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摘要:档案信息资源服务是衡量整个社会文化建设、精神文明程度、社会可持续发展能力的标尺。信息时代日新月异，档案事业也发生了前所未有的变化，档案信息资源服务对档案事业发展的影响是档案行业必须思考的问题。
关键词:档案资源;信息服务;档案事业
档案是一类特殊的信息资源，在知识体系中属于前系统知识，具备凭证价值、信息价值和文化价值等三重价值，它记录历史、传承文明、服务社会。档案信息资源必须服务社会，让人们充分对档案信息得到充分而便捷的利用，档案信息才能实现其价值，档案工作的价值才能体现，从而促进档案事业可持续发展。
1档案信息资源的共享性
档案是记录知识的载体，档案信息是记录在载体上的知识(信息)。共享性是档案信息的基本特性，各档案机构都可以档案资源社会共享为目的，以服务社会为宗旨，利用现代信息技术，把档案转化为档案信息，让封闭的档案馆藏“活”起来，从而满足用户多样化、便捷性的档案信息需求。开展档案信息资源服务，就是挖掘档案文化的内涵，是档案记录、体现社会文明成果以及文化形式的一种表现。它可以满足人们传承中华民族的历史文化，获取历史文化知识，开展科学研究，提高自身素质及文化休闲的各种需求。
1．1档案信息资源服务要遵循资源共享原则
由于档案的特殊性，档案的开放与服务具有差异化，应区别对待。但档案信息资源经过开放鉴定，成为可共享的档案信息资源后，向社会开放与提供服务时要做到两点。首先，兼顾公平与效率。社会公民具有平等获得档案信息资源的权力，档案信息资源的利用要满足各阶层人士的需求，难免会出现资源配置不均衡的情况。若要保证公民利用档案信息资源的机会平等，就要满足各用户群体的多元化需求，提高档案利用效率，保持利用平衡。所以在目前市场环境下档案信息资源共享中，要体现主体和客体之间的互惠互利及社会整体资源配置的有效，才能合理开展服务利用的功能。其次，加强需求与配置。档案信息资源服务是为社会需求服务的，公共服务占主导地位，可以说需求档案事业发展的巨大动力。实质上就是要达到最大限度让档案用户满意的原则，就市场化商业化档案信息服务机构而言，它们的宗旨就是把资源配备、资源服务发挥最大效益来满足社会的需要。
1．2档案信息资源服务遵循社会效益原则
在多元化配置过程中，要求档案机构与非档案部门(如图书馆、博物馆、校友会)等进行宏观调配，也要求涉及档案信息资源供给的机构对相关人力、物力、资金、技术、设备等进行集中配置，业务层面上要求档案管理业务与文件管理活动、档案管理系统与单位的网络中心、电子文件管理系统即OA系统等多方面协调。档案信息和文化的重要形式之一，对其配置实质上是信息和知识如何扩散和流动的问题，例如:“如何处理国有的与非国有的、机构保有的和民间散存的、保存在国内和流失在海外等档案信息资源的归属与流向，是以核心信息资源－－档案为基础进行国家知识创新的重要前提”，也是以档案作为国家文化遗产如何进行文化传承和文化创新的问题。有学者指出档案是社会文化的物质存在和记忆工具，而且凭借档案的历史本质及其属性，应该占据文化“主产品”的社会地位。因此，档案资源服务多元化配置非常重要，随着市场经济体制的不断改革，深入配置成熟的信息资源市场，才能吸引更多的档案信息服务机构参与到资源的供给中来，促进社会时代的进步，促进档案事业的发展。
2档案信息资源服务的重要性
档案工作的最终目标是开发利用，若不重视开发利用，档案就会失去“生命的活力”，就不能为社会的发展提供有价值、有特色的服务。比如，长沙学院综合档案室编制了方便实用的全校学生人名目录、干部职务职称目录等专题索引，并根据学校发展的特色，编制《档案大事记编研》等等，给档案服务工作带来很大的便利。目前高校提供档案服务的领域面不断扩大，对高质量的档案资源需求不断增加。在学校各种活动中，需要不断利用档案信息资源，在校园文化建设、校园信息建设等方面也得到体现。
2．1档案信息资源在服务过程中得到增值
档案信息资源在本单位中占有主导地位。比如:教学档案－－通过查阅学校档案，为历届毕业生出具学历证明、成绩证明等。编研的全校学生人名目录索引中，能够快捷地为学生找工作、征兵、比赛等等提供所需原始档案材料。档案信息资料的完整，使得用户得心应手，不自觉地扩大了信息面。不断丰富档案信息资源的结构，建立健全档案信息资源保障体系，改进档案利用服务的技术和方法，建立和完善各类数据库，实现档案资源的数字化管理。也不断提高了档案人员的敬业精神，在服务中树立“用户至上”的思想，主动提供信息资源，满足用户的需求。充分利用现有馆藏，以开放的、平民化的服务心态创新提供利用服务的方式，综合开发与传播馆藏档案信息资源，利用有价值的档案资料的收藏力度，来满足信息时代社会对档案资源的需求量，以此来带动档案事业的向前发展。
2．2档案信息资源服务对档案事业发展起到宣传作用
