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【摘要】
AACSB认证要求所有工作要围绕使命来展开，并且注重认证过程。办公室信息化管理是管理人员结合日常工作来提升管理效率，记录管理过程的有效途径，是实现、保留认证过程的可行方法。本文就办公室信息化管理的重要性、具体内容、当前存在的问题及如何开展办公室信息化工作进行了具体的论述。
【关键词】
使命；办公室；信息化；机制
一、背景
国际高等商学院协会（AssociationtoAdvanceCollegiateSchoolsofBusiness，简称AACSB）是全美唯一一所对工商管理及会计专业有鉴定权的权威机构。2013年10月23日，北京联合大学商务学院正式成为国际高等商学院协会（AACSB）的会员单位。这标志学院开始融入全球商学院的大家庭，为未来紧跟世界商科教育的步伐，提升人才培养质量奠定了基础。AACSB标准依据战略管理标准，突出使命的重要性，强调每个商学院都要有一个清晰明确的“使命”描述，学院的一切教学活动都应该为使命的实现而服务，并鼓励学校创办自己的办学特色。
二、围绕学院使命开展工作的重要性
北京联合大学商务学院未来几年的发展目标是成为国际商学院，目前，已确立了学院使命“践行社会责任，推动应用创新，培养商界骨干，服务区域发展”。AACSB认证标准最重要的特点之一是“围绕使命”。参与认证的学院必须通过详细的使命陈述证明自己的资源和所有努力都围绕学院的教育使命而展开。学院的所有参与者（领导、教师、职工、学生）都应理解使命，明确认识。为了实现使命，学院所做的各种努力不仅仅体现在口头上，更应该体现在具体的行动中。在发展国际商学院的目标下，商务学院管理人员正面临新的挑战，面对新的发展形势，管理人员应从AACSB认证标准及办公国际化角度出发，围绕“学院使命”落实，掌握其内涵，不断提升自身素质、增强业务能力，紧跟学院发展，为学院的使命落实及实现而付出努力。
三、什么是办公室信息化管理
信息是高校行政管理活动中进行计划、决策、组织、控制的基础和依据，是内部各工作环节相互沟通协调的纽带。传统的行政管理模式仅将信息作为一种管理要素，信息的统计管理工作大多依赖人，各环节间信息交流不畅，影响了管理工作的质量和效率，导致信息准确率不高、信息沟通不畅和资源的浪费。所谓信息化管理是指以现代信息技术为支撑，将信息的产生、收集、处理和传递等作为组织的一项重要职能。加强信息化建设是高校主动适应信息社会的需要，是提高高校行政管理水平的需要，通过新技术新手段的应用，既可提高管理的效率，又可减轻管理者负担，集中主要精力改善管理水平，促使高校行政管理工作更加规范化和透明化。AACSB认证标准另一特点是“重视过程”，体现在学院做的每一个具体的项目和活动，都需要围绕着使命实施战略管理，整合有限资源。在整合资源的过程中，信息是其中的一项重要要素。“重视过程”，就是在工作的过程中，留下痕迹，亦是信息资源的积累过程，管理人员的信息化意识就显得尤为重要，如何使得各个部门之间的信息资源实现共享，如何更好的为领导、师生提供最有效的、最新的数据信息等等，需要管理人员对信息资源进行有序归类及规范整理。结合以上内容可见，办公室信息化管理的重要性及必要性，管理人员增强信息化意识的重要性。
四、办公室工作管理中存在的问题
AACSB的第三个特点就是“基于证据”，即根据证据判断认证结果。AACSB认证所需的证据和材料必须全面反映学院的管理和教学水平。AACSB认证要求观测学院每个方面每个细节的原始材料，由于AACSB要求学院提供的证据涉及到整个学院的方方面面，所以学院须整合所有力量，包括教职工和学生，共同参与证据的搜集和整理工作。作为综合性服务部门，信息管理工作是办公室工作的重要组成部分。在实际工作过程中，由于学院管理人员有限，采集、跟踪、测量的数据和信息很不完整，很难提供认证所需的有效证据。这暴露了学院管理过程中存在一定问题。
（一）管理人员信息素养不足。
受传统观念影响，一些管理人员习惯于过去的管理模式，缺乏对信息的敏感度，信息化意识缺乏足够的认识，重视程度不够。
（二）数据信息不完整。
传统的信息管理模式局限于信息的收集，但缺少对信息的归类整理，为后期的文档资料查阅及档案借阅带来很大的困扰。
（三）信息化管理过程中缺乏统一规划。
统一规划的缺乏体现在横向部门间和纵向时间上。为适应新要求，管理人员需重点研究流程再造，以便更好地服务于师生。
（四）对新信息渠道开发的不足。
随着科技的迅速发展，现代信息有着来源广、数量多、传播快的特点，信息的来源已超越传统的模式，不仅仅是通过电视及纸质媒体、网络媒体进行传播，微博、微信等新兴社交媒体的加入，使得信息的传播更加迅速快捷，如何更好地借助这些媒体工具对信息进行科学有效及时地收集管理，是值得管理人员深入研讨的一项重要内容。
