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【摘要】
本文主要介绍了全面建设规划业务档案信息化管理的重要意义，并结合笔者工作经验提出了实现规划业务档案高效利用的建设思路，以期改善城乡规划局档案管理工作效能，为推动档案管理事业持续发展提供有益参考。
【关键词】
规划业务；档案管理；信息化；思路
一、全面建设规划业务档案信息化管理的重要意义
规划局作为政府职能部门之一，不仅承担着地区城市规划档案资料的管理、规划测量、规划设计及相关档案管理的职能，也是政府城市规划的信息中心、决策参谋中心，是社会各方面利用城市规范建设的史料中心。时下，信息化已然成为社会发展的必然趋势，规划档案管理工作也应朝着这一方向变革，这不仅是档案管理人员与时俱进、顺应时代潮流的有效途径，也是提高档案利用率的最佳选择。具体地说，信息时代规划业务档案管理在原有纸质化、人工操作模式的基础上，引入数字化、电子化等归档和操作模式，不仅有效解决了规划业务档案存储空间日益匮乏的问题，还从根本上优化了纸质档案的查询、借阅模式，使得规划业务档案的查询、借阅更加方便快捷。例如，通过互联网操作平台，不仅能够让档案的检索、查阅工作在系统指令发出后立即实现，还突破了以往空间和时间上的约束，且一份档案可以同时提供给多人借阅，整体上提高了规划档案的服务性能和利用率。此外，业务档案的查询结果也较以往人工处理时更加准确、方便、快捷，信息更加全面、高效。一言以蔽之，全面加强规划业务档案信息化管理，不仅有益于规划业务档案管理效率的整体提高，同时，这种分门别类、高速检索的处理模式还能促使规划业务档案利用效率大幅提升。
二、提高规划业务档案利用效率的建设路径
（一）统筹管理规划业务建档、使用，促进档案管理规范化。规划业务档案管理信息化建设是档案管理智能化的直接体现，其以城乡建设档案资料为管理对象，运用计算机软件、硬件及网络技术和计算机通信技术，实现对规划业务数据的输入、存储、查询、检索、处理、分析、显示和更新，以便于档案管理人员及相关档案查借阅人员通过系统方便、快速地进行资料录入、管理、查询和分析等工作，成功地将档案工作人员从过去烦琐的工作中解放出来。而要全面推进信息化建设，首要建立规划业务档案管理工作长效机制，明确管理重点内容、工作分工和追责处理，并依照不同的职能成立专项工作小组，完善规划业务档案工作网络，以保障工作有条不紊地开展和落实。其次，要进一步优化规划业务档案信息化管理体系，建立涵盖业务审批流程、档案交接、资料规格、存档方式、查阅使用等各环节的操作系统，确保规划业务档案真正实现智能化管理。
（二）健全业务档案管理流程标准，提高内部调档查阅效率。规划业务档案系统数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，可结合单位实际，建立综合业务档案数据库，以实现规划业务档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善规划业务档案规范管理，提高城乡规划局行政服务效能。
（三）重视数字档案安全备份管理，严控业务档案保密工作。现代科学技术发展带来的信息化处理，虽然实现了海量档案资料的便捷存储与高速处理，但也存在一定范围的缺漏，因而必须重视互联网与信息化共同作用下的安全隐患，重视规划业务档案信息安全问题。这就要求档案管理人员不仅要重视数据库本身的安全，还要对机读目录进行保密，严格按照我国现行网络信息保密法律法规，加强档案信息库特别是未开放信息数据的保密工作。其次，要健全规划业务档案数据库，做好数据安全备份，定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。此外，还要注意在档案数据备份至云端时，及时设置防火墙、数字验证码、密码校验，做好防入侵检测，为档案存储提供多重安全保障。
三、结语
全面实现信息化管理已成为新时期我国行政事业单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。城乡规划局作为行政事业单位的重要组成部门，其规划业务档案管理是城乡规划、建设和管理的基础，也是城市建设行政主管部门依法实施行政管理及工程建设等工作的重要依据。因此，在信息化、数字化的发展形势下，规划档案管理也应加强信息化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应大规模城市建设需要，助力城市经济蓬勃发展。
作者：黎颖珊 单位：中山市城乡规划局火炬开发区分局
【参考文献】
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