前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的档案信息化管理简析(4篇)，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要：对于电力企业的档案资料，比如生产、经营、扩建活动等技术活动形成的档案资料会随着企业的经营时间越长，其内容越多，并且成为电子企业资源的重要组成部分，提供独特的价值。而随着时代的进步，电力企业档案信息化、数字化的水平也愈来愈高，使用信息化档案的意义也越来越突出，所以，下文笔者将探讨电力企业档案信息化的问题与实践研究。
关键词：电力企业管理；档案信息化；档案管理
一、电力企业档案信息化管理的重要性
电气的企业的工作重点完全可以围绕档案的信息化管理展开。首先，档案是属于企业的一个信息库，其信息量非常庞大，并且其主要是将各种信息资源储存、存放在单堆资料之中，这正是将一些原生信息资源进行一系列重要的整合，从而实现自身的价值，或者扩大其自身的价值。这样的作用在电力企业的工作中成为重点是毫无疑问的，并且为企业的经济效益产生发挥着助推器的作用，所以，如果可以将档案信息化管理充分运用，发挥其长处，就可能成为整个电力企业长远发展的奠基。作为档案集成管理的基础，档案信息化的管理重要性不言而喻，档案信息化管理在知识平台的基础上将相关文字与管理中的图像、文字与声音、时间等各种信息集成起来，让各个类别的信息与其信息各位资源得到整理于配对汇总，这样的管理工作可以使不同的部门与环节的功能得到综合，使其克服时间与空间、环境等障碍，实现企业信息资源的自由流通。
二、档案信息化管理存在的问题
（一）档案管理人员素质问题
在当前的档案信息化程度来看，档案信息化部门最为需求自然是能够熟练使用档案信息化技术的人员，缺少这类人员限制了整个电力企业的档案管理的发展，并且对电力企业的经济、技术发展产生了很大的障碍，这不仅是档案管理的问题，更对整个行业的发展产生了限制，所以，笔者认为在进行档案信息化管理的过程中必须要求相关的档案管理人员拥有更高、更好的信息化档案管理知识层次，掌握先进的信息化档案管理技术与技能，从而为档案的信息化管理作出良好的基础与后续发展的保障，反之，如果没有拥有相关技术、知识的信息化管理人才，就算企业拥有再好的信息化档案管理装备、工具，也只是起到表面作用，对企业的进步推动非常微小。
（二）不能保证自身的特定性
对于档案的信息化管理，虽然对于纸质档案管理，其节省了大量的工作时间，大大提高了工作的效率，但是其同样存在的不能保证自身特定性这样的严重问题。这样的问题主要来自于电子档案自身的特点，因为电子档案修改过于容易，并且很容易达成修改后不留痕迹，也不具备特定的字迹，所以文档的特定性、独特性、凭证性都无法得到保证。
（三）无法系统性的管理档案
档案管理的系统性可是说是档案信息管理电子化的前提，所以如果无法系统性的管理档案，那么信息化的档案管理也就是无稽之谈，正是因为这样的问题，在目前的档案管理进程中，会因为企业中各种各样的原因导致档案管理、文献管理存在着标准不统一，管理规范性很差的现象，这样事情的出现使档案管理的系统性大打折扣，制约了档案信息化管理的统一性，所以，档案信息化管理的标准化与这个工作的规范性必须得到企业上下的重视，从而提高档案管理的系统性。
（四）档案管理的技术标准不达标
对于档案管理的工作程序以及档案管理信息化的技术标准在制定时候，并没有讨论到现金信息化发展如此快速的因素，计算机信息处理技术的特点与发展情况都大大超出人们的想象，所以，对于档案文献管理的载体，比如磁盘、软盘、光盘、硬盘等，都无法从行管的档案管理规定中找到相应的技术标准进行规划。
三、电力企业档案信息化管理的对策研究
（一）提高档案信息化管理人员的素质
