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【摘要】信息时代医院文书档案的管理工作十分重要。本文分析了目前医院文书档案信息化管理存在的问题，结合工作实际，提出提升医院文书档案信息化管理效率的策略。
【关键词】医院；文书档案；信息化管理
文书档案管理是医院日常管理的重要内容，对医院前景发展、内部规划有着重要影响。随着信息化时代的到来，医院文书档案管理正逐渐向线上过渡。但由于医院文书档案范围广、内容多，因此在向信息化管理过渡的过程中还存有一些管理不足的问题。需要档案管理人员结合院内档案管理需要，做好管理计划，提升自身管理能力。
一、医院文书档案信息化管理的意义
（一）提高医院整体管理水平。信息时代的到来，改变了人们的日常生活工作方式，也提高了电子数据的重要性。文书档案是医院数据的重要组成部分，想提高其信息化管理能力，首先应提高医院服务水平，通过建立医院网页提供一些线上咨询、挂号业务，可以帮助广大居民足不出户就能依照自身患病情况进行查询，而档案管理人员也可以通过每日登录后台，检查线上使用情况，整理患者档案数据，提高档案管理效率。其次，通过信息化档案管理，能提高院内各部门间的沟通效率，信息数据具有即时性与联通性，各部门档案提交者通过数据更新，能及时向档案管理人员传递资料，其他科室也能看到权限内的档案更新内容，大大提高了各部门间的工作沟通效率，促进医院管理水平的提高。
（二）提升档案管理人员工作效率。医院文书档案管理具有范围广、内容杂等特点，因此相应提高了管理难度，要求管理人员既要清楚各部门工作、活动特点与档案内容，还要及时进行档案归类整理，提高档案的利用率。但是传统档案管理多为纸质档案，在收集、核对、归类过程中，需要耗费档案人员大量的工作精力，一旦出现信息错误，需要及时登记记录并一层层进行修改传递，降低了管理效率，同时还提高了人为误操作影响。通过进行信息化，能有效减轻档案管理员的工作量，通过系统筛选就能快速挑出一部分不合标准的档案，并且电子传递效率较快，也方便档案归属人进行修改。另外，对于一些珍贵的档案资料，可以将其转换为电子形式进行保存，降低了外界因素对其的影响，提升档案保存质量。
二、目前医院文书档案信息化管理存在的问题
（一）管理人员意识不足。档案信息化虽然能有效提高档案管理效率，但是目前很多医院管理者还存在意识不足的问题。首先是部分院内管理层人员没有意识到文书档案管理的重要性，没有此方面的信息化建设，直接降低了信息化普及效率。其次是医院中有相关的信息化设施，但缺乏长期有效的监督机制，工作人员还是习惯用手工管理进行操作，使得信息化管理系统没有充分发挥管理效率，降低了管理效率。
（二）院内信息化建设力度不足。一些医院管理者将管理重心放在医疗水平提升方面，没有意识到文书档案管理对于医疗水平提升的重要意义，其在信息化建设方面也有所偏向，导致院内档案信息化建设不充分，还在使用型号较老或版本较旧的管理系统。当档案信息数据较多时，系统处理速度就会受到影响，降低管理效率，而且管理系统与计算机操作系统不兼容，也容易出现程序卡壳现象，进一步影响其数据处理效率。
（三）档案管理人员信息素养不足。很多医院为顺应时展，会适当增加医院信息化建设力度，但是由于档案管理人员一般是一些年纪较大的员工，其工作经验、档案熟悉度虽然较高，但是信息化设备应用能力却不足。不能完全掌握系统操作功能，更容易出现误操作问题，降低了使用效率。而且不注重系统维护与更新检查，在出现操作问题时，也不能及时解决，反而降低了档案管理质量。
三、提升医院文书档案信息化管理效率的策略
不论是信息化管理还是手工管理，提高医院文书档案管理能力的核心都是人，因此要提高全面档案管理意识，从医院管理层到档案室工作人员再到各科室资料整理人员，都要意识到档案管理对医院发展的重要影响。因此管理人员应从以下几方面入手做好档案管理工作。
（一）加强信息化建设，提高管理硬实力。首先，管理人员应结合院内档案类型及档案数量等因素，选择符合本院工作特色的档案管理程序，并依照信息化管理需求，更换相应的管理设备，提高系统工作效率。其次，要做好相关人员培训工作，请程序开发人员来院内，对档案管理人员进行现场培训，提高其操作能力，并了解每一功能模块的使用特色，并留下电子版与纸质版两类使用教程和联系方式，免费提供技术支持，提高管理人员的工作效率。另外，管理层也可结合实际需要，适当增加档案管理人员数量，聘用一些专业契合度较高，信息素养能力较好的大学生，进行辅助管理，进一步提高管理质量。
（二）制定相应的管理制度，提升管理软实力。管理人员应制定相应的信息化文书档案管理计划，提高档案管理效率。首先，由于医院每日都有就诊病例，因此档案信息量较大，应要求档案管理人员及时做好备份工作，并定期进行档案收集与清理工作，清除无效档案，避免占用过多资源空间。医院管理层可成立监督小组，定期检查院内档案情况，了解该一段工作日内档案数量、类型变化情况，从而推断、整理出下一阶段的工作管理重点。其次，院内研究资料、发表文献都是珍贵的文书档案资料。因此监督小组应要求档案管理人员要做好备份整理工作，并设置相关查看权限，进行分层管理制度，只有高层领导及研究相关人员才有资格查看。其他人员要查看档案，必须有相应的查看证明，才能给予访问权限。另外，要设定相应的修改权限，这样能有效提高档案管理的安全性，其内容不会被随意更改，提高档案价值。
（三）提高管理人员专业素养，提升信息化管理效率。应定期对院内管理人员进行能力培训，提升其专业素养，加快档案管理的信息化转型速度。首先，做好材料收集整理，由于院内资料信息量较大，其来自于各个科室部门，因此要提高收集整理效率，才能提高档案管理的全面性与综合性。在此过程中，要及时与各部门资料负责人进行沟通，让其了解电子档案的建立标准，减少格式错误的产生；在处理上级文件时，管理人员要事先做好登记工作，在了解文件内容并做好标注后，进行下一步检查、审核工作，并及时提醒上级领导进行阅办。其次，在归档立卷时要分清主次，这样能有效提高档案管理的实用性与针对性，及时依照档案数据进行归档，对于一些尚未完成的任务要及时标注，而不是一股脑进行归档。档案人员还要注意区分不同档案间内容与形式的不同，明确适用对象。另外在归档的过程中，管理人员还要提高对档案重复情况和冗余度的关注度，依照档案间的联系，将相关性较强的档案进行统一整理。明确档案书写规范，内容不完整或格式不规范的档案都不能入档，找出同样问题的档案交予负责人进行修改、调整，提高后期档案管理效率。
四、总结
档案管理是医院管理的重要组成部分，通过加强信息化管理建设，能提高医院档案管理的科学性与实用性，使管理人员借助档案资料了解医院建设过程中还存有哪些不足，进一步推动医院建设质量，提升其服务水平。
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作者:刘英霞 单位:河北省荣军医院