机关事业单位档案信息化管理对策

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机关事业单位档案信息化管理对策

【摘要】机关事业单位承担着社会活动、国家公共事务相关任务和服务工作,在工作中会有诸多的档案资料产生,同时大部分资料是机密性档案资料,加强档案管理工作越来越重要。随着信息技术的出现,促进了机关事业单位档案信息化管理的顺利开展,增强了档案管理的实效性和高效性,可以显著提高档案资料管理效率。对此,本文着重探讨了加强机关事业单位信息化管理的策略,以供参考。

【关键词】机关事业单位;档案工作;信息化管理

随着市场经济的迅猛发展,机关事业单位每天所产生的档案资料越来越多,内容也日益复杂和多样,加大了档案管理人员的工作难度。特别是在信息化背景下,需要档案管理人员第一时间将各种新技术掌握到,熟练操作先进的设备,有效提高档案管理的工作效率。如此才可以顺利收集、整理、存储、归档和利用档案的工作,更好地为机关事业单位的发展奠定坚实的基础。

一、完善档案信息化管理制度

要以制度为切入点,规范和约束档案管理工作,将完善的档案信息化管理制度构建起来,有效保障单位档案信息化管理的顺利开展。在搜集档案信息上,要对收集的方式和手段予以创新,确保信息搜集的规范化,要结合重点搜集和广泛搜集,把档案资料的形成规律掌握到,并要展开统一集中性的档案管理,以便于更好地查找档案信息。此外,机关事业单位领导应对单位发展状况和目标进行分析,基于此,把行之有效的档案信息化管理计划制定出来,使统一性的网络档案管理模式形成,确保档案管理更加全面。同时还要和国家的相关档案管理标准以及自身的发展状况相结合,对标准的内部档案管理体系予以制定,统一规范档案的格式、内容、目录以及数据库信息资源等,使电子信息的数据共享顺利实现,促进档案资料利用率的提高。

二、实现规范化管理

第一,机关事业单位的档案信息安全工作极为关键。所以,需要对网上信息加密系统进行规范使用,并把相应的安全信息等级和权限设计出来。第二,应立足于规范化管理,全面提升自身的信息化水平。技术中心每天产生的信息资料十分繁多。档案管理人员应对不同部门每年移交的资料进行准确的分类并整理,把一套合理科学的电子档案管理制度构建起来,并立足于信息的来源将其数据化,积极建立格式标准。档案的保存方式为双套制,这样不仅可以有效节约人力物力,同时也防止了重复劳动现象的出现,进一步推动档案信息化管理建设。

三、不断提高档案管理资源的网络开发水平

机关事业单位的档案信息是一种极为重要的资源,在将档案信息化管理力度加大的同时必须开发管理档案资源。只要所有的档案信息资源存在问题,就很难使档案信息化管理的安全性和准确性得到保障。第一,应把档案目录信息资源建设管理力度加大,必要的时候应对行政事业单位各部门中的分散信息进行汇总。第二,机关事业单位的档案信息在采用数据化手段进行处理后,可以将各种存储档案实体逐渐变为信息源,所有的数据对象都应结合技术措施,有效提升数据对象的准确性和完整性。第三,在信息化管理平台中存储的档案信息,还需要立足于平台设置规则展开处理,竭尽全力向档案信息使用者呈现最简版本的平台,促进工效的提升。

四、构建完善的档案信息化系统平台

机关档案管理工作涵盖了较为广泛的内容,同时档案资料的机密性和价值性很高,加强档案信息管理平台的建设力度意义极为重大。为了和时代的发展保持同步,应将完善的档案信息化系统平台构建起来,借助数字化技术、计算机技术等,运用更完全、稳定的档案信息处理平台展开管理工作。机关事业单位的档案信息具有很高的机密性,为了确保档案信息更加安全,必须第一时间更新和升级档案信息化系统,及时修复系统存在的漏洞,防止档案信息被窥探、泄露。除此之外,为了使档案信息更为安全,应合理应用计算机安全技术,确保技术操作更加专业,把机关档案信息管理系统安全维护工作放在首要位置。同时,如果想有效控制档案信息资源的安全性,应对单位档案信息的安全密钥进行设置,运用数字加密技术控制和规范整个档案数据的完整性和安全性,这已成为现阶段档案管理工作急需完善的重要工作。

五、结语

总之,机关事业单位的档案管理信息化工作具有系统性,同时需要长时间的坚持,想要完善当前机关事业单位的档案管理工作,突破传统的档案管理现状,就应正确分析和处理机关事业单位档案面临的问题,同时加强上级机关领导的重视,保持资金充足性和技术的先进性,这样便能把机关档案的信息化管理建设工作做好。随着时代的不断发展,要想促进机关事业单位的持续发展,加强档案信息化管理工作的意义极为重大。

【参考文献】

[1]李永萍.机关单位档案信息化管理中的问题与对策分析[J].科技创新导报,2017(36).

[2]冯康荣.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].改革与开放,2017(17):157-158.

[3]武晓强.信息化背景下行政事业单位档案管理工作的创新研究[J].兰台内外,2017(4):68.

作者:岳彩军 单位:河南省濮阳市清丰县城关镇人民政府