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摘要：传统的以人工为主对信息进行分析处理的管理模式已日趋落后，信息管理凌乱且效率低下。在这种情况下，采用计算机网络技术、数据库技术及有效的软件工程方法，建立产品的信息管理系统十分必要。文章以本公司某产品为例，开发信息管理系统，详细阐述了信息管理系统的主要逻辑和流程，并介绍相关功能设计情况，最终实现系统的设计与开发，达到实用的目的。
关键词：管理信息系统；客户管理；协同分工
引言
在传统企业内部，受历史原因影响，信息管理模式相对落后，基本以人工管理为主。此种管理模式，不仅效率低下，而且无法形成对产品从采购到生产直至销售的全生命周期的宏观把控，进而影响企业对产品内部管理流程的实施和优化。在这种情况下，应用新的信息技术，开发全新的信息管理系统，改变原有落后管理模式的需求十分迫切，它是改善企业内部管理及提高企业现代化管理水平的重要手段。本文以公司重要产品的信息管理为例，从改善公司内部管理，提升内部管理效率的角度出发，详细阐述系统的需求分析和系统结构设计，特别是通过各部门分工合作管理等模块来说明系统的设计思路和实现。
1需求分析
由于产品一开始处于研发阶段，对其信息进行有效管理的要求并不迫切。随着产品销量的逐渐增加，对其生产和销售过程中产生的信息进行有效管理显得越来越重要，如何及时有效地管理产品信息成为减少内部消耗，占有市场的关键。传统的管理方式，无法适应数据量的增加，暴露出种种问题。（1）信息错误率高，造成管理麻烦；（2）信息更新速度慢；（3）无法形成部门间信息共享。目前国内外大部分公司都在搭建符合自己产品特性的信息管理系统，实现对产品信息的实时管理。本文基于这点认识，着力设计和开发在各部门协同分工的基础实现联网实时信息管理的系统，最终实现对信息的有效及时管理。
2系统管理流程设计
信息管理系统的设计，需要考虑系统内在逻辑与产品管理流程的匹配，保证管理流程能够通畅地在系统上得到执行。在这过程中，势必需要对现有管理流程做全面的，系统的规划，删除某些不重要的流程，增加新的必需的流程，使得整个管理流程简单，高效，能够及时响应各部门的要求。市场部在接到客户订单信息后，通过系统生成一份购销合同，合同签订和预付款到位后，市场部先通过系统查询库存情况，如库存能够满足发货要求，就向保障部递交发货通知单，要求保障部按时给客户发货，同时向生产部发出补充库存的指令；如库存无法满足发货要求，市场部直接向生产部下达生产指令，告知生产数量、型号和交货期限，生产部接到指令后，通过系统查询部件数量，数量不足时及时采购。完成生产后，生产部还需对产品进行出厂检测，产品检测过程中出现问题，生产部需提交相关检测内容和问题总结给技术部，技术部第一时间对问题进行分析，并给生产部提供参考意见，保证产品正常生产。产品检测如能达到出厂标准，就给产品编订编号，装箱，交保障部入库，同时给市场部生产完毕的提示及给技术部提交测试数据，市场部在接到生产部的提示后，及时与客户沟通，确定发货时间和地点，给保障部递交发货通知单，保障部在收到发货通知单后，再次检查配件，包括说明书，合格证和其他物件是否配备齐全，如无问题，封箱发货，并给市场部发出产品已发货的提示。市场部接到提示后，估计到货时间，与客户再次进行沟通，确保货物准时安全到达。货物达到安全到达客户手中，产品的生产过程完成。
3协同分工原则运用
协同分工是提高管理的专业化程度和工作效率的要求，把组织的任务、目标分成各个层次，各个部门以及各个人的任务和目标，明确各个层次，各个部门乃至各个人应该做的工作以及完成工作的手段、方式和方法。有效运用协同分工原则，不仅能够提高管理的专业化程度和工作效率，同时能够明确各部门之间的职责，有利于部门间配合。利用信息管理系统，理顺管理流程，确定协同分工原则，各部门必须在相应的时间节点完成规定的工作，保证下一步工作的正常进行。本文利用实现系统的机会，明确系统流程中确定各部门权限和登录限制，以便在整个管理流程中确立协同分工的原则。各部门的主要职责上文已经详细阐述，这里不再赘述。这一部分着重分析各部分工作的节点，确保节点的顺利完成，才能确保整个过程的顺利进行。节点，是各部门工作的分界点，各部门工作通过节点，就移交给下一个部门操作。通过节点的划分，也就区分了各部门的工作职责和主要内容。各部门在节点区分的基础上，实现协同分工的原则。
4系统设计
4.1体系架构设计
信息管理系统采用熟知的C/S结构，C/S结构的基本原则是将计算机应用任务分解成多个子任务，由多台计算机分工完成，较好地适应了部门协同分工的原则。由于系统的复杂性，为了使系统整个逻辑清晰，本系统采用三层架构的模式今夕设计，分别为表示层，业务逻辑层及数据层。
4.2数据库设计
数据库是长期存储在计算机内的、有组织的、可共享的数据集合。在数据库中，我们按照不同部门的需求，建立相应的数据表。在部门用户管理模块，包括用户登录信息和权限表；产品信息管理模块，主要是建立完整的产品信息表；合同信息管理模块有合同厂家，交货期限，产品型号等；合同交底单信息模块，主要是需交货产品的信息表。各种表单的详细信息见表1。
5系统实现
系统实现是系统真正实际运用的关键步骤，在前文架构设计和数据库设计的基础上采用Java开发语言，机遇。NET的Fram-work平台进行开发，数据库使用Mysql。各部门用户通过身份认证进入系统，根据用户的权限和在产品生产过程的角色，系统会呈现不同的界面，如图1所示，为市场部员工使用界面。在该界面，市场部员工不仅可以录入合同信息，下发交底单，安排发货，还可以实时看到哥哥合同的详情，保障部备货情况，具体的客户信息和每个合同执行的时效进展。界面上方为数据录入按钮，界面下方对产品、合同、备货及时效的一个表单展示，可以让客户更直观的查看数据。
6结束语
本文从以下几个部分取得了实际成果：（1）本文按照用户需求，严格区分用户，实现基于协同分工的信息管理模式，既保证了信息高效，准确的传送，同时也减少了用户的信息检索时间，降低了信息的冗余度，使得用户能够更顺畅地使用信息管理系统。（2）从公司产品生产实际情况出发，优化升级，实现了数据统计，数据查询，单据生成，时效控制等功能，极大地提高了工作效率。
参考文献：
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作者:沈银杰 苏枫 单位:北京航天试验技术研究所
