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摘要：以本单位培训开发项目管理为例，分析管理现状及存在问题，提出通过信息化管理手段解决项目管理工作中存在的项目文档多而乱、信息查询不便、信息维护困难等问题。本文在培训开发项目信息化管理方面研究探索的经验总结，供读者参考借鉴。
关键词：项目管理;信息化管理;项目文档
一、引言
国家电网公司自2014年起，逐步对教育培训项目中的培训开发项目强化规范性管理。培训开发项目的特点是，主要为员工教育培训实施做前期策划、方案体系设计、资源开发或进行培训质量评估与改进研究等，经费来源于按工资总额提取的培训教育经费，费用类型为成本性费用。培训开发项目分为八类，包括培训项目策划与开发、培训课件开发、培训教材开发、考试题库开发、培训应用软件开发及维护、网络大学应用与维护、培训教材资料购置和培训教学教具及材料购置。
二、培训开发项目管理现状及存在问题
国网浙江培训中心包含本部校区和三个分校区，培训开发项目采取集约化管理模式，项目管理实现“统一规划、统一设计、统一管控、统一验收”和成果“统一管理”。项目实施过程中，教育培训服务采购及合同履约也均由本部校区统一完成。目前，项目管理过程中，尚未采用信息化管理手段，造成了诸多项目文档及信息管理问题，具体如下。
1.文档多而乱
项目从储备、计划、实施，到验收、归档、成果转化与推广的全过程中，形成大量文档及信息，主要包括：储备阶段，形成项目可研报告、项目可研评审文件、项目批复文件；计划阶段，形成综合计划下达文件、计划分解下达文件；实施阶段，形成项目实施方案书、实施方案批复文件、服务招标采购文件、技术规范书、技术服务合同、合同履约相关资料、会议通知及纪要、阶段性成果及相关技术资料；验收阶段，形成项目成果、验收报告、财务决算报告、项目审计报告；归档阶段，汇总前述所有资料，列写归档资料清单；成果转化与推广阶段，形成成果转化相关文档、成果鉴定文档、应用文档及评优文件等。各类文档以纸质版及电子版形式进行存档，未能在同一平台上进行管理，若未做充分整理归类，往往杂乱无章，资料查找困难，且易丢失。
2.项目信息获取不便
项目实施与管理过程中，管理人员与开发人员掌握的项目信息不对称、不均衡，管理人员主要掌握项目相关文件、经费使用信息、招标采购信息及其他相关管理文档，开发人员主要掌握项目实施过程的技术文档资料及成果资料等。项目信息未在同一平台维护，造成信息获取不便、信息掌握不全面，使项目管控效果降低，影响项目实施及管理质量。
3.成果信息维护困难
项目开发过程中形成的阶段性成果及评审修订记录，一般掌握在开发人员手中，成果版本更新次数较多时，容易造成文档混淆或丢失。往往在项目验收时，开发人员无法提供成果开发的过程文档，不利于体现项目开发的严谨性。
4.归档材料处理繁杂
培训开发项目在结项后进行资料归档，项目管理人员需要将大量的纸质资料及电子版资料进行繁杂地梳理，工作量较大，容易出现资料缺失或归档错误。
三、培训开发项目信息化管理
上述问题的主要原因是缺乏统一的信息平台进行项目文档及信息管理，采取信息化管理手段，将标准化管理固化在系统中，问题将迎刃而解。下面就培训开发项目信息化管理平台设计思路进行探讨。
1.信息化管理系统框架设计
将培训开发项目储备、计划、实施、验收、归档及成果管理等阶段所涉及的项目文档信息及部分可信息化流程，在系统中加以实现。系统框架结构设计如下。
2.功能简述
系统依据培训开发项目开发与管理流程，包含六大功能模块，各模块固化文档标准化格式及部分标准化操作流程。功能简述如下。项目储备模块，实现项目储备需求线上申报、可研报告线上编制、储备批复文件及信息维护；项目计划模块，实现综合计划文件及信息维护、计划线上分解下达；项目实施模块，实现实施方案书线上编制、服务采购需求线上申报、服务采购文档及信息维护、项目进度阶段性线上填报、开发过程文档及信息维护、费用使用信息动态维护等；项目验收模块，实现线上验收申请、专业验收文档及信息维护、综合验收文档及信息维护；项目归档模块，实现各阶段文档汇总、项目决算及审计文档维护、归档信息维护等；成果管理模块，实现成果信息维护、成果转化文档及信息维护、成果推广文档及信息维护、成果评优文档及信息维护。
3.预期成效
通过培训开发项目信息化管理平台的应用，将部分管理流程实现信息化，操作简捷；项目全过程文档及信息在同一平台进行维护，资料管理效率与质量提高，文档信息获取便捷，有利于项目全过程管控；成果管理的信息化，有利于成果的转化、推广及评优，有利于项目参与人员职称评定、专家人才评定资料的搜集。
四、结语
目前，本单位正在逐步实现培训开发项目的信息化管理，信息化平台建立后将用于四校区所有培训开发项目的管理。信息化平台的应用，将会有效促进培训开发项目的开发与管理效率，提升成果质量，使培训开发项目更好服务于电力员工培训。
作者:蒋丽娟 张振东 单位:国网浙江省电力有限公司培训中心 国网浙江台州市路桥区供电有限公司
