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摘要：随着信息技术的有效应用，对经济带来新格局，对企业带来新变革。人们日常工作中，信息化应用非常普遍，对企业来说，想顺应时代的发展，应该不断打破传统模式。档案信息化平台与档案建设的管理工作相融合，才能更好的为企业服务。本文是以企业档案信息化管理角度对档案信息化进行探索解析。
关键词：档案信息化；档案管理；服务；利用
信息科学大规模发展后，信息技术的使用已经成为企业发展的重要竞争力，企业为了提高自身综合实力，必须加快信息化建设的步伐。企业档案是企业的基础性信息资源，它记录了企业生产过程、核心技术、科研成果、和经营发现等过程，在企业发展中发挥着重要的作用。在新时代，档案工作也需要通过先进技术，重新出发。档案工作非常重要，它能总结经验，认识规律，延续历史。企业的历史和发展，都需要以档案发展的方式进行传承，在信息化时代中，档案信息化管理已成为企业发展的必备手段。对企业档案中包含的智慧进行利用和二次开发，既能为企业新技术开发和科研活动提供支撑，也能为领导提供决策支持，确保企业发展策略的一致性。信息化档案要学习创新的管理模式，先进的技术手段，提高自身的服务意识，做好档案的利用工作，从而更好的为企业发展提供服务。
1企业档案信息化的意义
企业档案信息化必须满足合理合法的前提，运用科学的管理方法中先进的管理手段，利用信息技术、网络平台，对企业在生产过程中产生的公文、设计文档、音像等档案信息数字化、网络化，方便企业整合利用。所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，档案利用率大幅度提升。企业档案信息化的方式管理，能有机结合先进技术，以网络作为平台，实高效的为企业各部门提供准确的数字信息，为生产经营提供优质服务。传统的档案模式，是由档案工作人员对文件进行手工收集、管理、查阅且无备份。其他部门查阅资料，档案工作人员需根据编号，目录等检索方式，去档案库房仔细查找，费时费力。纸质版的借阅，会导致纸张受损或遗失，特别是对于建筑、铁塔等需长期保存的档案，一旦文件缺失或损毁将无法复原，不便于文档保管工作。如果企业使用档案信息化管理手段，录入的数据变成电子文件，既方便查阅，又不用担心文件损毁、页码遗失等问题，还可实现资源共享，做到档案利用最大化。档案信息化管理工作除了是要加强对电子文件的归档管理，要求电子文档标准化、统一化，对不同类型载体的档案做到数字化统一管理，还要注重档案信息安全，档案工作人员要确定企业在生产过程和经营过程中所产生的需要保密的档案类型，做到加强管理。设置档案利用的查看权限，把握好保密与利用的关系。最后要提升企业档案管理人员的工作能力及自身素质，充分发挥企业档案的作用，为企业的发展提供有用资源。
2企业档案工作标准规范
档案工作中，收集资料是第一步。收集信息的全面性和多样性是做好档案工作的基础。随着网络的不断发展，纸质文件逐步向电子文件转化，利用电子文件的特征，可以直接检索，方便快捷，从而提升了档案利用效率。企业档案大多数来源于公司公文，公文的完整性、规范性是推进企业档案信息化工作的前提条件。因此，公文收发人员在实际操作中必须要形成一套完整的操作流程，规范的操作程序可以提高企业档案质量，为企业档案电子化工作的打下坚实的基础。办公软件系统中收发的大量电子公文，要及时归档，若是纸质文件则需要人工扫描。音像文件信息的采集包括照片、多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。可以作为企业宣传、技术存档等。电子文件虽然慢慢会成为档案的主体，但是仍存在大量陈旧的且有价值的纸质文件，在及时做好电子文件归档的同时，保持之前的纸质文件的存档要求，确保企业档案的一致性和完整性。企业档案材料收集的档案是否完整决定了信息化利用的程度和企业档案的最终价值。因此，在推进企业档案信息化工作规范化、标准化的工作过程中，必须做好档案分类与检索的问题，方便企业其他员工在档案信息化管理中的快速查阅、利用。