对于这个信息化技术快速发展，知识经济不断发展的时代，像电力企业这样的传统事业如果想要拓展企业事业、持续创新，那么提高相关部门人员的素质是必不可少。而对于档案信息化管理来说，也必须提高其相关管理人员的素质，这里所提到的素质，是对于档案管理人员自身精通本职的专业知识以及专业技能，还必须具备相应的现代科技手段，对档案的信息化进行科技的管理，而为了让相关管理人员能够拥有这样的能力，电力企业的高层人员可以通过进行宣讲、学习、或者布置员工在闲暇或者工作比较轻松的时候通过媒体介质进行学习，并且鼓励、奖励员工不断更新、扩大自身的管理知识、素质与专业知识，这样可以发展成档案管理工作整个部门的工作效率与工作意识提高，增强自身的责任心、
（二）提高档案的系统化水平
为了使档案信息化管理工作能够更加顺利的进行，档案的标准化与规范化化是其必须进行的工作，并且，档案的规范化与标准化的提高，可以使档案的信息化整理水平得到提高，也就是提高了系统的整体水平，从而可以更加有规范的发挥出整体的优点，而为了达到提高档案信息化管理的系统化水平，所必要的是进行档案业务的规范化，以及档案标准的健全，并且将这些切实的布置下去，监督其实施，就可以使档案的信息化建设得到整个系统的整体水平的提高。
（三）保证网络信息的安全
网络的信息的安全问题直接影响了档案信息化管理的安全问题，所以必须得到相关人员与企业高层的重视，比如电子档案的载体传输安全保管体制与网络传递、介质传递的电子文件归档等问题，都要对其安全性加以保证与检查，一旦安全环节出现问题，很可能出现信息保密性被破坏，知识产权被侵犯等等问题，而这些问题都是对档案的信息化管理建设造成极大阻碍的问题，所以，档案信息的机密性与安全保证都要依托于网络信息与计算机系统的运行安全，因此，设置访问权限与身份识别等措施是必须的，这样才能保证档案信息化的顺利进行。
四、总结
对于企业的一些重要档案，进行数字化、信息化建设是国家档案局与国家电网公司档案信息化工作的要求，档案信息化建设更是国家电网一强三优的现代单位基本要求，所以，档案管理适应现代信息技术发展，是今后档案发展的必然选择，在这方面的管理人员，必须拓宽管理思路，改进工作方法，对于工作要加紧、加精，提高工作效率，使电力企业更能够在企业档案的改进中得到整个企业的经济效益的增加。
参考文献
[1]吴佳宜.电力企业档案信息化运行管理探讨[J].中国集体经济，2011（36）.
[2]黄琳.浅议电力企业档案信息化管理[J].管理观察，2010（25）.
[3]尹镜.探寻电子企业档案信息化管理的重要性[J].赤子，202（13）.
作者:任国珍 单位:国网青海省电力公司海南供电公司
第二篇:城建档案电子信息化管理
摘要：随着现代经济的不断发展与城市化进程的加快，城市建设成为现代社会建设的重要组成部分。城建档案实际就是城市建设相关活动的真实记录，在发展中，需要对档案进行分析与核实，从而确保其发展方向的正确性。然而，目前很多市政府都没有认识到城建档案管理的重要性，只是单纯的将其作为资料保存档案馆，而且多数档案保存都基本等于封存。在城市的发展与建设过程中，基本上不会对这部分档案进行利用，这就使得档案信息无用化严重。同在我国传统的城建档案管理上，其管理理念与方式落后，有效信息不能及时提取与整合，自然也就无法对之进行利用。在当前社会发展下，人们开始认识到档案利用的重要性。且档案管理理念与方式也趋于现代化，电子信息化管理在城建档案的保存中运用相对普及。文章针对城建档案的内涵与特点进行概述，并就城建档案的作用加以明确，从侧面烘托出城建档案电子信息化管理的重要性，就其实现过程中存在的不足加以明确，提出解决措施，希望能够为我国城市建设的档案保存与利用作出一定的贡献，从而促进城市建设的现代化发展。
关键词：城建档案；电子信息化管理；现状；策略
