前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的档案信息化管理论述(5篇)，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
［摘要］进入21世纪以来，我国科学技术发展迅速，信息化水平不断提升，使大数据时代进入了新的阶段。大数据指的是对一类或几类事物的所有信息进行统计并保存，从而方便人们对其进行提取和应用，不仅使人们更加轻易地获取相关信息，而且在一定程度上也降低了信息获取的费用，因此大数据在各行各业都得以应用。档案对个人的发展具有十分重要的作用，因此如何采取有效手段对档案进行有效管理至关重要。本文通过对事业单位的电子档案信息管理现状进行分析，从而找出其在发展过程中面临的主要问题，并针对这些问题提出了相应的解决对策，希望可以为档案管理工作提供一定的帮助。
［关键词］大数据；电子档案；信息化管理
1事业单位实施电子档案信息化管理的背景
事业单位是受国家政府部门直接管理的单位，其人事任命有着严格的程序和规定，在其发展的过程中，对档案的重视程度越来越高。现阶段，事业单位的档案管理工作比较混乱，因此为了能更好地管理好职工的档案，需要在大数据的支持下，加快电子档案信息化建设，从而为更早实现信息化管理奠定良好的基础。但目前，在发展的过程中，由于受限于各种因素，事业单位在整合档案的过程中面临着诸多问题，与其他性质的单位相比，其信息化整合速度相对缓慢。除此之外，随着信息化的不断发展，事业单位档案管理部门已经掌握了多种信息化的处理手段，不仅能够充分应用单位内部的软件、硬件系统，同时各部门之间还能通过网络实现信息交换与共享。另外，不同事业单位之间还建立了局域网，同一单位的不同部门或者不同单位的不同部门允许进入局域网提取相关信息，不仅加强了各部门之间的合作，还能够提高工作效率和工作质量。
2事业单位电子档案信息化管理中存在的问题
随着计算机技术的不断发展，基于大数据背景下的电子档案信息化管理也得到了迅速发展，由于信息化管理的发展时间相对较短，因此在发展过程中难免会出现一些问题。事业单位在电子档案信息化管理过程中存在以下几个方面的问题。
2.1领导者不重视档案管理工作
近些年，虽然我国事业单位档案管理工作取得了一定的进展，但是随着档案管理工作的继续发展，似乎遇到了一定的瓶颈，在很大程度上是由于事业单位的领导者不重视档案管理工作，不能认可其在单位运转过程中所扮演的重要角色。领导者对于档案管理的认识仍旧停留在档案管理的表面，认为档案管理工作就是对个人档案进行保存，因此自然不愿意花费时间与精力对档案管理人员进行培训，导致档案管理者在日常工作中只是按照规定对档案信息进行简单录入，并未形成主动管理的意识。同时，由于领导不重视档案管理工作，导致电子档案信息化管理遇到很多阻力，从而使事业单位不能享受大数据时代所带来的便利。
2.2缺乏宏观指导和统筹规划
由于事业单位是由政府直接管理的国企单位，职工在工作过程中并不存在下岗与失业的问题。除此之外，受限于国企单位性质，事业单位的奖惩制度存在一定的缺失，这样长期下去会使职工产生干与不干一个样，干多干少一个样的思想，严重影响了单位的进一步发展。在电子档案信息化管理过程中，事业单位缺乏相应的统筹规划能力，具体表现在以下几个方面。首先，由于事业单位的职工没有工作业绩的压力，他们的工作大都源于上级领导的压力，导致大部分人都没有全身心地投入工作中，且责任意识也相对较差。对于档案管理而言，工作人员也只想保持现状，不能及时学习档案管理的新理念、新思维。其次，在人才招聘过程中，由于事业单位不重视档案管理工作，因此他们不愿意花费时间与精力去招聘与档案管理相关的毕业生。最后，事业单位的电子档案信息化管理缺乏相关专业人员的指导，导致他们不能按照正确的方式对档案进行管理，不仅降低了档案管理的工作效率，同时也不利于档案管理工作进步。
2.3档案管理人员的综合素质较差
电子档案信息化管理的良好运行离不开高素质的管理人才，但通过对现阶段事业单位的档案管理人员进行调查可以看出，事业单位档案管理人员的素质相对较低。有些是即将退休的人员，有些是不能胜任别的岗位的人员，且大部分人只会简单地把纸质的档案信息录入计算机中，然后进行分类保存。在现代化发展迅速的今天，电子档案信息化管理不仅仅是信息录入这么简单的工作，更重要的是采取一定的手段对档案信息进行有效管理。由此可以看出，为了更好地管理电子档案，事业单位的档案管理工作者不仅需要掌握信息技术，同时还需要具备一定的管理能力。
