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摘要：信息技术条件下，销售系统的职能没有改变，就是为客户与最终用户提供产品及服务，从而实现企业的资金转换并获取利润，为企业提供生存与发展的动力源泉，并由此实现企业的社会价值。但是由于在信息技术条件下处理数据，在内部控制中其控制点与传统的销售工作有区别。本文就信息技术对企业销售管理过程内部控制的影响作出分析，并提出控制措施。
关键词：信息技术；内部控制；销售管理
在传统销售业务过程中，使用纸张来采集存储业务数据，向信息用户提供信息，同时纸张记录还作为过程的审计线索。有关销售过程的数据由管理该过程各部分的各个业务职能部门采集和维护，因此，过程数据分散在各部(如销售定货部门、装运部门、开票部门、仓储部门等)。这样每个部门都不能得到对销售过程的完整信息，从而各部门重复存放数据。
一、计算机环境下处理的销售与应收账款的内容
1.所有销售发票、收款凭证等输入并存储在记账前的临时凭证文件中。对第一次输入的客户，同时在客户文件中开设相应的记录，并输入客户固定信息。2.输入调查研究获得的市场资料、竞争对手资料、国家和行业有关销售的法令规章资料等。3.对记账前凭证文件中的记录进行审核确认，确认为正确后进行签章。4.用临时凭证文件中经过审核签章后的凭证记账，更新产品销售主文件、客户文件、未核销应收账款库、存货管理子系统中的存货主文件中的有关数据。记过账的凭证记录从临时凭证文件中转入正式的凭证文件中，然后从临时凭证文件中删除。5.从存货管理子系统取出单位成本，计算销售产品的销售成本，并利用销售收入、销售成本、销售费用和计算出销售利润。6.根据记账后的凭证文件、客户文件、销售主文件和未核销应收账款文件等，生成各种形式的账表，供查询、统计和打印输出等。
二、信息技术条件下销售与应收账款管理的控制措施
审查客户信用情况才开销货单。由于客户订单或订单合同输入后，在开出销售单之前，计算机自动检查客户文件中该客户的核定信用限额、信用级别、偿债能力级别、未核销应收账款文件中该客户是否可以继续进行赊销、赊销多少、销期多长等，从而可以确保存货资源安全，确保应收账款的及时收回，确保所开出的销货单是符合本单位的有关规定。因此，在这一环节的控制点应着重在制定严格科学的制度明确对客户的信用限额，并且确保在输入口数据的正确。1.定期核对销售价格、运杂费的折扣标准等。因为这些标准常会因行就市而改变，故应及时或定期(如每月、每季、每年)核对修改，以避免收入损失。2.输入销售数据由计算机自动打印发票或开单后及时输入计算机。这一措施可以避免应该输入计算机的销售单的丢失(如风吹走等自然丢失，或被人拿走等)导致收入的数据不完整或不能及时处理发货、收款等有关业务。另外，开单后及时输入计算机可以防止有人插进一些未经授权批准作弊的销售单，避免资产的损失。3.提货时仓库依提货单输入出库数据，计算机再与机内发票数据自动核对。此措施可以保证存货的安全，也间接地保证了销售发票输入的有效性、完整性和准确性。因为提货单有的数据，若发票凭证文件没有或不相同，则说明收入时可能有错漏，应检查核对后更正。这种不一致也可能是提货单被人篡改过，通过追查就可以发现其中的问题。4.货物出库时与出库单核对。这是确保存货安全的传统措施之一。5.核对提货单、装箱单和发运单三者后才发运。6.发票输入经审核后才能过账。7.定期确定客户的余额，向客户发送对账单和询证表。由此可以通过客户返回的信息来检查发票是否有效、输入和更新的数据是否准确和完整。8.通过程序严格控制不能对记过账的凭证和相关数据库进行直接的修改。对于出现错误的经济业务又已记了账的错误，再进行修改时不能直接对已经过账的凭证和相关的数据进行修改，必须通过程序留下痕迹的修改，以确保对产品销售文件、客户文件和未核销应收账款库更新的完整性和准确性。9.职责分离的变化。由计算机来代替传统的职责分离概念发生化，自动控制处理代替了相应环节的人的责任。如在POS零售系统中，当销售人员扫描购买商品时计算机自动读取商品价格，总计商品数量。每笔交易后，计算机自动更新公司的现金余额和存款余额。如果存款余额低于最低数量，计算机会自动向供货商订货。这样，一个销售人员就可以完成授权(向供货商再定货)，记录(记录现金收据及存货增减)和保管资产(收现金)的工作。这相当于传统中至少需要三个人的工作：销售人员协助顾客开发票，输入单价；收款员检查价格和发票金额是否准确，通常也由他收取现金；第三个人随时检查存货数量，以便在需要时订货。
三、结语
在信息技术条件下，企业的销售管理系统流程已经发生变化，很多原有的内部控制方法已经失效，因此，内部控制措施也应该顺应新的条件变化，作出相应改变，以适应新的环境要求。
作者:陈冰冰 单位:深圳信息职业技术学院