城建档案是城市在建设中所形成的档案资料，其中既包含记录性文件也包含一系列合同与规章。对城建档案的管理能有效地提高其城市建设中的资料参考，从而确保其在发展中的一些决策符合城市现状。而现代社会科学技术的不断发展，使得档案管理也趋于现代化，城建档案电子信息化管理模式逐渐引起社会各界的关注。受到传统档案管理的限制，城建档案电子信息化管理的实现在多个方面均存在问题。使得其管理的秩序与安全有所缺损。为进一步实现城建档案的保存与利用，必须就其电子信息化管理的实现进行研究，对其中不足加以弥补，从而促进档案管理质量提升，更好的为社会服务。
1城建档案的内涵解析
城建档案与一般的档案内涵基本一致，只是在主体上会存在差异。文章将城建档案定义为城市建设中的一系列活动的记录文件与相关资料的整合。在传统的城市建设中，其仅包含建筑内容，而当前的城建已逐渐上升到城市各个方面的建设。其中既包含建筑，也有经济、政治等内容。目前的城建档案其包含的范围更广，内容更全面。同时城建档案的管理难度也会相对提高。城建档案属于档案的范畴，与传统的档案特点基本一致。主要包含、动态性、内容多、类型多、档案利用价值较高以及人员较多。
2城建档案电子信息化管理的必然性
城建档案对于一个城市的发展具有十分重要的作用，而城建档案的特点决定了其管理工作的开展难度大，且内容复杂多样化。因为传统的管理形式很容易出现偏差。随着现代化科学技术的发展，人们逐渐意识到信息化管理技术在档案管理中的优势，从而开始在城建档案管理中引入电子信息化管理，希望能够实现其管理的高效性与资源利用的最大化，为城市建设提供积极作用。
3城建档案电子信息化管理的应用特点
所谓城建档案的电子信息化管理，就是利用当前的一些新型的电子信息化技术对城建档案进行现代化管理与信息的提取，从而实现城建档案价值的最大化。就这点而言，城建档案电子信息化管理的应用特点，可表现为如下几点：
3.1存储形式的多元化
在城市建设的过程中，其存在着多种合同或者文件，城市的稳定发展与相关部门的运行都具有十分重要的作用。而在传统的档案管理中，多是对实体资料进行收集，并且以文件夹等形式，将其进行保存。这种储存形式相对单一，且受到破坏的可能性较高。同时，实体化的资料一旦保存的时间过长，就很容易被侵蚀，从而存在档案丢失的可能。而电子信息化管理技术，其打破了这种单一的存储形式。利用云计算、计算机技术、信息化技术等，优化城建档案的存储，使得其保存方式多样化。在整个档案的存储过程中，其不仅具有实体还有数据库。就算数据库或者实体档案丢失，其整体档案依旧存在。
3.2信息处理的准确性与及时性
档案不是单纯的信息收存，而是发展记录。其中包含了城市发展中的一些规章制度与发展方案。也就是说，城建的档案其中不乏一些可用的信息。然而，城建档案本身的信息具有内容多、种类丰富等特点，如果使用者要从整个档案中去寻找可用信息，其寻找的难度较大，且获取的信息可使用性较小，且浪费时间。电子信息化管理其本身是以一个系统存在，在档案录入后，其系统中的数据处理模块就会对城建档案中的信息进行归类，并对其中的一些有用信息进行自我归档。在城建档案运用的过程中，使用者只需要进行对应的搜索，便可以获得有用的档案资源。这就打破了传统档案利用的费时费力现象，从而实现了档案利用的高效性。
3.3档案信息的共享性
在我国当前存在的城建档案管理，多是以实体管理为主，也就是这种管理模式的信息支撑范围有限。而一般来说，城建档案信息也多是对本城市的发展有用。然而，在城市化进程不断加快的背景下，越来越多的城市在建设中借鉴其他城市的发展经验，以期望能够实现其发展最佳化。因此，其需要对城建档案中的信息进行了解。但是，实体化的城建档案管理模式，其无法实现信息共享，自然在档案的传播与利用上，就会有一定的主体限制。城建档案电子信息化管理的提出，有效地打破了城建档案的地域限制，其会创建对应的网络系统，从而使得信息具有共享平台。
4城建档案电子信息化管理不足与对策