2.4缺乏有效的档案信息知识库
大数据背景下的电子档案信息化不仅改变了档案管理的模式，同时也进一步提升了管理水平。除此之外，随着时代的不断发展，档案管理工作被赋予了新的内涵和定义，其不仅仅是档案录入这么简单的工作，对于档案的后期管理以及总结是档案管理的重中之重。但是，我国事业单位的档案信息库的数据较少，不能很好地帮助单位进行档案管理。因此信息知识库的缺失也是制约档案管理工作进一步发展的重要原因。
3促进事业单位档案管理信息化建设的对策
通过分析事业单位电子档案管理工作存在的问题可以看出，事业单位在档案管理过程中仍然面临着很多困难。为了及时解决这些问题所带来的不便，进一步提升事业单位的档案管理水平，相关部门可以从以下几方面开展工作。
3.1运用先进的科学文化知识开展档案管理工作
档案管理的实质就是知识管理，随着事业单位的不断发展，其对档案管理的要求也越来越严格。现阶段，事业单位对档案管理的要求不仅局限于确保档案的完整性，更重要的是对其中所包含的信息进行管理。先进的科学文化知识的培养离不开单位和职工的共同努力，作为单位而言，需要为员工提供学习的机会，作为职工而言，需要在日常工作中多加学习，利用先进的科学文化知识来进行档案管理工作。
3.2加速人才培养与引进
良好的档案管理离不开优秀的人才，因此事业单位需要加强人才的培养与引进工作，具体可以从以下几个方面进行。首先，事业单位可以通过内部竞聘的方式选拔档案管理工作者，重点选拔那些责任心较强、具有一定专业素养的人才从事档案管理工作。其次，事业单位应选用合适的方式进行人才招聘，使更多的综合性人才能够进入政府部门。再次，事业单位应该加强培训工作，使档案管理人员能够尽快适应工作岗位，能够尽快掌握档案管理工作工作方面的知识。最后，事业单位应邀请相关专家讲座，让领导和职工明白档案管理的重要性和意义所在，从而推动档案管理工作顺利进行。
3.3基于知识管理进行档案管理信息化建设
要使档案管理更主观明确，事业单位需要将传统的档案管理和知识元素相结合，在档案的信息化建设中融入新的技巧，从而更好地对档案管理进行规划。同时，事业单位要巧妙地运用知识元素，将单位原有的数据和信息通过知识管理改变认知，将单位原有的档案管理变成单位信息化的来源。
3.4转变职工观念，大力推广档案信息化建设
事业单位的大部分职工没有正确认识到档案管理的意义，在他们看来，档案管理就是档案看管，随着事业单位改革的加强，档案管理工作被赋予新的内涵，单位职工应当尽快转变观念，从而明白档案管理工作的重要性。除此之外，事业单位要要大力推广档案信息化建设，引进先进的技术和档案管理系统，并加大档案信息化建设投入。
3.5强化档案信息管理者的信息化意识
事业单位的领导具有一定的决策权，为了使信息化建设更好的进行，首先，单位领导者需要进一步加强信息化建设意识，努力了解信息化的内涵及对单位的优势和弊端。其次，管理人员要努力为职工普及信息化管理的意义及优势。最后，在日常工作中，作为管理人员而言，需要制定相关信息化管理的考核制度，从而使职工能够自觉遵守相关规章制度。
4结语
通过上述分析可以看出，随着科学技术的不断发展，各行各业都经历着一场新的变革，在大数据背景下，电子档案信息化管理是档案管理改革道路上的必经之路。信息化档案管理能够消除原有管理模式的弊端，从而为事业单位进一步的发展提供帮助。
主要参考文献
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作者:李霞 单位:山东省农业科学院家禽研究所
第二篇:地方高职院校教学档案信息化管理路径
摘要：地方高职院校的教学档案相比其他类型档案更新更快，伴随着扩招、教学改革、专业建设及实践教学的不断深入发展，教学档案信息化建设势在必行。地方高职院校教学档案信息化管理的路径包括：树立教学档案信息化管理的意识、加强信息化管理配套设施的建设、提升教学档案信息化管理队伍的业务素养、改进教学档案信息化管理的工作方法、保证信息化管理的安全防范工作。地方高职院校应该重视教学档案管理工作，加大资金投入和政策扶持力度，全面推进教学档案信息化建设。
关键词：地方高职院校；教学档案；信息化；路径
