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摘要:探讨数字化办公管理模式对医院行政管理价值。通过沟通联络功能、业务管理功能、个人办公功能及系统督办功能实施数字化办公管理模式，建立信息交流平台，实现资源共享。在数字化办公管理模式下，可以高效地实现信息的交流和查询，进而可以缩短不同部门之间空间距离，还可以促进信息的公开度，做到资源共享，最终起到优化工作流程、减少办公室耗材，促进管理能力的提供。在医院实施数字化办公管理模式可促进医院组织结构扁平化，规范化行政管理工作，促进行政管理水平及工作效率提高。
关键词:数字化办公管理模式;肿瘤医院;行政管理
0引言
随着科学技术的发展，信息化时代在人类社会的全面应用［1］。医院管理为了跟上信息化进程，需进行管理、服务、科研、教学、医疗等理念及模式上进行改革，促进管理效能全面提升，进而在教学管理能力、科研技术水平、医疗服务质量等多方面提高医院核心竞争力，其中现代化的办公模式的构建为基础［2－3］。近些年，医院管理方面越来越重视信息化建设，Internet技术和计算机等技术的快速发展，为医院的信息化建设提供了基础，可以为医院管理部门提供了高效的信息提取、储存和处理能力等，医院信息化建设水平已成为现代化医院的标志［4］。
1应用背景
我院是一个专门性的肿瘤医院，“专而不全”是其主要特征。根据肿瘤的部位和治疗方法，设置了不同的科室，针对性的在肿瘤医院诊疗领域进行研究［5］。肿瘤医院共有床位1000余张，年出收容量10万人次，门诊量约371万人次。随着肿瘤患者年龄化程度的不断增加，常合并心脑血管、慢性阻塞性肺病、高血脂等老年病，进而导致医院常需要进行综合救治［6］。我院自20世纪90年代起实施数字化办公管理模式，已初步实现信息网络化共享采集，在全部办公业务均可在网络环境下实施，进而便于共享信息，促进协同工作效果提高。
2实施方法
2.1沟通联络功能
(1)建立信息平台，促使空间、时间的距离缩短。按照行政管理通知、业务考核通知、学术讲座安排等信息内容，或为后勤人员、行政、护理、医疗等信息受众安排不同的专栏，滚动显示不同的信息［7］。起初，按照不同的部门职能特点进行授权，让医院工作人员可了解自己的权限，对特定人群及全体人员进行信息告知及;(2)提供预定平台、会议室查询、管理、会议通知等，可以快速通知至参会人员，并可以对会议中的重点话题进行高效的记录，形成会议记录，方便日后查询［8－9］;(3)建立资源共享平台，促使部门间重复劳动减少。在系统内授权部分及全部人员下载信息，有助于快速实现资源共享，促进工作效率提高;(4)建立信息化平台并在医院内共享，包括即时资讯、院内电子邮件系统等，医院内部人员可以通过邮件和即时平台等共享信息［10］;(5)对论坛交流平台进行建立，提供问题讨论、思想沟通及信息交流平台。通过论坛交互性及实时性，以学术动态或热点新闻为论坛话题，为强化医院凝聚力，引导职员进行自由讨论。
2.2业务管理功能
(1)建立公文管理平台，自动流转院内公文的下发、传阅、收文及发文过程，进行电子文件存档建立，便于归档、查询及查阅［11］;(2)完善考核、考勤管理平台，自动关联考勤管理和考核指标，对管理办公室重要的文件和数据，进行电子录入。使用office等软件处理数据，可以有效防止人为的差错，通过计算机查询功能，寻找相关文件，可以有效缩短工作时间，缓解工作压力［12］;(3)在信息化平台上建立薪酬管理制度和平台，通过office等软件中的excel表对人员的薪酬等进行考核，可以有效缩短工作时间、减少统计差错［13］;(4)建立信息化档案管理平台、电子档案和纸质资料的转化通道，通过多媒体技术(录入、扫描等)对电子数据资料进行档案建立，便于查询、查阅、保存、归档档案资料，防止因环境等因素损坏纸质文档，同时对电子信息进行备份，防止电子信息损坏。
2.3个人办公
日常办公过程中，提供个人文件夹和笔记本，为办公管理的数字化和信息化提供基础，统筹管理系统用户的时间，对工作安排进行规划，并根据临时变动对日程安排进行及时调整［14］。系统用户的网上文件夹为个人文件夹，用户可在文件夹中有序的放置平时积累的文摘、做过的工作、收集的信息等文档，有助于查阅相关文件，提高工作效率。
2.4系统督办