五、如何开展办公室信息化管理
针对高校信息工作的特点，为满足需要，必须建立来源广、内容精、速度快、成效高的信息工作机制，以实现信息服务的预期目标。只有在全面掌握各类信息的基础上，才能有效地调整工作状态，有效地实行管理和服务。作为学院使命落实的参与者，结合自身的岗位特点，在工作管理上要不断改进，管理人员应从思想上、行动上都有所转变。因此，针对现有存在的现象，特提出以下几点改进建议。
（一）提高思想意识，加强信息化管理理念。
办公室是个中心枢纽部门，办公室工作任务繁重，工作关系错综复杂，需要联系协调学院各个部门及其资源，以便为领导做好决策服务。在日常工作中，要把信息工作作为一项普遍性、长期性的工作来抓，从思想上，就要增强信息化管理理念，方便随时提供所需的各种信息情况，这些都需平时工作的积累。管理人员面对新的形势，要转变观念。不能说过去怎样做，下一步还老样子；不能说要求太严了、做不到、受不了。要调整心态，主动作为。加强对管理人员进行信息化管理的宣传宣讲，组织管理人员进行深入研讨，提高管理人员对信息化的认识，动员管理人员积极、主动地参与信息化建设。
（二）借助新形势、寻求新信息。
高校作为知识创新基地，首先是新信息、新知识的集散地。大量新知识的积累，极大地丰富和促进了高校的教育教学与科研工作，同时在积累与探索中不断孕育出新的成果。在学院使命的目标下，广泛寻求新信息并传播信息成为领导、教师及管理人员的自觉行为。教学与科研是高校工作的两条腿，就教学而言，掌握各学科、各专业前沿动态并教授给学生，有利于激发学生的创新精神，培养学生良好的专业素质，引导学生攀登科学高峰，即各种新信息、新知识的积累，是高素质人才培养的要求；就科研而言，掌握各研究领域的发展状况，是科研工作开展的必要条件。只有及时掌握了有关信息，才能准确评价和合理定位自身的研究活动，才能利用已有的成果进行发展创新，以实现研究的价值，可以说没有科研信息就没有成功的科研。办公室作为辅助管理部门，应注重新信息、新知识的收集与积累，与学院的发展战略保持高度一致，关注学院的发展动态，有意识地去了解师生所关心的学科及专业发展情况，以便为学院的教学和科研提供一定的辅助作用。
（三）努力做到知行统一，学以致用。
学院的价值追求是：立德力行，至能致用。要做到德行统一，并非容易，不仅要靠学知识、受教育，更要靠身体力行从点滴做起，靠不断自省、不断自求自得的锻炼，靠不断在实践中得到检验。只有身体力行的不断实践，才能养成知行统一，德行一致的良好习惯和品行，才能担负起为国为民建功立业的责任。办公室的管理人员在实际工作中要做到点线面相结合，既要有各单位纵向的信息传递，又要有各部门横向的交流；充分发挥办公室的特殊位置，协调各个部门之间的资源，多进行部门间的信息交流和信息共享，充分发挥信息资源最大化，提高资源统筹、咨询服务、监督管理水平。例如：在学院的工作要点及年终总结报告里，经常会涉及到一些具体的数据，如招生就业情况、师资情况、科研情况等等，对这样一些常规性的数据，能否进行前期信息统计设计，按月进行数据更新，做好日常的数据积累，使得在撰写报告时，各个相关部门随时可以提供近期的最新数据，不至于为了这些常规数据的搜集，增加相关部门管理人员的工作量，这些有赖于各个部门的管理人员日常的知行统一，互相的协同合作。
（四）要提高对信息的综合处理能力。
高校群体思想活跃、兴趣广泛，对各类信息的灵敏度强、采集量大，其人均信息量高于普通群体。教师、学生、管理人员明确各自职责，充分利用OA办公平台及大蚂蚁即时通信软件，除了提高办事效率外，还可以增加数据传递与收集的便捷性，逐渐积累数据，为今后AACSB的认证工作做好准备。依托AACSB协会的相关要求，对办公室相关业务工作进行梳理，形成规范的工作过程机制，以便更好地保障AACSB体系标准的顺利实施，保证信息资源规范化、系统化、准确化。要早作谋划、未雨绸缪。对收集的信息，一是要正确区分有效信息与无效信息、长期信息与即时信息，同时进行合理取舍，去粗存精，分类处理，并依据其不同内容作不同途径的反馈与传递，服务于不同的工作领域。二是要对平时收集的零星信息注意进行积累，定期综合，提出带有全局性、典型性、倾向性、规律性的信息，为领导提供有情况、有分析、有建议的高层次信息，最终为决策服务。可见，推进办公室信息化管理建设的必要性。
六、结论
总之，信息化建设是一项长期而艰巨的系统工程，这有赖于学院领导、师生们的共同努力，从思想上认识到信息化管理的重要性，对其高度重视，才能在通过AACSB认证的道路上越走越远、越走越顺，才能更好更有效的落实学院的办学使命。
作者：张春艳 李海文 许霞 单位：北京联合大学商务学院
