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［摘要］高校档案信息包含丰富的资源，需要对其进行精心提炼、深度开发利用来实现其价值。档案信息资源的开发利用工作在档案管理中占有重要的地位，如何开发利用档案信息资源，是一项重要的课题。本文就高校档案信息资源的开放利用展开探讨。
［关键词］档案，信息资源，开发利用
0引言
在信息化应用程度越来越高的当今社会，人们对信息资源的需求越来越多，而档案信息作为信息资源的一部分，其使用也日益受到重视。档案管理工作的主要任务是建立档案信息资源，以及做好信息资源的开发与利用。档案信息是一种宝贵的资源，如何提高信息资源的开发与利用效率，为学校提供优质的信息服务，是高校档案管理工作的一项重要的任务。在高校档案管理工作中，档案信息资源的开发利用是重要的组成部分。档案信息资源的开发利用包括开发、利用两个方面，开发是利用原来的档案信息资源，根据不同的需求与目的进行整理、加工，生成有用信息，利用是实现档案信息资源的价值，为学校各项教学、科研活动提供服务。下面就档案信息开发利用存在的问题及解决策略展开探讨。
1档案信息资源开发利用存在的问题
1.1档案信息化应用程度不高
在档案信息化应用方面，多数高校的档案信息化程度不高，只注重硬件建设，缺乏软件方面的深度应用，只能满足基本的信息整理及目录查阅，未能实现高层次的信息化应用。同时，档案信息资源库的建设力度不足，已不能满足日常需要。
1.2专业管理人才不足及服务意识不足
目前，档案管理工作人员的专业多数是管理类专业，而现在计算机信息技术在档案管理中的应用也很广泛，档案信息资源的开发利用也需要管理及计算机信息技术专业知识，但大部分高校缺乏综合类人员，从而影响档案信息资源的开发利用。同时，档案部门的服务方式还是基于传统服务观念，主要是等待用户上门，且提供的服务较为单一，智慧化、个性化、精准化不足，未能进一步满足用户的需求，从而造成用户利用档案的积极性不高。
1.3档案信息开发利用的意识不强
目前，很多高校的档案信息资源开发利用的意识不强，不利于提高档案资源的利用率。档案的开发利用只注重日常的简单收集、整理、立卷、保管和借阅等工作，未能在深层次方面挖掘档案信息资源的价值，未能充分发挥档案的价值，从而会影响档案信息资源的开发利用效率。
2档案信息开发利用的策略
2.1加大资源建设，丰富并优化档案馆藏信息
档案信息资源的开发利用，必须有丰富的档案馆藏资源，因而需要加大档案资源建设，而高校档案信息内容具有明显的特征，主要涉及教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和党群行政管理活动。为此，在进行资源建设的过程中，档案部门要根据高校档案信息的特征，采取积极、主动的方式，及时接收、保管、整理学校各方面的档案信息，提高档案信息的存储量。为了提高档案信息的价值精度，档案管理部门要进一步优化馆藏档案信息，及时清理过时、利用价值不高的档案信息。同时，在接收学校各部门递交的档案时，档案管理人员也要做好过滤工作，把保存价值不高、利用价值不高的档案过滤掉，从而确保经过整理、加工后所保存的档案信息具有较高的利用价值。
2.2开发档案馆藏信息资源，提高档案利用率
档案馆藏资源是宝贵的财富，为了提高其使用价值，应该进一步加大档案馆藏资源开发的力度。档案信息资源的开发要具有针对性的，首先，必须了解学校的需求，并应着眼于学校的工作重点及发展规划进行选题，确定明确的目标。其次，进一步提高档案编研工作力度。随着档案利用需求的日益增大，用户需要档案部门快捷、高效地提供多层面的档案信息。这就要求档案部门除了向用户提供原始资料，还要根据用户和单位的需要，提供加工处理过的档案信息，如一次处理、二次处理和多次深处理过的信息。最后，建立完善、性能优越的检索体系，最大限度地显示档案信息。档案的检索工具是查找、报告和记录馆藏资源的手段，是档案管理和利用必不可少的工具。它是全面揭示馆藏内容，快捷、准确地提供档案和检索档案的主要途径。构建系统、实用、多功能、多角度的档案检索工具，可减少档案的检索时间，提高档案查询的准确率和查全率。
2.3做好档案编研工作，提高编研质量