加快地方高职院校教学档案信息化建设势在必行。我国《全国档案信息化建设实施纲要》提出，要把加强电子档案的规范化管理、推动馆藏档案的数字化建设、建立档案信息化标准和安全保障体系作为全国档案信息化建设的重要任务，对高校档案信息化建设提出了非常明确的要求［1］。地方高职院校的教学档案相比其他类型档案更新更快，伴随着扩招、教学改革、专业建设及实践教学的不断深入发展，学校教学工作中所产生的各类档案呈爆炸式增长，信息化时代要求对海量存储的档案信息能够进行快速检索及利用，传统的人工式原始档案管理方法已经不能满足时代的要求。计算机技术在教学中的广泛应用和快速发展为教学档案信息化建设提供了契机，本论述从五个方面提出地方高职院校教学档案信息化管理的有效途径。
1树立教学档案信息化建设意识
地方高职院校从上到下对教学档案信息化的正确理解和足够重视是信息化建设成功实施的关键。档案管理信息化建设强调的不仅是计算机等档案建设软硬件，更强调人、管理、技术之间的系统协调。地方高职院校往往由于经费不足及重视程度不够，对教学档案信息化建设的力量投入不足，造成信息化建设总体水平偏低。他们在教学一线往往投入大量的人力、物力、财力以加强教学科研和实训条件建设，而对于教学档案的收集整理、开发利用等工作往往比较漠视，只有在人才培养工作评估时才意识到教学档案对于评建工作的重要影响。因此，首先分管教学档案管理的各级领导要树立全局意识，充分认识到教学档案信息化管理是学校日常教学管理的重要组成部分，帮助全体教职员工树立档案信息化建设意识，使广大教职员工认识到教学档案信息化建设在改进教育教学质量方面发挥的重要作用［2］。其次，各级档案管理人员要加强自身的信息化管理意识和档案建设意识，在日常工作中养成自觉建立和完善电子档案的习惯，培养档案信息化建设的使命感，把档案信息化管理与教职工自身的切身利益紧密结合起来。
2加强档案信息化管理配套设施建设
我国《高等学校档案管理办法》明确规定了高校要设立专项经费配置档案管理信息化所需的配套设施。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出当前档案信息化建设的主要任务，要求推动馆藏档案的数字化和数字库建设，加快推进档案信息化建设。这就要求地方高职院校要为教学档案的信息化建设提供良好的软硬件，从领导层面做好教学档案制度设计，做好教学档案信息化建设的人力、物力与财力的专项举措［3］。要建设数字化的网络综合应用平台，建设档案信息化服务窗口；要促进档案信息化管理的标准建设，为实现档案信息资源共享创造有利的条件；要保证档案资源管理系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性和可靠性。为了有效利用地方高职院校有限的教学资源，可以通过购买一定量的计算机和网络设备，聘请熟悉计算机业务的高职院校师生自行研发教学档案管理的系统软件和组建局域网，以加强相关配套设施建设，提高档案信息化管理水平。
3提升教学档案信息化管理队伍的业务素养
教学档案信息化管理需要高素质的教学档案队伍。地方高职院校要分析教育信息化对教学档案工作主体及用户的要求，通过自我教育与外出培训教育结合，全面提升教学档案管理人员的业务素养，提升全体教职员工的教学档案信息化管理的意识，为教学档案信息化管理的建设与开发奠定坚实的基础。教学档案信息化管理要求档案人员不仅要掌握档案管理专业知识，还要具备相关的现代化办公业务技能，考虑到当前地方高职院校大多都已经实施二级教学管理方式，因此在二级院系即可聘任专业的教学档案信息化管理人员。如果是兼职档案管理人员，则需针对性地对此类人员进行相关的信息化管理技能培训，例如可以选派兼职管理人员去进行专业的进修和培训，或者邀请相关的档案管理专家来校讲座，帮助这些兼职档案工作人员业务技能快速提升，从而适应二级院系对教学档案信息化管理的需要［1］。地方高职院校层面则需要聘请专业人员对本校的教学档案管理人员定期进行档案信息化管理业务培训，以提升教学档案管理人员的信息化管理水平。地方高职院校还可以通过其它途径来提升教学档案信息化管理队伍的业务素养，例如通过积极引进人才提升专业教学档案管理水平；通过激励制度提升档案管理工作人员的工资待遇；定期举行校际一级的教学档案信息管理的业务交流等来提高档案管理队伍的整体素养。
4改进教学档案信息化管理方法
