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一、档案信息管理的安全隐患
1.硬件、软件的不足
虽然我国目前计算机普及率逐年提高，计算机硬件设备和软件开发水平不断完善，但是目前一方面由于我国档案管理存在资金不足、管理不善等问题，使得计算机设备、供电系统、服务器等存在老化现象和更新换代的需求。对于这些现状，如果得不到有效的解决，问题一旦爆发，会造成难以估量和不可弥补的损失；另一方面我国的软件开发水平相对比较滞后，档案管理方面的数字化软件不仅仅受到了来自国外的控制，而且现有的软件数据库安全性极为不强，软件容错率低，部分软件和数字系统被设计者内设了某些后门或者植入了某些潜在的危险，如现在通用的SQL，Orade等。而且，目前窃取信息等方面的软件不断被开发，黑客和病毒仍然频频被传播，而我国应对黑客攻击，恶性病毒、窃取信息等方面的软件还不够先进，措施还不健全。这些方面给档案信息管理带来巨大威胁。
2.制度和意识障碍
目前，一方面我国虽然先后颁布了《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理暂行条例》和《计算机信息网络国际联网管理暂行条例规定实施办法》等一系列有关网络的法律文件，但是我国网络方面的法律法规还不够健全，法律效用级别不够高，存在诸多漏洞和缺陷。很多人钻法律空子，窃取信息和虚假信息等，以此来牟取暴利。另一方面，国家网络缺乏监管制度和长效执行机制。由此，无法做到对虚假信息及时发现和清理，对违法行为及时进行查处，从而形成国家对网络环境管理的威信力。当前，在我国包括档案管理人员和国家执法人员在内的很多人，都存在网络安全意识薄弱的现状。这不仅仅使得人们在网络中经常忽视自我保护意识，也有意识或者无意识的成为信息的复制者或者篡改者。同时还助长信息管理被窃取、复制和篡改的行为，使得国家网络安全的执法力缺乏有力的支持和内在的动力。
3.网络环境下信息的市场化与公共性运作模式和道德规范缺失
在现在看来，网络环境下信息的市场化和公共性，在促进我国经济、文化的繁荣昌盛，人民生活的方便快捷、学术兴盛等方面发挥了举足轻重的地位，成为生产生活中不可或缺的一个部分。然而这种市场化和公共性使得趋利意识占据主导地位，道德和规范意识下降为从属地位。信息作为商品，在网络市场下获得的利润额极高，很多人靠出卖信息作为生计模式之一，原有的规范和道德束缚在高利润的诱导下松懈，致使信息窃取、复制、篡改现象严重。还有，在网络环境下，匿名性等特征，使得道德进一步不堪一击。而且目前在我国，网络市场内在行业规范和国家网络制度性建设正处于形成和发展时期，尚不成熟，很多违法行为未有被处理，加速网络道德价值的沦陷。
二、网络环境下档案信息安全管理的措施
1.强化意识，加强思想道德建设
对于档案网络化的安全问题，很大一部分都是人为因素造成的，可以说，很多时候，人的安全意识涣散等因素是档案网络化安全的最大劲敌。因而强化人们的意识，诸如网络安全意识等，应该被置于比较重要的地位。同时因为目前利益驱使下网络信息道德的沦丧，广泛的存在窃取信息、篡改信息、制造并传播电脑病毒等现象，所以不断加强公民道德建设，强化责任意识成为建设档案信息安全管理环境的必要措施之一。
2.以国家为主导，发挥市场和社会力量，加强网络的制度规范建设和责任监督机制