4.1城建档案管理重视度
目前，我国多数城市在建设的过程中，都没能正确的认识城建档案电子信息化管理的重要性，使得其在相关工作的安排上，缺乏对这部分的人员配置与工作设定。这就使得城建档案管理在落实上存在明显的不足。针对该种问题，城建相关部门必须要正确的认识到其在城建工作中形成的档案与资料对于后续工作实施的重要性，端正相关部门对城建档案的认知，从而方能确保其在各项资源的配置上，符合城建档案电子信息化管理的基本要求。
4.2城建档案管理理念
城建所涉及的部门较多，这就使得城建档案管理的复杂性较强。而在当前的城建档案管理中，其仍旧沿用最为传统的一些管理理念，也就是没有明确的将城建档案与传统档案区分开来。自然，在相关制度的制定与落实上，也缺乏对应的适用性。尤其是电子信息化管理策略提出以后，传统管理理念基本上无法使用。针对该种现象，必须要对城建档案管理理念进行更新。在电子信息化档案管理的推进过程中，对应的档案管理人员需要充分认识到档案管理的价值，并且将档案管理的环境与以往环境进行对比，以保证其管理理念的更新。
4.3城建档案管理人员素质
电子信息化档案管理对于管理者的素质要求相对较高，无论是在档案管理人员的管理知识上，还是在相应设备的操作上，传统的档案管理人员基本上都无法适用。这就使得电子信息化城建档案管理的实现存在一定的缺失。对此，市政部门可以创设对应的培训机构，针对所有城建部门的档案管理人员进行电子信息化档案管理知识与技能的培训。涉及城建档案管理理念的更新问题，也必须要以人员为基础，从而使得管理人员素质得到根本性提升，在整个管理过程中无论是操作能力还是管理意识都有所加强。
4.4城建档案管理设备
城建部门较多，城建档案分布也相对较散，而不同的城建部门，其基础条件不同。对于其城建档案的管理要求与管理配置也存在一定的差异。城建档案电子信息化的提出，于很多城建单位而言，基本上没有对应的硬件设备作为保障，在实现上也存在一定的缺失。针对该种现象，可以适当的针对各个城建部门的档案管理设备进行了解，并且适当的对其进行资源的统筹，使得城建档案管理设备相对而言能够区域平均化，保证城建档案管理水平提升。
4.5城建信息查询系统
目前，多数城建部门的城建档案都只是对内开放，而相关单位需要对其信息进行使用时，基本上无法查询，这就会使得越来越多的部门无法认识到城建档案管理的有效性。在城建档案电子信息化管理实现的背景下，可以创设对应的城建信息查询系统，使得区域内的城建信息都能够在该平台上查询，为城建档案管理的作用进行证明，使得城市建设中的各个部分都能够及时的获取信息并将其作为参考，从而促进城建质量，推动现代化城市建设的进程。
5结束语
城建是一个综合性的名词，其中包含的内容相对较多，城建单位也相对广泛，且类型多样化，这些因素使得城建档案管理难度较大，管理内容较多。而传统的城建档案管理忽略了其档案性质与特点，在管理时，没有对其后期的利用价值加以重视，使得其管理存在较强的片面性。城建档案电子信息化管理是档案管理发展到一定程度的必然趋势，因此，必须要就城建档案电子信息化管理的实现进行研究。希望能够有效地利用电子信息化技术，使得我国档案管理人员素质提升，档案利用效率提高，为城建部门管理工作提供更为有利的参考。
参考文献：
[1]樊兵.陕西省城建档案电子信息化管理[D].长安大学,2013.
[2]窦文岐.城建档案信息电子化的必要性与可行性研究[J].城建档案,2016,(1):11-12.
[3]梁丽坚.城建档案电子信息化管理研究[J].办公室业务,2016,(2):179.
[4]石巧明.论土地测绘档案网络化管理[J].工程技术研究,2016,(7):237.
[5]张旭光.天津城建档案媒体信息管理系统的设计与实现[D].大连理工大学,2015.
[6]秦贞云.论城建档案信息化建设[J].科技促进发展,2012,(S1):30-31.