教学档案信息化管理的重点是加强教学档案数字化建设。地方高职院校教学档案的门类涉及较广，既包括理论教学，又涉及到实践教学，还涉及到多个部门及管理单位，分散性、周期性较强，依赖传统手工人力管理的办法已经无法满足教学管理过程中快速储存和提取信息的要求［4］。要加强教学档案收集整理的数字化建设，必须利用现代信息技术、计算机软件、多媒体设备等先进手段实现教学档案内容的数字化。对于教学类文件档案，尽量把教师的教案、题库、专业教学标准、专业实训大纲等内容数字化，师生通过网络共享教学资源来提高教学档案数字化水平。另外，建议分级实施档案数据的数字化，日常教学类档案的采集按“不同部门、同步进行”的方式进行，对学院档案室、教务处、教学系部、教研室等不同级别的部门分别规定数字化档案采集的范围及标准，有效避免重复劳动或相互推诿［5］。开通教学类档案管理网络，开展开放式服务。地方高职院校要想突破以案卷为载体的传统教学档案管理模式，必须借助现代信息技术实现教学档案管理方法的网络化，如通过OA系统中教学管理相关的通知和文件、多媒体课件、学生学籍及成绩数据库等实现特定的局域网利用账号及密码查询，从而达到数字化管理的标准。随着OA系统、QQ、微信、飞信、博客、电子邮件等多媒体技术的广泛普及，许多教学档案的管理工作可以借助网络完成，实现自动立卷、排序、检索等档案管理功能［6］。
5完善信息化管理的安全防范工作
教学档案信息化管理的另一个重要方面是做好安全防范工作。首先，要对教学档案的电子文档进行安全保护；其次，增强密码验证以确保资源能够安全储存和访问；再次，对重要教学档案要建立电子文档和纸质文档“双收档制”，保障教学档案的绝对安全。要实行局域网与外网的物理隔离和密钥管理，采用防火墙、安全等技术防止外部攻击，做到信息安全存放，防止内部成员泄露机密。此外，通过建立跟踪登录制度，为每一个电子文件建立电子文件登录信息。非公开的档案信息不允许挂上外网，已公开的档案查询服务要严格执行身份认证、防火墙、数据备份等安全措施。由于教学档案的查阅利用会涉及到院校教学管理的各个部门，教学档案必须进行分级、按权限进行查阅的方式进行管理；低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格按照档案查询的流程逐层执行审批制度，确保档案管理安全［5］。
6结束语
教学档案是地方高职院校对教学过程、教学管理、学生管理、师资管理、实验实训条件管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的极具保存价值的原始资料，是评估地方高职院校人才培养质量的重要依据。教学档案信息化管理是一项基础性教学管理服务工作，因其很难产生直接的经济效益，加之受重视程度远不如其它教学管理工作，导致建设经费匮乏，信息化建设工作难以顺利开展和深入下去，严重制约着教学档案的信息化建设［7］。但是，教学档案信息化建设是必然趋势，在数字化校园的大背景下，教学档案信息化管理对数字化校园建设和发展具有重大意义，地方高职院校应该重视教学档案信息化管理工作，加大资金投入和政策扶持力度，全面推进教学档案信息化建设。
参考文献：
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作者:姚国勤 单位:罗定职业技术学院
第三篇:医院人事档案信息化管理探讨
【摘要】人事档案属于我国人事管理制度的一个重点特色，它可以证明不同人的身份、学历、资历等等。由于人事档案中记录了一个人的政治面貌、品德作风以及工作经历等等，这就给企事业单位招聘员工带来了很多便利。医院，作为一个公益性单位，承担着救死扶伤的职责，对人事的要求更为严格，而传统的人事档案管理制度已经无法适应现代的需求，因此改变医院人事档案管理方式，显得极其重要。
【关键词】医院；人事档案；信息化管理
随着信息化时代的到来，医院对于人事档案的管理也逐渐趋向科学化。但是目前还处在信息化管理的初级阶段，并没有成熟的管理体系，并且某些医院还停留在原始的档案管理制度上，本文将对医院人事档案如何实施信息化管理及其重要性等方面进行具体分析和探讨。
一、医院人事档案管理存在的问题
（一）领导缺乏重视。由于医院的主要工作是治病救人，医院的领导管理层就会忽视其他方面的需求，使得后勤等工作缺乏关注。大部分医院在人事档案管理方面很少投入精力和资源，导致医院的人事档案管理工作存在很多不足，比如，人事档案的信息得不到真正的开发和利用，无法为医院的工作安排提供帮助。另外，医院的档案管理也并不规范，比如新员工入职时，并没有严格审查档案信息，很多员工的档案缺少基础信息，给后期的考核、审批等工作带来了不便，加大了工作量，也降低了工作效率。（二）缺失优秀的档案管理员。我国大部分医院的人事档案管理员，都是一些快要退休的老员工，或者是一些不能胜任其他工作的新员工，这也就拉低了整体人事档案管理人员的业务水平。