建立信息化的工作流，是系统督办的基础，严格遵循医院的各项规章制度，固化工作流程，对逐级审批程序进行严格执行，从根本上解决不按制度和流程办事的情况，透明化办事进程，客观有效的监督工作执行过程［15］。
3实施结果
2010年6月在肿瘤医院展开数字化办公管理模式，扫描、拍照院内所有纸质文件，而因部分文件因时间较长，增加了拍照及扫描难度;科室内102例工作人员中已有45例以上的员工参与扫描及拍照工作［16］。经2年后，2012年6月完成肿瘤医院内文件的拍照及扫描工作，并建立有效的交流平台及完整的信息查询方式，有效缩短空间及时间的距离，增强有用信息的公开度，对重要数据进行共享，方便工作人员的自我提高，且可以优化工作流程、提高办公效率。
3.1医院组织结构
建立传统行政管理组织，首先要促进科层制的形态，减缓行政机构的信息传递速度。而数字化办公模式的基础为网络。传统的信息处理模式层次分级、单一，通过信息化建设，促进信息传递方式的多层次、全方位和数字化，表现为金字塔型结构［17］。
3.2规范化行政管理工作
由人进行操作时传统管理模式下行政管理工作，具有较大的随意性，且规范性较为缺乏。数字化办公模式是根据工作流事先设定固定的模式进行决策、执行、监督等活动，在一定程度上限制工作的随意性，进而科学化管理决策［18］。3.3提高行政管理水平及工作效率可以改善工作人员工作状态，减少办公耗材。数字化办公模式小，可通过办公系统完成行政管理中的工资管理、考勤管理、公文管理，提高工作人员的工作效率，减少工作时间，劳逸结合，可以促使工作人员在医院的规划和发展中投入更多的精力，促进管理水平提高。
4讨论
肿瘤专科医院以“专而不全”为特点，以肿瘤诊治相关科室为主，突出专科优势。同时在医院绩效数据方面，具有床位效率低、药占比高等特点［19］。另外，肿瘤患者家庭医疗负担较重，且治愈率低且预后较差。在患者病情复杂的情况下，患者及家属易产生较大的情绪波动，常需实施必要的鼓励及人文关怀。此外，因肿瘤患者年龄的不断增加，患者常合并糖尿病、高血压等基础疾病，增加疾病治疗困难程度，但因肿瘤专科医院的特殊性，常需要进行综合医院的支持治疗。但因病例资料的有限性，常无法及时获取有效的信息，影响救治时间。数字化办公管理模式医院信息化建设的目标，计算机和网络的快速发展是其建设的基础，主要目的是建设合适的工作流，缩短工作时间、提高工作效率。数字化办公管理其中心内容为计算机，经一系列先进的通信技术及现代化办公设备，对信息进行广泛、全面、迅速的收集、加工、整理、存储和使用，在网络环境下进行全部办公业务，进而缩短信息共享时间，提高协同工作的效率;数字化办公管理模式将传统手工办公复杂、低效模式改为决策服务及科学管理。另外，数字化办公管理可提供及时沟通和资源共享的交互环境，及时紧急信息，还可与相关专业人员商讨遇到的问题，通过网络的电子协作，与各部门实施协作，促进工作效率提高［20］。传统医院办公中，因医务人员轮休和管理部分公休制度存在一定的不协调性，导致临床科室和行政管理部门合作效率低，常常难以统一时间。目前计算机在医院的行政管理部门日常工作已得到应用，但既往往往只用于文字的处理等简单的日常工作，不能有效借助网络，实现信息化建设，做到资源共享、即时沟通等，大大增加了工作人员的重复劳动。以信息化为基础的数字化办公管理可以通过沟通联络、个人办公、业务管理、系统督办这四个部分进行管理，可有效转变传统的办公管理模式，进而促进工作效率、减少办公耗材、缩短工作时间。另外，数字化办公管理模式可广泛管理和集成信息，工作人员可以根据自己需要的资源进行检索，进而解决相关问题;同时，数字化办公管理模式可有效构建知识门户，另外，通过网络媒介，还可以为工作人员提供外来资源，比如中国知网可以为临床医生提供大量的学术动态，有利于医生掌握最新的临床知识。管理人员也可以通过外来媒介与其他医院管理者进行交流，不断改善管理中存在的问题。但数字化办公管理模式仍存在一些应用和管理上的难点和弱点，故在建立数字化办公系统前应充分考虑存在的问题，事先做好对应的措施及解决方案，确保工作顺利进行。综上所述，数字化办公模式有利于肿瘤医院资源共享，促进医院组织结构扁平化，规范化行政管理工作，促进行政管理水平及工作效率提高。
参考文献
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作者:高轶欣 仲西瑶 单位:北京大学肿瘤医院党院办公室