网络安全环境的建设，单靠网络自主力量是远远不够的，必须让置于社会力量之上的国家采取积极措施，建立完善的国家制度规范，在维护我国网络安全环境中发挥主导作用。同时，单纯的依靠国家力量也是不够的，应该发挥市场和社会作用。一方面，国家应该将一部分责任让各大网络运营商和档案管理机构承担，迫使各大网络运营商和档案管理机构加大各自硬件、软件建设、人员管理和组织工作，从而提高档案管理和信息管理水平，减少不必要的损失，例如及时发现虚假信息和管理漏洞、及时清除硬件故障和减少员工操作失误等等。另一方面，国家也应该赋予社会，如NGO等，一些有力支持，让他们对网络运营进行监督，并对现有网络安全问题进行研究，建言献策。最终，让网络治理和监督力量上有政府，下有网民，中间有档案管理机构和网络运营商，加上社会力量，如NGO、社团等，形成网络安全的多核心监督治理模式，保证监督的全方位性。
3.规范软件开发市场，打击不法软件开发商并加强软件的自主研发
档案网络化管理的一个重大威胁来自于软件市场，主要有两个方面：第一、非法软件的开发，例如开发具有攻击性或者解密软件；第二、档案管理本身数字化软件的弊端。因此，我们必须对软件市场进行合理的管制，保证其运作的规范化，坚决对开发商开发的一些非法软件的行为予以严厉打击，保证软件市场的有序性。同时，加大档案信息管理系统的数字化软件开发，不断增强软件的自主性、软件数据库的安全性、软件容错率、软件保密水平，尽可能地防止软件和数字系统被设计者内设某些后门或者某些潜在的危险。这样，能够直接有效地防止档案信息管理安全问题的出现。
4.建立信息安保系统与高性能、高可靠的网络安全一体化防护体系
第一，充分利用现有安全技术并加强对其研究。例如用链路加密、端点加密和节点加密等多种加密方法对数据加密，监听扫描，诱捕反击，网络端口与节点的控制等。第二，建立专门的信息传输路径。如可以建立VPN虚拟专用网络等。第三，建立数据备份机制。定期按时的用磁带或者光盘等备份服务器的各种数据以确保数据安全。第四，数据分层管理。将不同的数据类型放置在不同的存储器或者服务器上，也就是说最好每个储存卡或者每台服务器中仅仅支持存储一种类型的数据，这样即使某一个储存器或者每一台服务器出现问题，如被攻击，也不会影响全局，造成巨大损失。第五，公开性与保密性并重，重要信息非公开化。比如加大会员制度的审查工作，提高会员的资格条件等等。第六，制定好应急预案。如果发生特殊情况，及时启动预案，防止或者减少损失。通过这些方面，建立信息安保系统，建设高性能、高可靠的网络安全一体化防护体系。
5.联合办学，并加强人员管理，引进现代先进的人力资源管理模式
档案网络化面临很多问题，一方面是由于缺乏专业人才，另一方面是由于档案机构内部缺乏有效管理。因而我们必须加强档案网络化管理专业人才的培养。在培养模式上，应该从原有的学校单一培养模式向档案管理机构和学校联合办学的培养模式转变。从而在课程的设置，考评和实习等方面进行系统合作，保证培养的人才适合现代档案管理网络化的要求。另外，我国档案信息管理内部的管理应该引入现代先进的人力资源管理模式。不仅仅通过工作分析，岗位的设计和评价，对员工的具体操作流程，操作标准进行规范化，而且进行必要的绩效考核，减少因为员工失误造成信息不安全因素的产生。同时采取现代人力资源的多种培训方法，对档案管理人员进行必要的培训，保证每个人的操作技能不断提高和专业知识的及时更新换代。
6.硬件改建或者重置，同时对数据分类整理，建立信息评估机制，清除冗余信息
我国档案信息管理，需要在国家主导下，调动多重力量，筹集资本，对我国现有档案管理机构老化或者需要改进的信息线路、通电线路、计算机设备等进行改造或者重建。同时，我国很多档案管理缺乏对信息系统的分类标准，很多信息交织在一起，不利于信息有效的管理和利用，使得很多信息容易无形的丢失或者被窃取。而且在信息管理中，缺乏信息的价值评估机制，使得很多无效或者不需要储存的信息被储存，无疑在增加存储信息管理成本的同时，降低了设施的有效利用率和增加了信息管理风险。因而我们要建立信息系统分类机制和信息价值的考评机制，保证信息分类科学性的同时，及时清除冗余信息，提高信息储存水平和管理水平。
作者：黄靖 单位：海南大学