由于这些档案管理员没有足够的业务知识和整理档案的工作经验，因此，他们的工作只是对人事档案做一些简单的收集、整理和归纳，使得人事档案的资源无法物尽其用，这也是目前医院人事档案管理存在的另一个问题。（三）人事档案管理方法刻板。虽然部分医院已经对人事档案实施信息化管理，但是还有些医院在人事档案管理工作中还没有引进电子信息技术，仍然在使用原始的档案管理方案：人工记录、翻阅、整理，由于医院人事档案内容较多，人工整理过程中经常会出现很多错误，需要多次整理，不仅增加了管理员的工作难度，还容易导致档案破损、遗失，使得人事档案管理中最基本的保管业务都无法实现。（四）人事档案管理工作范围狭窄。目前，只有很少的医院在人事档案管理工作方面，可以展现出其对档案的统计能力，其他大部分医院对于医护人员的人事档案只是简单地催交、分类和保存，并没有对人事档案加以全面、系统的分析和利用，造成人事档案资源的浪费。（五）档案管理意识淡薄。由于档案管理员的工资相对较低，没有经济利益的刺激，使得管理员不能全身心地投入工作中，并且会出现档案管理工作可有可无的心态，只是单纯地查阅和归档，完全不考虑其在人事管理工作中的重要性，进而影响了档案管理工作的质量和利用率。
二、如何提升医院人事档案管理水平
（一）建立人事档案信息数据库。利用电子信息技术，将员工的人事档案与个人医疗、行政档案相结合，并且详细记录医院每一个工作人员的基础信息、全院人才的储备情况以及医护人员的专业领域，便于后期可以公平、公正地考评员工业绩以及评定职称。信息数据库内可以存储大量资料，这在存储空间方面而言，是传统档案管理方式所无法比拟的。在建设人事档案数据库的同时，还应当把如何保障信息存储安全考虑在内。具体可以选择安全、稳定的硬件设备充当存储介质，再对数据进行备份，确保出现意外时数据不会丢失。首先，应当建立医院人事档案基本信息数据库，其中应当录入职工的姓名、出生年月日、籍贯、民族、家庭住址、学历、参加工作时间、职务、奖惩、工资等各项信息。其次，建立医院人事档案查询目录数据库，便于可以快速查询人事档案，具体可以将工作人员按姓氏首字母或者笔画排名，依次录入职工的姓名以及档案编号等其他数据。后续，可以直接运用查找功能，搜档案编号或者姓名，直接搜索出员工档案信息。最后，需要建立医院人事档案材料目录数据库。近年来，医院的人数在逐渐增加，每年都堆积了大量的档案材料，将员工的信息录入数据库时，可以利用目录迅速归类，实现档案数据标准化。（二）开发强大的信息检索平台。医院需要按照内部的使用需求，开发独特的信息检索平台，使之适合内部员工使用。当然，人事档案信息检索平台还应当具有保证长期使用、维护成本低、操作便捷等特点，使之给员工带来便利的同时，也能降低医院的成本。（三）培养信息化人才。人事档案管理工作人员不仅需要掌握丰富的人事档案管理知识和经验，还要能够熟悉计算机，可以通过电脑对人事档案进行录入、检索、使用和提取，并且还要了解一些医疗知识。而此类人才并不多见，因此，这就需要医院针对此类人才进行专业的培训，使之可以提高业务能力，保障以后所参与的医院人事档案管理工作更加科学、高效、规范。（四）完善人事档案管理制度。在对人事档案进行信息化建设的同时，传统的档案管理模式也一直没有废除，两种档案管理模式同时存在，给工作人员带来了很多不便，因此，我们需要对档案管理制度进行完善。首先，医院应该统一人事档案管理模式，选用科学、合理的档案管理软件系统。一套科学完善的人事档案信息系统，可以有效提高整体的工作效率，加快人事档案信息化管理建设。其次，需要加大对人事档案工作人员的考核，针对档案管理员制定具体的奖惩制度，对档案管理有贡献的员工给以奖励，借以提高员工的工作积极性，促使员工不断提升业务能力，发挥所长，进一步完善人事档案管理工作。（五）提高档案管理员主动、创新意识。随着医院人事制度的不断改革、完善，过去的档案管理制度已经不适应当今的管理模式。档案管理员需要在为医院中心服务时，积极利用干部人事档案资源，把人事档案与医院工作相结合，为各科室中层干部竞争上岗、评定职称、人员调整等方面提供重要依据。另外，档案管理部门还应该积极探索，提高创新意识，研究专科医生和行政人员的档案管理办法，进一步完善医院人事档案管理制度。
三、医院人事档案信息化建设的重要意义