[7]李新民,邱书巧.城建档案管理数字化探析[J].城建档案,2013,(11):7-10.
[8]刘婷.城建档案利用中存在的问题及对策研究[D].安徽大学,2013.
[9]段睿辉.城建档案信息资源整合性服务研究[D].云南大学,2013.
作者:阴子芬 单位:晋中市城乡建设档案馆
第三篇:档案信息化管理安全防范重要性
摘要：实现档案信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势之一。通过实现档案信息化管理能够大幅度提升档案管理工作质量及效率，让档案管理工作达到新的层次。但在档案信息化管理过程中，也会受到潜在风险因素影响，会对档案信息安全产生威胁，可能会造成电子档案信息损坏或丢失。基于此本文对档案信息化管理中心信息安全问题进行了分析，并提出了相关防范策略。
关键词：档案信息化;信息安全;风险防范;预判能力
1档案信息管理安全防范的重要性
对于档案信息化管理中心而言，档案信息管理安全防范是基础性工作之一，是电子档案信息安全的基本保障。电子档案管理与传统纸质档案管理存在明显差异。电子档案占用空间远小于纸质档案，消耗人力较少。在节约人力、物力资源的同时，也能够大幅度提升档案管理效率。但在电子档案管理过程中，也容易受到其他因素影响如网络病毒、木马、黑客攻击、非法访问等。这些网络风险因素会对电子档案信息的安全产生严重威胁[1]。一旦电子档案受到恶意攻击而出现信息资料遗失、泄露或损坏等，所带来的后果将不堪设想。因此，档案信息化管理中心要加强电子档案信息安全防范，通过针对性措施来保障电子档案信息资料不受外界非法攻击影响。同时，档案信息化管理中心内部要加强相关工作人员安全意识培养，创建一个良好的电子档案安全管理氛围，促使电子档案信息管理工作顺利开展。
2档案信息化管理中心信息安全问题
尽管电子档案信息安全管理一直都备受档案信息化管理中心所重视，但具体实施过程中，还是表现出了一定问题[2]。
2.1风险预判能力有待提升
部分档案信息化管理中心，在电子档案安全风险防范时风险预判能力较弱，无法提前对潜在性安全风险因素做出预判。一旦出现突发性事件，实际解决问题的能力相对薄弱，容易出现电子档案遗漏、损坏、丢失等情况，会对电子档案信息安全产生严重威胁。同时，档案信息化管理中心风险评估体系尚不健全，未能对风险漏洞进行合理分级，缺乏针对性的防控措施。
2.2相关管理制度有待完善
档案信息管理中心由于相关管理制度不健全，导致部分工作缺乏有效导引，无法按照标准化、规范化的流程执行，往往会出现差错、遗漏。同时，制度缺乏可操作性，导致制度执行力较弱，使得制度流于形式，无法充分发挥作用。
2.3电子档案信息安全存储格式之一
一些档案信息化管理中心在储存电子档案信息时格式不够统一。由于档案信息来源范围较广，由不同软件所生成的电子档案格式不尽相同，在数据转换时往往存在一定阻碍，这也在一定程度上增加了电子档案的安全风险。还有一些电子档案需要通过专门的设备或软件才能读取，一旦出现设备故障或软件故障，相关信息可能无法及时读取。临时转换电子档案格式则需要耗费大量时间。
3完善档案信息化管理中心信息安全
3.1加强信息安全风险预判
档案信息化管理中心在电子档案信息安全建设过程中，必须加强信息安全风险预判。通过有效地风险预判，提前发现风险因素或风险漏洞，做出有效防范，更大程度保护电子档案信息安全。档案信息化管理中心需要充分利用先进的保护技术，对存储介质、基础设施等进行全面性地保护，构建出一个完整的电子档案信息安全屏障，防止电子档案系统受到非法入侵、网络攻击等[3]。通过加强风险预警、完善应急预案制定等，进一步增强风险预防能力。同时，档案信息化管理中心要不断加强相关员工业务能力及专业素质培养，使其能够在第一时间对风险因素做出反应，提升其风险分析及预判能力。通过一系列举措，将电子档案风险控制由以往“事后补漏”的形式转变为“预防为主，防治结合”的形式，做到事先预防，事后管控，进一步提升安全风险管理效能，让安全风险因素“无所遁形”。
