一定程度上可以降低档案管理成本。另外，在进行相关产品设计时，由电子文件转化而成的电子档案身价倍增，给设计工作带来极大的方便，提升档案信息对单位决策层的支持力，使决策层对全院的档案信息资源全面把握，有利于对单位的业务活动实现全局化管理，使领导决策科学化，更好地引领单位保持持续、快速发展，为推动现代化企业管理插上科学之翼。
参考文献:
［1］李淑兰，郝伟斌．档案信息化建设［M］．(郑州市档案专业岗位培训教材)，2009．
［2］电子文件归档与管理规范:GB/18894－2002［S］．北京:国家档案局，2002．
［3］顾维维．科研档案信息化建设工作初探［J］．办公室业务，2013(15):161－162．
［4］刘双双．档案信息资源共享建设研究综述［J］．商，2014(48):40－41．
［5］晋南，石蓓．新时期电子档案管理工作浅谈［J］．陕西档案，2013(4):22－23．
［6］盛桂兰．关于高校档案管理数字化建设的思考［J］．中国校外教育，2019(6):48．
［7］王玉杰，苏卫东．档案信息化与档案信息安全保障体系建设［J］．机电兵船档案，2012(4):68－70.
作者:袁卫平 单位:郑州市水利建筑勘测设计院