（一）有利于提高工作效率。传统的人事档案工作，有很多局限性，主要由于个人整理档案的过程中，极容易发生错误。而对人事档案进行信息化建设之后，一方面可以节省工作人员的很多时间，提高了工作效率，还能减少错误。另一方面也方便医院核查，比如在对人事调动时，可以第一时间调取档案。（二）有利于实现人事档案微机化。当今，很多档案都被强制要求微机化管理，档案微机化管理的好处不言而喻。微机化，作为一种全新的档案管理模式，主要是档案管理员借助原有的人事档案资料，将有关资料手动输入微型电脑并加以核对，使之形成一个完整的人事档案数据库，进一步提高档案管理的质量和利用率。（三）有助于提高医院现代化管理水平。随着科技的发展，在大部分医院行政工作中已经用到了自动化办公，而实施医院人事档案的信息化管理，可以使得医院现代化管理水平得以提高。把人事档案与医院行政档案、医疗档案三者进行结合，可以更好地考评医护人员的工作绩效、充分发挥医护人员的工作积极性、提高医院的管理效率。（四）有助于保护纸质档案。由于纸质档案极易破损、遗失，而很多工作中又必须要求提供书面材料。因此，保护纸质档案也是档案管理员的一项工作，但是长期翻阅又容易破坏档案。人事档案信息化建设可以将原始纸质档案的内容输入电脑，后期查找不再需要翻阅原件，从而可以有效保护纸质档案原件。
四、结束语
医院对于人民群众而言，是一个不可或缺的健康保障机构。而医院的人事档案管理体系是否健全，也会影响医护人员的工作效率，甚至是整个医院的运作效率、管理透明度以及服务能力，因此，对医院人事档案管理进行现代化建设显得十分重要。
【参考文献】
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作者:林洁珩 单位:中山市人民医院
第四篇:医院文书档案信息化管理与应用
【摘要】科学技术飞速发展，信息化社会建设是不可逆的大趋势。医院文书档案管理是开展医院文化建设、提升医院综合管理能力的重要基石。因此其信息化进程的推动，也是新时展的必然要求。
【关键词】医院；文书档案；信息化
当今社会，随着互联网技术的飞速发展，信息传播速度不同往日，社会信息量也在成倍增加。直接导致的后果就是在单位时间内人们可获取的信息量以几何增长的方式在攀升。这种现象被尼拉•尼葛洛庞帝等学者形象地称为“信息爆炸”。而在这样的大环境、大背景下，不论是在工作还是在日常的生活中，对知识、信息产品的熟练掌握、合理利用决定了最终的效率。医院的发展是民生建设中不可或缺甚至可以说是极为重要的一部分，医院工作效率的提升所带来的利益是惠及千家万户的。本文仅以医院文书档案管理工作中信息化管理方式的普及和广泛应用作为切入点，试分析医院如何在网络社会全面来临的大环境下，稳步变革，大幅度提升办公效率。
一、医院文书档案概述及当前工作现状
（一）医院文书档案概述。广义上的文书档案是指行政档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，其实质是突出强调档案的行政性或政治性。衍伸来看，医院的文书档案主要是指医院在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案。主要包括与其他机构（上下级或平级）之间的来文往复；院内发文、简报；会议记录以及工作总结、计划等材料。（二）医院文书档案工作现状。虽然信息新技术在不断为我们的工作提高效率，提供便利，但这一走向的前提还是建立在对新时代新技术的充分利用上。就现在的传统医院文书档案管理情况来看，大部分还是沿袭了以往的手工管理模式。这样的工作方式难免会对人力物力造成一定程度上的浪费，效率为先的时代，在工作效率上一旦落了后，就务必要将变革提上日程。其次，在新时期医改政策变化、医疗任务加重、医患矛盾紧张等各种复杂因素交织的大环境下，各种文件的传递和交流量也只增不减，文书档案工作者时刻需要面对“信息爆炸”的状态，落后的传统管理模式不仅降低了工作的效率，更严重的会影响工作质量。档案材料归档不及时、有缺失或错漏、系统建立不全面都是在传统管理手段不能及时适应新时代“信息爆炸”大环境下工作情况变化而时有发生的情况。工作质量和工作效率的双重影响使得我们应意识到文书档案工作信息化全面开展乃是“大势所趋”。
二、文书档案加强信息化管理的重要性和可行性分析
文书档案的信息化管理，首先对档案材料本身就是一种保护。日常工作中，我们在处理文件的过程中对文件材料的不断接触，自然会造成一定程度上的磨损和消耗。而很多档案材料内容是非常重要的，记载了医院发展过程中所经历、所发生的重大时刻，对医院历史的记录、医院文化的记忆及医院形象的宣传工作都会起很大作用，并且延时很久。加强信息化管理，可以在现有工作架构基础上最大程度地保护档案材料的系统性和完整性。档案信息建设这个概念其实很早就被提出。2002年，国家档案局、中央档案馆的《全国档案信息化建设实施纲要》，规定了“十五”期间档案信息化建设的主要内容和任务，即：基础设施建设、标准规范建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设5个方面。而随着信息技术的飞速发展，这一制度在各个领域档案工作中的具体实施又有了一定的软、硬件依托。文书档案信息化管理，不仅能在日常的工作中减少人力物力的无谓消耗，更能提高工作效率，保障工作质量，最大程度地发挥其价值。
