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摘要：在互联网时代下，大数据和云计算等技术发展迅速，高职院校通过档案信息化建设，能够更好地整合、开发和管理档案信息资源。本文阐述了互联网时代高职院校档案信息化管理的优势，并结合档案管理工作现状提出了具体可行的信息化管理策略。
关键词：互联网时代；高职院校档案；信息化管理
高职院校档案信息化管理就是运用先进的信息技术、计算机与网络，以档案中的文字、图像和录音等资源为对象，让档案存储形式、管理方法和传递途径等转变为更易于保存、管理与传递的形式。但是当前高职院校档案信息化管理中尚有很多问题，需要引起足够重视，增加资金与人力的投入，不断提升档案管理工作水平。
一、互联网时代高职院校档案信息化管理的优势
第一，在高职院校档案信息化管理中，主要借助电子计算机技术处理原始档案资料，并存储于光盘、硬盘等介质中，这样能够大幅度提升档案存储数量，也能够实现对档案的快速处理，有利于档案长时间保存，为今后查阅与利用创造便利。而传统纸质档案则无法达到这些效果。互联网时代高职院校档案信息化管理后，能够让文档得到一体化建设，纸质档案和电子文件能够并存，有利于档案的快速查询、阅读和使用，提升了档案服务工作质量。第二，高职院校档案管理水平提升后，信息系统也不断优化，对档案管理人员素质与能力有了更高的要求。虽然有的档案管理人员知识结构不合理，未掌握新的档案知识，但大部分档案管理人员专业水平较高，在档案信息化管理中能够体现自身优势，在互联网时代也能发挥出自身应有的作用。高职院校在档案信息化建设中，需要领导提高重视程度，上下级一起努力，才能不断提升档案管理信息化水平。第三，高职院校在档案信息化建设中，将结合实际情况建立局域网和电子文件数据管理中心，优势非常明显。高职院校完成档案网站建设后，可以让政府部门、教育管理部门和社会各界享受到优质便捷的档案服务，同时提供有限制性或非保密的电子文件查询与使用服务，从而更好地共享优质教育资源[1]。高职院校档案管理信息化水平提升后，也能够公开学校工作的管理情况，利用网络征集社会各界人员对学校发展的想法和建议，将群众监督作用发挥出来，更好地推进学校档案管理工作的开展，达到不断优化与完善的目的。
二、互联网时代高职院校档案信息化管理的现状
高职院校信息化建设与发展，能够让各部门都充分利用各自办公信息系统，如学校教务处的学籍管理系统、成绩管理系统、科研管理部门的科研管理系统等，不同系统形成的数据能够直接转化为数字档案，由档案管理系统接受。然而，现阶段很多高职院校因为在规划上不够统一，应用的软件也无法保持一致，这就缺少统一的信息资源管理平台，让其他系统与档案信息系统对接变得困难，也很难有效共享资源信息，增加了检索的成本与难度。在高职院校档案信息化建设过程中，应该注重基础设施的完善，培养足够多的档案管理人才，才能更好地适宜互联网时代的发展[1]。在档案信息化建设中需要有各项先进设备，如计算机、扫描仪、校园局域网、信息处理软件和系统、数据库等硬件设施，同时档案管理人员也应该熟练操作计算机、数据库和各种应用软件，成为技术型人才。然而，现阶段大多数高职院校设施配置不合理，仅仅有数台计算机，也缺乏信息化专业人才，无法有效利用各种现代化设备，出现了资源浪费的现象。
三、互联网时代高职院校档案信息化管理的策略
（一）注重基础设施建设
高职院校在推进档案信息化建设过程中，应注重软硬件设施的投入，提供足够的资金，将扫描设备、存储器、数据库服务器等配置齐全。高职院校要及时对各项设备进行更新换代，确保达到软硬件操作平台与操作系统运行的要求，避免对正常档案管理工作带来不利影响。现在很多高职院校仅仅是进行了校园网络的对接，在软硬件投入上严重不足，造成档案信息化管理效率不高。因此，必须不断增加经费投入，提升档案管理的规范化和科学化水平。此外，高职院校也要在档案收集、归档、整理和应用等方面实现自动化，提供一定的技术支持，让校园网、校际网和档案系统管理网等能够实现档案信息自由存储与交换。
（二）规范标准，实现技术对接
互联网时代高职院校要想加快档案信息化管理，应对信息化资源系统建设、信息化管理和信息化成果利用等标准进行规范，这样能够更加及时和有效地传递档案资源信息，真正共享档案信息资源。高职院校在档案信息化管理中要做到规范与统一，并将建设责任具体落实到个人，以防出现职责混乱的情况。此外，高职院校要注重办公自动化与档案管理系统的技术对接，这样有利于更好地整合档案信息资源，达到文档一体化的目的。从纸质文字与档案工作全局考虑，对纸质文件的制发到归档进行全程管理，同一管理系统中实行不同工作制度、方法与程序，让现行文档的产生、归档的过程收入到一个管理系统中，并非是把文件管理和档案管理界限分明的划开，形成独立管理系统[2]。通过这种方式可以防止出现重复劳动的情况，也保证文档管理效率实现提升，让各系统有效对接，推动高职院校档案资源信息化建设的快速进行。
（三）培养风险意识，规避网络风险
因为高职院校档案信息化管理工作主要在网络环境下开展，所以档案信息数据在线传输与存储容易出现各种安全隐患。随着高职院校档案信息化管理的进行，必须提升管理系统的稳定性与安全性，让档案管理平台更加规范化[3]。校园档案管理平台要和校园网进行连接，与互联网实现物理隔离，对在私密性上有一定要求的档案来说，需运用保密性强的设备进行存储。档案管理人员应定期审核平台信息是否安全，运用先进网络防范技术，避免出现网络风险，让档案管理始终处于安全状态。
（四）培养档案管理专业人才
第一，高职院校要注重对信息化人才的培养，遵循德才兼备的原则。档案管理人员必须保持坚定政治立场，形成良好职业道德，既要掌握丰富档案管理业务经验，也应该具备较高业务技能，能够熟练应用数字化技术。第二，互联网时代高职院校要加强档案教育培训工作，打造一支高素质的档案干部队伍，为其提供技术培训与档案管理业务知识培训的机会，内容以软硬件应用知识为主，促使档案管理人员计算机应用能力实现提升，让档案管理方法与信息技术应用充分结合起来[4]。第三，高职院校要为信息化人才发展提供发展空间与提升平台，提高相应的薪酬、待遇和福利，增强对人才的吸引力。同时，设置专门的档案管理部门，实行完善的员工分配机制与激励机制，让档案管理人员能够安心工作。总之，高职院校要充分认识到档案信息化管理的意义，不断转变管理方式方法，在档案信息化建设中投入更多物力、人力和资金，建立完善的档案制度，这样才能适宜互联网的发展。档案管理人员也应不断增强自身网络风险防范意识，既要掌握丰富的档案管理理论知识，也要加强计算机操作知识的学习，为高职院校档案信息化管理作出新的贡献。
参考文献：
[1]李欣.“互联网+”思维下高校档案信息化建设研究[J].兰台内外,2019(25):11-12.
[2]王秀梅.关于高校学生档案管理信息化建设的思考[J].城建档案,2019(7):40-41.
[3]夏立红.“互联网+”时代档案信息化建设体系建设[J].办公室业务,2019(14):78.
[4]吴红梅.互联网+背景下档案信息化建设研究[J].内蒙古科技与经济,2019(12):67-68.
作者:张岩 单位:朝阳师范高等专科学校
