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摘要：船舶检验是船舶建造、经营等阶段必须的管理内容之一，作为各类检验的基础性资料具有专业性、复杂性、关联性等特点。当前船检数字档案资源的建设尚处于发展阶段，在资源共享方面具有较大的需求。但是受到管理机制、电子化程度与人才水平等方面的制约，在实践中仍存在不足，需要在技术应用、路径选择与人才培养等方面加以完善，才能实现高效的资源共享。
船舶检验技术档案简称船检档案，是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设施和船用产品的法定检验及其他相关活动中直接形成的应归档保存的技术文件资料。船检档案应用于签发船级证书、法定证书等众多事项，是船舶检验的证明性资料及后期管理中的应用基础，具有较大的共享性需求。如何通过数字档案建设实现船检信息资源的高效共享，成为当前船检档案管理工作的重要课题之一。
一、船检档案资源的现状及特点
（一）船检档案资源的内容与现状
国际上将船舶检验等档案作为船舶技术状况的重要评价标准，由各国船级社执行。我国船级社为中国船级社（CCS），作为国内唯一的船舶入级检验机构，目前正在逐步向数字档案方向发展。为提高自身工作效率，中国船级社将传统的纸质档案进行分类，对易于电子化的档案采取电子备份的方式并上传至数据服务器存储。通过建立起一整套档案立卷、归档和保管的工作质量体系，逐步建立起档案管理与共享的基本机制，并利用信息化的优势逐步搭建了自行开发的档案管理系统（DAMIS）。通过对档案资源的信息化，船检档案不仅可以实现单位内部的快速流转，同时也提升了对船舶所有人的查询、使用等需求的服务效率，并在实践中逐步扩大协作范围，利用资源共享为船舶走私、债权纠纷、资产拍卖等问题的解决提供依据。
（二）船检档案资源的特点
在船检档案信息资源管理的实践中，由于其多门类、多学科的特殊性及多渠道的应用目的，使其具有不同于一般技术档案的特点。第一，项目分属于船体、轮机、自动化、电气、海工设施、船用产品、机构认可等不同的技术门类，这使其具有较强的专业性。第二，船检档案尤其是建造检验、初次检验等形成的档案是后期技术人员工作的基本依据，所以船检档案的应用性较为突出。第三，营运阶段下船舶无法保证始终在同一港口进行检验，所以船检档案的使用者与建设者必然分布于广大区域内，这使船检档案具有了协作性、连续性的特点。综上所述，正是由于船检档案管理的特点，使数字档案作为其信息化管理的方式成为必然。
二、船检数字档案信息资源建设实践中的需求
（一）优化共享管理模式的需求
船检数字信息资源的建设是以提高管理与使用效率为目的的。目前实践中船检机构普遍建立了自身的档案管理程序，对内部共享的案卷交接、储存、保管及借阅等行为作出了明确的规定。例如，声像档案的专柜保管制度中明确了使用防磁柜、建立分类体系专柜存放等要求，同时规定了借阅流程。从这些规定中可以看出机构对档案管理的重视程度，但同时也可以发现现有的共享机制主要建立在纸质文件的基础上，缺乏完善的信息化管理规章。尤其是在信息化系统的应用中，对外部链接的优化、保密措施的加强等方面存在技术需求。
（二）提升电子化档案比例的需求
受到发展模式、资金与技术支持等方面因素的限制，目前国内的船检档案数字化正处于起步和发展阶段。但是由于船检档案应用度高、具有全面性与衔接性等特点，资源共享对全面实现档案电子化具有迫切的现实需求。尤其是在船舶运营过程中，为提高检验效率船舶的所有方与经营方期望通过高效的检验提升自身的资本利用率。同时，从船检机构自身工作效率的提升角度出发，各方面都对档案的电子化水平提出了较高的要求。所以，在档案电子化的过程中存在提升档案电子化的需求。
（三）培养专业管理人才的需求
由于船检档案的专业性及信息化档案管理的高效性，在船检档案的信息化共享中也对管理人才队伍的培养提出了更高的要求。人才的培养需求主要体现在专业知识能力、信息化管理能力两方面。首先，当前船检档案管理机构部分人员的专业知识不足，当信息化共享建设逐步完善时，人力资源水平限制了整体效能的提升。其次，信息化管理是以计算机与网络为媒介实现档案资源共享的新方式，由于管理人员的年龄与知识结构差异较大，部分人员对信息化技术的掌握程度不高，对其进行信息化知识与操作技能的培训也成为当前的主要需求之一。
三、对船检数字档案共享的思考与建议
（一）利用互联网技术完善共享模式
为实现船检数字化档案共享，首先应建立科学的共享模式。资源的共享可以分为机构内部各单位之间及与外部对象共享两部分。内部共享管理机制的建设应加强信息技术的应用，利用云计算分析内部数据，利用分析结果改进共享模式，同时提升现有系统扩展性能、集成管理能力和显示的直观性。外部共享由于涉及到保护知识产权、保密原则等因素，应当借助互联网技术做出符合外部链接需求的管控机制。一方面应当在外部链接时注重自身信息安全保密的建设，主要通过加密数据库、完善安全管理制度、建立合理的信息浏览分级体系等方式完成。另一方面应当注重网络对外窗口的建设，主要利用人机工程的交互性体验与反馈功能实现，合理规划各窗口模块的设计与使用，建立起直观高效的外部资源共享渠道。
（二）合理规划档案共享电子化路径
船检机构的档案数量庞大、种类复杂，档案电子化共享的建设过程应当遵循科学的步骤。在具体实施中应坚持图纸优先、逐步跟进的原则。因为图纸是船舶检验最为基础的档案，并且其复杂程度较高。所以，图纸数字化具有明显的提升作用。实施过程中应当首先从“四类重点船舶”开始，对现有档案进行确认，数字化的范围应当包括船舶所有的建造、初检及重大改建图纸等内容，并包含批准与完工图纸。鉴于档案共享中对存储、上传、下载的技术需求，图纸应当采取扫描格式，根据清晰度设置200～300dpi的分辨率，存档时应当统一以PDF格式为标准。在完成图纸数字化后，可以将各类文书档案、检验档案、海工档案、认证档案等根据需求优先级逐步实现电子化，对必须采取纸质的档案可以通过统一两类媒介编号的方式便于快速查询及使用。
（三）加快专业人才队伍建设速度
为建设满足数字档案资源共享所需的专业化人才队伍，需要从培训开发、绩效管理等方面的专业化人力资源管理入手。针对现有管理人员的专业知识能力方面的需求，船检机构可以通过建立“TTT”培训系统，在验船师等岗位中选拔合适的人才组建内训师队伍，培训课程的设置应当根据档案共享的实际需求，利用专业人才的实践经验设定合理的培训课程。对信息化管理方面的提升，应当邀请系统研发机构为船检机构提供人才培训的增值服务。在进行必要培训的同时，建设对应的绩效管理与薪酬制度，将档案管理队伍的建设考核与激励落地，激励人才主动学习的热情，建立合理的奖惩机制。船检数字档案的共享是实现高效检验，提升船检机构、船舶经营者、政府机构三方工作效率的有效途径。各方应当共同在管理机制、技术与资金支持等方面努力，合理实现效率的提升，为我国船检的持续专业化与信息化作出自身的贡献，合理推动我国船舶运营行业的持续发展。
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作者:刘俊 单位:中国船级社厦门分社