档案资源的利用率高，则在各社会领域中都会产生较大的影响，能及时地为领导提供参考，为社会各界准确地提供原始档案资料，给用户提供便利，给行政执行者提供依据。反之，若档案信息资源不能很好整合利用，保守封闭，档案与档案工作的价值就要大打折扣。信息资源服务就是流动的社会财富，能提高公共政策决策水平。不断利用这些信息资源，加强档案数字化建设，根据各自档案管理的现状，探索形式多样的档案信息资源整合，规范有序地搭建档案信息资源共享与互联互通平台，实现信息资源共享的目标。从实际出发，把过渡分散的资源管理，争取行政部门的大力支持，不断创新体制、强化服务，合并机构，理顺档案行政部门与主管部门在档案工作中的关系，建立完备的机构，有序推进档案信息化建设，构建档案信息资源互联互通的平台，科学整合并合理开发档案信息资源。档案信息资源也是档案工作的宣传途径，通过档案信息资源服务，让人们了解档案及档案工作。
3档案信息资源服务对档案事业发展的影响分析
档案信息资源服务是档案事业发展的基础，加强档案信息资源服务不仅能促进经济建设和社会发展，而且可以更好地强化档案在社会生活中的地位，从而更有效促进档案事业的全面可持续发展。
3．1建立档案资源服务体系，有利于促进档案资源的收集
档案具有数量多、范围广、增长速度快、结构繁杂等特点，再加上档案工作涉及的环节多、部门广、时间长、档案意识薄弱，档案收集工作中出现重复收集、收集重点不正确、档案收集不全面等情形。因而建立档案资源服务体系就势在必行，因为档案资源服务体系的建立有助于档案管理机构明确自身定位，根据当代社会政治、经济发展的需要，收集符合自身发展需求的相关档案。更重要的是，档案资源服务可以促进人们档案意识的提高，促进档案的收集。
3．2建全档案资源服务体系，有利于提高档案工作的社会地位
长期以来，在档案和档案工作中都存在着领导不重视、社会不认可的尴尬局面，其原因是多方面的，一是因为人们的档案意识淡薄、不清楚档案的价值和作用;二是因为档案工作是一项耗时较长的工作，档案是否能发挥、什么时候能发挥出其自身的价值存在着很多的不确定因素，会根据国情、政策等的改变而发生变化;最重要的原因是随着社会的发展，计算机技术渗透于各个领域中，但在档案领域中缺乏专业的计算机档案人才，因此档案资源服务体系并不完善，无法实现满足人们多方面的档案需求这个基本目标，更谈不上开展‘宣传档案的作用’等提高档案知名度及社会地位的工作了。完善的档案资源服务体系，可以为宣传档案提供资料，除了通过网络、电视屏幕、报刊广告等传统形式对档案进行宣传，加深人们对档案的了解外，还可以利用微信、微博等新媒体平台，结合国家政策、新闻时事热点等档案相关信息，使人们能够通过身边事联系到档案本身，从而不断提升档案在生活中的知名度。同时，档案资源通过利用微信、微博等新媒体平台的传播与共享，可以真正实现人们随时随地查档案的目标。
3．3完善档案资源服务体系，有利于促进档案事业的可持续发展
档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是人类社会发展过程中所创造的物质财富和精神财富的总和。它不仅是企事业单位查考的依据，也是科学研究的基础和条件、生产建设的资料。完善档案资源服务体系，不仅可以使得上述工作更好更快完成，同时也能让档案在以下几个方面的服务中发挥作用。第一，可以为决策提供参考功能:档案以其原始记录性，能使工作人员根据以往的情况判断未来工作的发展趋势，为各类单位、党委和政府提供资政决策服务，发挥其信息服务作用;第二，可以成为社会教育的题材:档案馆作为国家机关之一，不仅应该是档案的保存者，更应该是档案文化的传播者与教育者。档案馆通过建立档案资源服务体系，在更便捷、快速地传承优秀历史文化的同时也能提高公民的文化素质，成为社会大众接受素质教育的“第二课堂”;第三，可以起到信息传递的作用，通过对档案馆中丰富的馆藏和馆外档案资源的整理，建立完善的档案资源服务体系，使纷繁杂乱的档案变得井然有序，使人们快速查阅到需要的档案信息。另外，也方便档案工作者利用相关信息开展档案展览、专题讲座等活动，通过这样多角度展示档案的方式，可以在一定程度上吸引社会群体对档案的关注，加深他们对档案的了解，从而提高档案的知名度以及被重视度。这样就会吸引更多的人加入研究档案与档案工作，产生更多的研究成果，使得档案事业的发展呈现一个良性循环，有利于其可持续发展;第四，发挥市场服务功能，档案馆可以通过利用档案资源，建立档案文化产品，在公益事业与商业性文化产业方面双管齐下，不断加深档案对人们生活的影响力，提高档案在社会中的地位。总之，档案资源服务，于档案机构而言，可以更好更快地满足单位其他各部门及社会的档案需求，也能在单位的发展中起到积极作用;于档案事业而言，档案资源服务促进其自身发展的同时，也有利于为其增添新的生机和活动，引进更多优秀人才，使得档案各方面的价值得到更好的传承和传播。
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作者:赵菁菁 单位:长沙学院综合档案室