标准与规范的数据是档案管理系统中档案信息的保障，电子化档案可细化档案目录，增加子目录，如：作者、编制日期、主题词、地域等更细致的检索条件进行查找，快速读取关键信息避免无意义的重复工作，提升借阅效率。还可通过提升档案丰富性吸引大家来使用电子档案，增加档案利用率。利用音频、视频等信息，结合会议、活动、设计等文档，更加直观的了解历史情况、项目现状等。档案的目的是为了更好的解决问题，更好的保留前辈的经验、技术。企业档案信息化的根本是改变原有的手工作业方式。在网络环境下将企业档案各种类型、各种载体的企业档案数字化，利用通信技术完成信息转化与传输、归类与存档，实现企业资源的重复利用和二次开发，最终实现信息资源共享。
3严格把控档案信息安全
实现企业档案工作规范化、标准化的要围绕企业档案的保密工作，只有信息安全万无一失，才能实现档案利用价值的最大化。对于企业来说，档案是其拥有的重要信息资源，一旦企业涉密信息丢失或泄露，会直接影响到企业的知识产权等问题，严重危急企业利益，因此，档案信息安全极其重要必须做好信息安全管理工作。信息安全管理的是保障硬件、软件上存储的、传输的、用户使用的档案数据真实、完整、有效，同时，必须禁止非法用户访问。做好企业档案信息安全保障工作包括管理与技术两个方面。在管理方面，领导要大力要推行企业档案工作规范化、标准化；大力宣贯企业档案工作要点，让各部门对信息安全引起重视；提升企业档案管理人员自身素质，加强制度建设，强化档案工作人员对信息安全和保密的认识。在技术方面，要防止病毒对信息系统的破坏，对计算机做到监控管理，定时查毒，对计算机进行扫描，检查发现病毒，保障档案信息安全；利用物理和网络的有效手段，设定符合系统要求的安全策略，最大限度地保护档案信息；设置分级密码，定期更换核心密码，确保快捷，安全，保密。
4提高企业档案管理人员自身素质
推进企业档案信息化，电子档案将以多种形式存在，使得电子档案管理与传统档案管理截然不同。人才作为企业管理不可或缺的一部分，只有人才建设跟得上发展需要，才能满足档案信息化的需求。提高企业档案管理人员自身素质是做好企业档案保密工作的保证。档案管理人员应具有坚定的政治信念，专业的工作方法，大量的知识储备以及对信息安全的足够重视。企业档案管理人员必须在政治上始终与党中央保持一致，不计较个人利益，讲道德，守纪律，有献身精神。由于企业档案本身具有一定的秘密性和政治性，因此，企业档案管理人员应具备严格要求自己，遵守企业秘密，熟悉相关法律法规，应具有为人民服务和为企业服务的精神。有较强的责任心，具备专业知识，能熟练掌握档案规章制度，充分了解文书、会计、科技、照片等档案的操作要点。清楚领会上级档案部门的工作指示，对档案条线进行梳理，制定下一步工作要求，将工作细化分解，年初编制档案工作计划，年底编写档案工作总结等。灵活运用所学的专业知识到自己的实际工作，努力完成好迎检工作及领导交办的各项工作任务。信息安全素质是企业档案管理人员的在信息安全领域所具备的基本信息素质，更是集中于网络环境下管理电子信息文件的信息安全的意识和能力。现在企业网络环境良莠不齐，不法之徒可能利用档案信息化对商业机密进行窃取，一旦成功，会有损企业发展。所以作为档案工作人员应加强安全意识，时刻保持警惕，规范操作流程，避免错误发生。
5结语
企业档案信息化以不破坏企业间的公平竞争为前提，遵纪守法。推行信息标准化、统一化的管理模式，一方面通过硬件完成网络信息平台的建设，适应档案信息化管理的需要，另一方面，企业应注重档案科学的管理和服务理念，找准定位，提高综合实力。档案信息化是当今企业发展的大趋势，作为一名优秀的档案工作人员，必须从根本上改变工作重心，调整心态，努力适应新的工作方式，既要高效的完成档案工作，又要紧跟时代步伐不掉队，加强学习新的管理理念，用科学的管理方法，先进的技术手段，提升档案信息服务的满意度。我们要努力提高的综合能力，克服困难，迎难而上，与其他部门共同进步，为公司创造经济效益，为企业带来新的生机。
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作者:严卉 单位:湖北邮电规划设计有限公司