3.2规范信息安全标准体系
档案信息化管理中心通过构建一个规范化的信息安全标准体系，让电子档案管理工作能够以标准化的流程执行，进一步消除安全漏洞。在信息安全标准体系制定过程中，可参考国家及行业相关标准如《计算机信息系统安全保护等级划分准则》《信息安全应急响应计划规范》《基于互联网电子政务信息安全实施指南》《电子文件归档与管理规范》《终端计算机系统安全等级技术要求》《终端计算机系统安全等级评估准则》等[4]，进一步明确管理细则。当然，在信息安全标准体系构建过程中，也不能盲目性地应用国家标准或行业标准。档案信息化管理中心需要结合实际情况，做出一定调整，保证安全标准体系与自身发展目标的契合度。通过推进信息安全认证，完善档案基础设施安全保密，保证电子档案信息从采集、整理，到加工、应用都具备安全保障。档案信息化管理中心信息安全标准体系构建除了要适应形势需求外，还要表现出对技术的前瞻性与主动性，为新技术应用提供预留空间，让新技术能够无缝应用到电子档案信息管理当中，让电子档案信息安全抗性不断提升，进一步提升管理工作效率及质量。
3.3不断增强电子档案信息安全防范意识
增强电子档案洗洗安全防范意识，意味着档案管理工作者能够从思想源头认识到电子档案信息安全保护的重要性，这对于电子档案信息安全保障体系建设具有重要的意义。档案信息化管理中心内部通过安全风险评估教育培训，不断增强档案工作人员信息安全防范意识，使其能够对电子档案信息安全风险隐患保持较高的警惕[5]。同时，要加强相关法律知识培训，不断增强档案工作人员相关法制观念，督促其主动约束自身行为。另外，档案信息化管理中心还可聘请行业专家开展行业知识讲座，进一步丰富档案工作人员视野，使其能够接触到行业前沿，促使其更新知识积累，进一步提升自身业务能力及综合素养，为电子档案信息安全防范提供可靠的人才保障。
3.4保证信息存储长期有效
电子档案文件的生成会经历一个完整的生命周期，包括电子信息形成、收集、整理、归档等，这是一个连续的过程。在这个过程当中，必须保证电子档案信息的真实性、完整性及有效性，才能保证电子档案信息的原始性，才能充分体现出电子档案信息的价值。在电子档案信息存储过程中，由于信息文件内容与载体具有可分离性，这也就导致了一份完整的信息文件可能由若干份不同物理地址或不同格式的文件组成。信息文件对存储软、硬件环境具有较高的依赖性。脱离了原有的环境，可能会出现无法读取，甚至可能出现文件丢失的情况。因此，在电子档案文件存储过程中，要统一软、硬件系统以及对应的数据端口，保证信息文件的兼容性，尽力避免信息孤岛，让信息存储长期有效。归档时，先进行逻辑归档，将信息文件的管理权限由产生部门转移到档案部门，再经过后续处理，最终将电子文件归档转变成物理归档。同时，要制定相应的电子档案信息备份制度，要求定期备份存储电子档案，为电子档案安全存储提供另一层保障。
3.5加强电子档案信息安全评估
通过对电子档案信息进行有效的安全评估，能都对电子档案管理过程中存在的潜在性风险因素进行提前预防。常见的安全评估方法包括以下几种[6]：第一，FAT分析法。该方法主要是利用图形化的故障树来对潜在风险隐患进行直接、清晰地分析。该方法应用过程中，会结合各事件之间的相互联系逐级建树。根据某一个初始事件便能够预知到另一个与之存在联系的故障事件。也就是说，能够根据基本事件情况反映出顶级事件状态，从而对事件成功及失败的可能性进行连续分析，直到获取最终结果。第二，EventTreeAnalysis法。该方法是结合风险事故产生过程进行分析的方法。由事件原因至结果顺序出发，构建相应的树形模型图。首先，确认起始事件，并对风险事故进行合理预测，初步获得潜在隐患因素，对可能产生的不良后果进行评估。同时，提出相应的风险预防、管控措施。