在档案管理工作中，编研工作属重要一环，过去该项工作主要是在做一般编目工作，没有去挖掘、开发信息资源的价值。要体现档案信息的价值，档案管理人员需要对其进行开发及深度优化，将其包含的信息从静态转化为动态，从传统服务向提供综合档案信息的高层次服务转变，为利用者提供完整、系统及优化的档案信息资源。档案信息经过收集、分析、整理和提炼而成的编研成果，可让用户直接获得有用的信息，节省了时间，提高了效率，是为学校提供档案信息服务的重要方式，也是档案信息资源开发的重要手段。档案部门需加强编研工作力度，提高编研水平，确保编研工作的顺利进行，是促进档案信息资源开发利用的重要途径。在档案信息资源的开发利用过程中，档案编研质量的高低对其影响深远，为此，档案管理人员须深入了解用户的真实需要，并根据其普遍性需求确立编研主题，实施具有针对性和实用性的编研。根据学校的工作实际需求，编研相关档案信息的汇编、摘编、年鉴等成果，使其具有较强的时效性、特色性、专业性和实用性。高质量的档案编研，可提高档案信息的价值，最大限度地满足学校决策层面以及广大师生的需求。
2.4提升档案信息化应用水平，构建共享资源库
在计算机信息化技术应用越来越广泛的当今社会，作为档案信息采集和处理中心的档案管理部门，需要跟上计算机技术发展的步伐，利用现代信息化技术，在档案管理业务自动化、档案信息网络化、档案信息资源化方面加强应用，提高档案信息化应用水平。建设智慧型的档案管理信息系统，提高档案信息的处理、检索和存储能力，从而进一步提高档案信息资源的开发利用效率。同时，为了提高馆藏信息的利用率，档案部门要充分利用计算机信息化技术手段，构建信息化程度高、具有统一标准的档案资源库，构造一个开放、统一的档案信息资源体系，为真正实现档案信息资源共享奠定基础。基于计算机信息技术开发的档案信息资源，并结合大数据分析技术，根据用户的习惯及需求，向用户推送精准化、个性化的服务，为学校的教学、科研管理提供高质量、智慧型服务，并为学校的发展提供决策支持。
2.5提高管理人员的综合素质，优化服务职能
在档案信息化系统高度集成的环境下，档案信息开发利用涉及计算机信息应用技术、档案管理两个方面，除了在管理、技术层面加强建设外，还需要对人员的综合能力加强管理，进一步提高管理人员的综合素质。在现有人员的结构下，档案部门要加大档案管理、计算机信息技术两方面的专业技术知识培训，提高档案管理人员的档案综合能力应用水平，同时引进档案与计算机信息技术复合型专业人才，优化人员配置，提高人员整体管理水平。为了进一步开发档案信息资源，档案部门要采用多种服务手段，将被动服务转变为主动服务，最大限度满足用户的需求，强化服务意识，加强与用户沟通，进一步了解其具体需求，用热情、贴心、积极的工作态度为用户提供优质的服务。在服务内容上，要贴近社会形势，了解学校的需求，及时开发档案资源，提供学校急需的高质量档案信息。
2.6做好宣传工作，增强档案信息资源开发利用的意识
档案信息资源的开发与利用需要学校各部门的积极支持和参与，同时也需要进行各种形式和多种渠道的宣传。档案管理部门的职能、档案资源信息、档案工作的具体内容等，可以通过编撰《档案使用指南》、馆藏专题展览、档案信息咨询等多种途径进行宣传，以期达到以下两点效果：一是使师生了解档案部门的具体工作内容，清楚馆藏资源、利用档案的方法等，有目的地利用档案信息资源；二是进一步扩大档案工作的影响力，使档案走向校园，增强全校档案的利用意识，普及档案知识，可利用微信等公众平台向师生信息，吸引师生更好、有效地利用档案。提高档案信息资源的开发与利用效率，关键在于宣传，加强宣传档案相关内容，让师生知道档案在各项社会经济活动中的价值，为档案信息的开发利用营造良好的氛围。
3结语
高校档案信息资源开发利用是一项长期、艰巨的工作，需要学校各部门通力协助，根据实际需求充分利用先进的计算机信息技术与档案管理专业知识，建造智慧型档案信息管理系统，并在其基础上建立档案信息资源库，利用大数据技术深度挖掘信息资源的价值，并提供智慧化、精准化及个性化的服务，提高档案信息资源的开发与利用水平。
主要参考文献
［1］唐祖军.基于高校档案特征的档案信息开发利用新思路探究［J］.北京档案,2014(3).
［2］张冬梅.档案信息资源开发利用之我见［J］.黑龙江史志,2013(9).
［3］赵珍珍.网络环境下档案信息资源开发的思考［J］.晋中学院学报,2011(5).
［4］孙冬梅.浅述档案信息资源开发利用的手段［J］.黑龙江史志,2013(9).
作者:黄瑞霞 单位:广东外语外贸大学
