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【摘要】
信息技术的快速发展，使得其在各个行业和领域中得到了日益广泛的应用，信息化时代逐渐到来。在这样的大背景下，人事档案管理工作面临着新的发展形势，需要引起足够的重视，运用现代化信息技术，推动人事档案的信息化管理。本文结合人事档案信息化管理的意义，对其有效策略进行了具体阐述。
【关键词】
人事档案；信息化管理；策略
前言：在当前新的时代背景下，信息技术在档案行业中的应用，颠覆了传统的档案管理理念，也在很大程度上推动了人事档案管理的变革，促进了人事档案的信息化管理。对于档案管理相关部门而言，应该立足自身实际，加快人事档案管理的信息化建设，实现档案管理的信息化和现代化，是一个亟待解决的问题，应该得到足够的重视。
1人事档案信息化管理的意义
1.1提高工作效率
在传统人事档案管理中，采用的是人工管理的方式，以纸质档案为主，从数据信息的收集、整理到档案的归档和利用，都是依靠手工操作完成，工作强度大且工作效率低，对于管理人员的专业素质要求较高。而通过在人事档案管理中引入信息化技术，实现管理的信息化，可以以计算机代替人工劳动，实现对于信息的分类、提取和整理加工，工作效率大大提高。
1.2实现资源共享
在当前的信息化时代，信息资源是一种非常重要的战略资源，也是社会经济发展中一个不可或缺的组成部分。因此，通过人事档案的信息化管理，可以利用现代通信技术，实现信息的高度共享，从而直接或者间接推动我国经济的发展和社会的进步[1]。
1.3方便信息查阅
与传统人事档案管理方式相比，信息化管理的对象并非纸质文档，而是数字化、信息化的档案资料，通过专业的档案管理系统，可以实现对档案信息的数字化存储，方便对档案信息进行查询，从而确保其价值的充分发挥。
1.4保证档案安全
传统人事档案管理采用的是纸质文档，在存储和使用过程中，不可避免地会出现损坏或者丢失的情况，影响档案信息的完整性和安全性。而在信息化管理中，可以引入先进的安全防护技术，对信息进行加密，以满足信息保密需求，从而避免信息的泄露，同时也可以减少档案在存储过程中出现变质或者损坏的情况，确保人事档案的安全。
2人事档案信息化管理的有效策略
2.1更新档案管理意识
一直以来，人事档案管理工作都存在一定的封闭性，而在当前信息化技术的冲击下，档案管理人员应该及时更新观念，转变认识，加快人事档案信息化建设，实现管理的信息化和现代化。利用计算机和专业软件，档案管理人员能够对人事档案的相关信息进行归类和整理，提高档案建设的效率和质量。
2.2配备先进技术设备
人事档案的信息化管理必须建立在专业的技术设备基础上，这也是实现信息化管理的物质基础。因此，在当前新的形式下，相关部门应该加大人事档案管理的资金投入，配备先进的技术设备，实现设备的快速更新，建立起一套相对完善健全的的网络信息管理系统，逐步实现人事档案的信息化管理，促进工作效率的提高。
2.3实现档案信息数据化
现阶段，在人事档案管理中，同时存在着纸质档案和电子文档两种形式，需要档案管理部门从实际情况出发，对两者进行共同管理，将人事档案管理的中心放在信息的存储以及二次开发方面，建立起相对统一的管理标准以及完善的信息化系统，逐渐实现原始档案信息的数据化，最终建立起一个能够覆盖全国范围的人事档案信息数据库，方便信息的共享和查询[2]。
2.4增强安全保护工作
信息技术的应用，为人事档案管理工作效率的提高提供了良好的方法和手段，也给档案管理工作带来了一些安全问题，黑客、木马、病毒等时刻威胁着人事档案信息安全。对此，应该合理运用信息加密技术，根据对应的使用权限，实现数据库的加密处理，减少人事档案数据信息的泄露。应该定期对电子文档进行备份，避免突发性故障对于档案管理工作的影响。应该对系统防火墙和病毒库进行及时更新，确保其能够有效拦截可疑文件，保证个人信息的真实性和完整性。
2.5重视管理人才培养
人事档案的信息化管理对于档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，需要加强对于档案管理信息化人才的培养，提升业务能力，拓展知识面，确保档案管理人员能够熟练操作专业的档案管理软件。档案管理部门可以定期举办各类培训班，邀请一些专家和学者进行座谈，使得档案管理人员能够及时把握相关领域的最新发展动态，及时对自身的知识结构进行更新，提升工作能力。同时，应该引导档案管理人员树立责任意识和服务意识，提升其对于工作的积极性和主动性，通过科学的理念和方法，对人事档案进行有效管理，提升服务质量和工作效率。
2.6健全档案管理制度
针对当前人事档案信息化管理的现状，一个健全完善的档案管理制度，是提升信息化管理水平，取得最佳工作效益的关键所在。首先，档案管理部门应该设置专家小组，由信息化专家、人事部门负责人以及人事档案管理人员共同协商和讨论，立足国家相关规范以及单位的经营特点，制定出具备良好可行性和可靠性的管理制度；其次，应该对人事档案信息化管理的权责进行明确，一旦发现档案信息失真或者泄露，应该追究相关负责人的责任，确保规章制度的有效落实；然后，应该将人事档案管理工作融入到人力资源管理中，确保人事档案管理工作能够符合人事变化的具体情况。
3结语
总而言之，在当前信息化时代，实现人事档案管理的信息化，是时展的客观要求，有利于实现档案信息的共享，提高其利用效率。因此，相关档案管理部门应该合理引入信息技术，逐步实现人事档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率。
作者：吕丹 单位：吉林市人力资源和社会保障信息中心
参考文献
[1]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2012,（15）:142-143.
[2]李丹娜.浅谈人事档案信息化管理[J].科技资讯,2014,（5）:211-212.
[3]张金金.浅析人事档案信息化管理的策略[J].黑龙江史志,2015,（14）:56.