其次，进行事件树编制，借助事件树来深入分析风险事故原因，对风险因素进行细化。再者，对造成风险事故的顺序进行描述，确认事故最小割集，编制相应的分析结果。第三，Dephi法。该方法是最为常见的安全风险评估方法。主要是利用互不干扰的调查方法来收集相关专家预测意见，通过反复询问，让所有专家预测意见趋于一致，获得电子档案信息安全威胁的最终预测结果。在档案信息化管理中心相关业务开展过程中，根据实际情况，选择合适的安全评估方法，找出潜在性的风险要素，并给予针对性措施管控，更大程度消除潜在性安全风险，为电子档案管理“保驾护航”。
4结束语
档案信息化管理中心信息安全建设过程中，通过完善相关制度、加强安全意识培养、规范信息安全标准体系、加强电子档案信息安全评估等举措，逐渐构建出一个健全的电子档案信息安全保障体系，较大程度防止电子档案遗失、损坏，为电子档案安全存储提供保障。
参考文献：
[1]王薏涵.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].通讯世界，2015（8）：183-184.
[2]陈玉环.浅析档案信息化管理中的安全防范对策[J].黑龙江档案，2012（6）：69.
[3]裴志禹.浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[J].黑龙江科技信息，2016（24）：177.
[4]刘晶.浅论档案信息化建设的现状及应对策略[J].办公室业务，2013（3）：38-40.
[5]谢传奇.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].黑龙江科技信息，2017（10）：266.
[6]项文新.档案信息安全风险评估方法[J].中国档案，2012（5）：64-67.
作者:李迎芝 单位:公主岭国家农业科技园区政务服务中心
第四篇:档案信息化管理创新研究
【摘要】信息化时代，我们应加强档案管理的创新研究，从管理机制入手，更新服务理念，并不断提升工作人员的专业素养、信息技术能力，引进现进、科学的管理系统，为学校的发展，为教科研工作的更有序、高效进行贡献力量
【关键词】档案管理；信息化；管理模式
如今是信息化时代，“信息化”是各项工作转型趋势，学校档案管理也离不开信息化手段，可目前在学校档案管理的信息化进程当中还存在许多问题，特别是教科研档案管理方面，还有许多不完善的地方，需要不断探索更新颖、更合理的管理模式，让信息化与档案管理工作有机融合，提升工作效率。档案管理虽然是学校管理工作中一个最简单、基础的方面，但也是需要规范和与时俱进的，而且在某种程度上来讲档案管理工作的优质优效的程度，反映了学校整体管理能力的高低。目前很多学校对档案信息都采用了信息化的方式进行管理。
一、教科研档案管理的现状
1.信息化管理推进势在必行。近几年，由于各级主管部门增加教育投入，各个学校的教育科研工作获得了前所未有的发展机会，各级各类教学工程和改革项目都得到了落实，精品课程、教学示范课、教学新成果等遍地开花，多种类、多级别的教学工程和改革项目，假如按照传统的人工管理方式来进行档案管理，不仅工作量巨大，而且不利于查询、归类，在这种条件下，信息化档案管理势在必行。教研档案信息化管理能让教研档案的归纳和整理规范化、高效化，让教科研档案各级各类项目条分缕析，且形成教学成果的强大的数据中心，并成为管理沟通的平台，将学校的教学成果信息全面、准确、及时地汇总，展示学校教研活动成果，为学校领导监管、决策提供便利，同时也让教师们能够通过管理平台实现教学成果登记、查询网络化，避免了手工填写各种表格的麻烦，有效地节省了时间，提高效率。2.信息化档案管理存在诸多不足。首先，缺乏信息风险意识。教科研档案是学校和教师工作研究成果的整合，进行教科研档案的信息化管理，一方面要注意资料的完整性，另一方面也要注意资料的保密性，以保证研究成果的版权不被侵犯。