三、文书档案管理信息化建设探讨
（一）争取领导重视，革新管理模式。领导的重视以及顶层设计的合理性，对一项工作能否顺利开展、不断优化是具有决定性作用的。文书档案工作不能直接创造经济效益，带来切实客观的利润，因此实际工作中从领导到从业人员都会或多或少出现对此项工作价值意义认识不清，不够重视的情况。因此，大家思想意识上的转变是所有工作开展的前提。就院内工作的开展来看，办公室文书档案管理人员要时刻以此为己任。日常工作中，不断关注当前最新的行业发展趋势，及时向领导汇报情况，通过各类信息的传递让院领导逐步关注、了解到档案管理工作这一颗小小“螺丝钉”在整个医院管理机制中不可或缺的作用。同时，还要注意积极传达档案管理部门相关文件和精神，加大宣传，让各职能科室工作人员乃至全院职工都能意识到档案工作的重要性。有了意识才会有配合，有了配合才会有效率，有了效率才会出成果。院领导重视、管理层支持，文书档案管理工作的信息化之路才能真正迈开步子。积极探索适合本院情况的文书档案信息化管理模式，逐步改善陈旧工作方法，充分利用已掌握的信息化管理技术，是稳步提升文书档案管理工作质量的必经之路。（二）加大资金投入，完善基础设施。工欲善其事，必先利其器。信息化的技术和设备是此项工作模式转变的基础，也是整个工作能有序开展下去的必要条件之一。而资金的投入则是能拥有基础设施的前提。首先，一直以来，我们所沿用的手工文书档案管理模式是肯定要慢慢走向被淘汰的结局的。按当前信息化社会的发展趋势来看，以计算机为中心，软盘、光盘、U盘、移动硬盘等各种缩微介质层出不穷，更新换代令人眼花缭乱。能实现档案录入、扫描、检索等功能为一体的办公软件也有越来越多的可选择空间。只要加大资金投入，合理选择优秀的基础设施，人力、财力、物力上的节约以及高效、高质量的服务就触手可及。值得注意的一点是，电子档案管理不仅仅是其基础设施需要资金投入。若想真正建立一个完备的、完美的档案实体管理系统，防盗、防控等监控系统的配套设置，防尘、防湿、防火、防磁等设施都要一应俱全。档案管理软件运行过程中的防毒、防网络盗窃措施的也要给予加强。以资金投入为依托，加强档案管理软件、硬件投入两手抓、两手硬，是推动医院文书档案信息化管理与应用的基础保障。（三）重视人才培养，加强队伍建设。任何工作的开展都离不开人才，人才的培养和队伍的建设应不间断地贯穿整个文书档案管理工作信息化建设工作中。档案工作本身就具有一定的专业性，对从业人员的理论基础和实际操作能力都有一定的要求。但由于种种原因的限制，实际上在大部分医院，从事档案管理工作的大多不是专业的档案技术人员，甚至是普通科员兼做这项工作。从业人员在技术上的不专业，对整个工作的进展和进步都有很大的阻碍。因此人才的培养和引进就极为重要。其次，当前社会的高速发展，对任何领域任何岗位的从业者来说都是机遇和挑战并存。构建了能与信息社会相接轨的档案管理系统，就必然需要能不断适应新科技的发展与变化，不断学习新技术、汲取新知识的学习型高端人才。始终重视人才的引进与培养，不断为档案管理人员提供学习新技术、新科技的机会，构建具有学习型和管理型综合能力的复合人才队伍，是始终坚持并推进文书档案信息化工作的关键。
四、结语
信息化发展是趋势，信息爆炸是各行各业都必须面对的大环境，我们要做的，就是积极去适应环境的变化，改变陈旧的工作模式，“质量优先，效率紧跟其后”的工作宗旨要牢牢抓紧。医院文书档案是医院文化建设的基础，是医院有序开展医疗护理管理、行政管理工作的重要凭证。规划先行，着眼需求，重点突破，做好医院文书档案信息化管理工作，是提升医院综合管理水平道路上必须坚定、踏实迈好的第一步。
【参考文献】
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[4]张莉.创新医院文书档案管理的有效途径[J].科技创新导报,2012,17(5):207.
[5]孙琦.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报,2013.