信息化管理让信息查询更高效、便捷，但并不是信息的无门槛“分享”，这是在信息化管理过程中尤其要注意的。其次，工作人员素质有待提高。档案的信息化管理过程中，计算机的应用能力是一项基本的要求，如果工作人员不具备专业的计算机理论知识和实际操作技能，就无法实现档案信息管理的智能化、科学化和自动化。现在学校中许多负责档案管理的人员大都是从别的岗位借调过来的，遇到技术要求比较高的管理工作时，往往不够熟练、有序，影响了工作的效率和质量。再次，管理模式不够健全。许多学校的档案管理工作部门都是行政部门兼管，并不具备独立的组织管理的能力，制度体系也不完整，岗位责任划分不够清晰，让档案信息化的改革进程受到影响。
二、加强档案管理的创新实践
鉴于学校档案信息化管理和教科研档案管理中存在的问题，我们有必要加强、创新档案信息化管理的方式、路径，让档案管理与信息化时代接轨，形成科学有效的运行机制，充分发挥作用。1.从管理机制入手，实现信息化。完善的管理机制是让档案管理工作有效步入信息化的保障。具体来说，就是在档案管理的信息化系统中，对于不同的管理方面，比如，政策性档案和教科研档案应该建立不同的规范和标准，对于材料的积累、分类、归档等过程，都要有明确的流程和标准，对于硬件设备和电子文件都有合理的存储空间，让管理有序可循。2.建立信息化服务理念，确立正确观念。无论是学校普通档案管理还是教科研档案管理，都是为使用者服务，想要实现档案管理整体的信息化，也必须实现服务理念的信息化。即优先从信息化的角度为使用者提供信息，让使用者能够通过“信息化”模式更快、更高效地获得自己需要的信息，体现在教科研档案领域，就是对不同专业、不同类别的教科研文件合理地归类，让使用者便于检索，更快地查询到自己需要的信息。此外，还要让信息化服务更有“个性”，满足不同使用者的个性化需要，比如，主管领导需要的是数据的整合、汇总，以及对教学成果创新点的整体把握，而专业教师查询、检索的可能是自己可以借鉴、学习的观点或者更多有用的具体数据等。3.提升工作人员专业能力、信息技术能力，提升工作效率。档案管理人员的信息技术能力，对于整理管理工作的信息化程度有着很大的影响，如果工作人员缺乏专业性，对档案的归类、分类不准确，或者计算机操作技术不过关，就会让整个管理工作难以有序、高效进行。而在教科研档案管理方面，如果工作人员对于教科研的文献缺乏基础知识的了解，在归类和分类方面可能就不够准确、合理。因此，推进信息化档案管理工作，极有必要提升工作人员的专业能力、信息技术能力，通过学习交流、教育培训、学术研究等方式，能够有效地优化工作人员的知识结构，让他们对信息的归纳、整理、加密等工作有全新的认识并增强信息技术的实际操作技能和熟练程度，提升整体的职业素质和业务水平，让整个管理体系更趋于信息化，满足信息化档案管理的工作需求。4.引进先进的信息化管理系统。先进、完善的信息化管理系统有着成熟的管理机制和运行机制，能让教科研文献在系统的规范下有序分类、归档，并能在系统内获得更广阔的展示平台，促进科研成果的借鉴与交流。目前国内已有多个系统可供选择，各个学校可根据实际工作需要进行选择。
三、结语
信息化是时代的趋势和要求，信息化档案管理能够让繁杂的、大量的各项档案更集中、合理地得以整合，在教科研档案的管理方面更是有着传统手工存档方式无法比拟的优势，教师、教学管理人员和主管部门可以随时登录，查询时时更新的教研成果，让科研成果的交流和规范管理都更便捷、高效。因而在信息化时代，我们应加强档案管理的创新研究，从管理机制入手，更新服务理念，并不断提升工作人员的专业素养、信息技术能力，引进现进、科学的管理系统，为学校的发展，为教科研工作的更有序、高效进行贡献力量。
参考文献：
[1]郑博熙,程达王.信息化时代下档案管理的创新与发展[J].管理观察,2016(11).
作者:张晓莉 单位:吉林省四平市教育科学研究所