作者:毛婧婧 单位:合肥市第二人民医院
第五篇:医院人事档案信息化管理创新策略
【摘要】人事档案的储存管理不仅能够增强医疗人员的利用，更能够为医院吸纳更多优秀技术人才，对科研、医院发展都有较大意义。以A人民医院为例，针对现阶段医院人事档案信息化管理中存在的问题，特提出以下几点解决的创新策略。
【关键词】信息网络；创新；人事档案；管理
在新形势下，各行业都在不断地进行改革与创新，因为只有不断地进行全面改革与创新才能够尽量避免失误的出现，提高效率。人事档案信息化管理，充分发挥网络时代优势，不断创新，与时俱进，是提升医院工作质量和效率的重要环节。
一、医院人事档案管理亟待改善的问题
（一）人事档案管理松散，缺乏重视度。领导层是确保医院能否健康持续发展的核心，在传统观念的影响下，领导往往更加重视医疗设备、医疗环境、医疗人员的技术等。A人民医院过去一直对人事档案信息化管理缺乏关注，医院处于市区，患者较多，大部分工作人员被调动到更需要的部门，人事档案管理部门就被闲置下来，导致人事档案管理人员对于档案的处理随意化，所以这就导致跟不上新时期医院人事档案信息化管理的步伐。（二）管理制度有待完善，缺乏完整性。以前，A人民医院招纳人事档案管理人员，对其学历、自身素质、学科专业素养都没有过多的考究，没有一套满足医院自身严谨的考查制度，导致在人事档案信息管理过程中出现了各类问题。例如，人事档案信息的缺失、资料的不完善、归档不及时等，并且人事档案管理工作人员没有较高的专业技能支撑，把人事档案管理工作当作闲职，没有太大的激情去完成好这项工作，这些工作人员，缺乏积极性与探讨性，严重滞缓了医院人事档案管理的发展速度。（三）信息化管理方式传统，缺乏创新性。一方面，大多数医院还是采用传统纸质版的管理方法。纸质版的人事档案储存，工作量大、资料众多、人员需求大，而且在归类整理的时候，容易混乱，不利于分类保存，对于一段时间后再去寻找需要的资料，可能就会忘记储存的地方。另一方面，采用电脑网络信息化管理。管理人员的计算机水平不够，专业技能不过硬，所以在管理的时候，会存在分类错误，信息保存不完善，甚至出现信息误存等现象。
二、医院人事档案信息化管理创新策略
（一）强化管理意识，重视人事档案管理人员的培养。近两年来，A人民医院，在不断建设过程中，领导加强重视，一手抓。找出以前存在的问题，定期对人事档案进行查阅，充分利用信息化管理方式，将人事档案进行合理分类，从中发掘人才，促进医院档案管理的发展。同时，领导还加强对人事档案信息化管理的重视，不但对人事档案信息化管理工作以及工作人员给予一定的支持与鼓励，也严格对人事档案信息化管理人员进行了统一的专业技能培训，增强管理人员的专业水平和自身素质，提高工作效率，完善医院人事档案管理工作中的不足。（二）完善管理措施，提升管理质量。加强基础设施建设，更换陈旧的设备，促进人事档案信息化管理更加方便与快捷。俗话说“没有规矩，不成方圆”，A人民医院在了解人事档案管理工作存在的问题后，经过一番讨论，对医院人事档案信息化管理制定了相应的规章制度。他们结合医院人事档案管理工作资料混杂、人员少、管理传统等各类问题，制定了人事档案信息化管理的新方案。例如，资料的查漏补缺、信息的定期整理上报、管理人员工作分配等，深入每一个细节，保证人事档案信息化管理工作有序进行。（三）健全管理体系，突出管理重点。跟上信息化时代，寻找专业人员充分利用网络，完善人事档案管理系统，根据本医院的特点，制定管理方案。例如，将人事档案资料分级设置密码，突出重点，部分资料可以共享，方便相关人员相互查阅，领导能够发现专业人才；另外，可以充分利用现在的扫描技术，把人事档案的纸质材料、图片、声音等资料进行扫描，并分类储存在电脑里，对电脑进行定期杀毒、更换密码，防止资料泄露。（四）创新管理方法，助推“云管”建设。随着科学技术的进步，信息化的时代已经到来，通过电子信息系统管理人事信息，不仅有效节约了资源，更有效的降低了人事档案管理的难度，对人员信息更换等情况，可以及时有效地进行调整和修改，这是传统管理系统无法比拟的进步。当前，大多数医院人事档案信息化管理工作比较传统，效率和质量都得不到保证。为此，医院应该大力加强与第三方网络储存媒介的合作与创新，通过网络媒介将人事档案信息进行有效的汇总管理，并且储存在“云端”，这不仅能够减少和降低人事档案对纸质材料的依赖程度，还可以减少在人事档案管理过程中出错的概率。（五）完善发展机制，引领工作创新。医院的人事档案管理工作往往呈现出的是相对传统、缺乏创新的现状。一方面是由医院的管理制度和现状决定的，另一方面也跟医院发展规划机制有着密切的联系。为了不断优化人事档案管理制度，医院应该完善发展机制，积极研究和探索新媒介在医院人事档案管理工作开展过程中的良好作用，树立发展和创新的管理理念，积极推动医院人事档案管理工作机制的优化和创新，促进医院人事档案管理工作的长足高效发展。
三、结语
本文立足于人事档案信息化管理中存在的问题，结合A人民医院的人事信息管理现状和当前信息化社会的发展趋势，提出了人事档案信息“云管”的设想，对企事业单位的人事信息管理方式创新有一定的参考意义，也更加印证了新时期加强对医院人事档案信息化管理的重要性。
【参考文献】
[1]周翠兰.对目前医院人事档案信息化管理创新策略分析[J].办公室业务,2016(07):44.
[2]付灵运.新时期医院人事档案信息化管理创新策略探究[J].办公室业务,2016(01):159.
作者:杨晓梅 单位:陕西省汉中市中心医院
