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防汛物资的储备、调配、运输和发放是防汛工作的重中之重。在“时间就是生命”的防汛应急工作当中,响应调度时间减少一秒,人民群众的安全就增加一分。从日常的防汛物资仓储管理,到防汛应急期的现场指挥、调度、物资运输等多方面,都体现着防汛物资管理内控制度建设状况。利用现代高科技规范防汛物资管理,从组织结构及职责分工、授权批准、会计记录、资产保护、职工素质、预算管理和报告制度等重要环节,组织实施内控制度的不断优化,是做好防汛物资管理必然要求。现就防汛物资管理现状和存在问题,提出构建优化防汛物资内控制度的一些设想。
一、基本现状
目前,大部分单位的防汛物资管理仍是以纸质文件为基础,防汛物资的应急调度,仅以出入库清单来记录、追踪进出物资,防汛物资的管理模式仍以手工管理为主。防汛物资管理未形成信息化、系统化的物资仓储、调运、使用数据库。在防汛物资的仓储安全管理方面,很多单位仅凭工作人员的经验去应对各类安全问题,缺乏成体系的安全风险评估和应对预案。
二、主要问题
(一)防汛物资数据的完整性、时效性、可查性有待提高
传统防汛物资管理模式,数据信息以纸质方式存储,信息的及时性、时效性无法保证,很多有价值的过程性动态信息缺失,信息查询效率低下,不利于信息共享,单位内部难以建立有效沟通,更难以与本地和其他地区的应急局、防汛物资管理中心进行实时互动。这种管理模式下防汛指挥决策的物资保障信息支持,很难做到及时、准确和充分,应对规模小、灾害程度不高的应急防汛抢险尚可,遭遇受灾范围大、受害程度高的汛情,就会出现难以应付的局面。
(二)防汛物资有效配置和及时保障难
由于物资调度基于手工清单,汛情出现时决策者难以及时了解防汛现场物资的实际使用情况,无法针对存在的问题及时进行调整和反馈,难以实现防汛物资资源配置的最优化。
(三)防汛物资管理的安全风险防控能力弱
防汛物资管理的安全风险评估体系不健全,仅凭传统经验,缺乏系统性、严谨性和科学性。安全管理工作多集中在事故发生后的条件反射式本能应对,既缺少应对预案,预警机制也不健全。这不仅增加了防汛物资管理安全事故发生的可能,更提升了由于防汛物资保障不及时,造成人民群众生命财产损失的风险。
三、初步设想
(一)建立物资仓储数据库
1.物资存量数据录入
建立防汛物资数据库,将物资所属地区、货架编号、物品类型、物品名称、物品编号、入库时间等详细内容一一录入。按物资分属的不同级别分类,如省级、市级等。按物资不同种类分类,如防汛物资(块石、编织袋等)、设备(潜水泵、打桩机等)。对于库存物资,系统可以统计出各种物资的数量及金额,对于代储的物资,还可以统计出该种物资的总代储费用。除本地防汛物资外,可将应急管理局所掌握可以调配的物资同时录入,方便防汛应急决策。
2.物资入库数据采集
当有新的物资补充到仓库或委托厂家代储后,需要对防汛物资进行入库操作。要将物资的品名、规格、厂家及联系方式、采购方式、物资的有效期、设备保养周期等相关信息录入数据库,采用代码生成器生成代码,并打印在不干胶纸上粘在物资存放处。入库时使用手持POS机扫描代码入库,系统自动登记库存。
3.物资消耗数据核销
设置库存盘点体系,可定期或不定期对库存情况进行盘点,核对账物是否相符,如有废损物资,应及时进行数据的更新和物资的处理。根据国家防总规定的各类防汛物资储备年限,对于超过保质期限的物资,系统将提前半年发出预警机制提示,可以提示管理者及时更新,同时按防指行文批复对超期的物资予以核销。保证记录在案的物资处于完好可用状态。
4.物资整体数据统计
建立智能物资动态管理。如基础库存的管理、出入库管理、库存核销管理、物资申请与审批、单据打印和报表生成等功能,实时提供库存物资的种类、数量、规格、保质期等信息的统计,为各部门进行物资调配使用分析提供依据,实现内控制度整体信息的统计分析功能。通过创建本地的防汛物资管理中心网站,连接各地数据库,在系统内建立当地水系图,并在水系图中标列出各种物资的存放地点。从数据到图形,立体全面地实现防汛物资数量状态的可视化。建立分级授权系统,保证每位被授权的防汛决策者能在网站上进行实时查询和管理,保证防汛工作高效安全地实施。对防汛物资的入库记录、调拨记录、补充更新记录、核销记录、设备维修及保养记录按时间排序,储存于数据库中,保证防汛工作的可追溯性。设定各类物资告警值,当某类物资数量少于下限时给出告警提示,提醒防汛物资管理员及相应部门及时补充,保障防汛物资随时可用。通过建立防汛物资管理系统,使防汛物资相关信息简洁化,减少信息不对称问题,保证内控制度的有效执行,消除潜在的质量问题和安全隐患,提高防汛工作成效。
(二)优化物资调拨流程
设立层级授权,只有防指被授权的用户才可以使用调拨功能。用户选择需要调拨的物资,直接点击生成物资调拨令并实时下达。防汛物资调运相关人员收到通知,可实时沟通反馈,及时做好调运的准备工作,从而大大提高应对能力,节约了防汛应急期的宝贵时间。
(三)严格物资出库控制
物资设备调拨出库时,按照内控制度规定的调拨流程,发出物资及设备。可采用POS扫描录入设备对调出物资进行扫描,记录减少的物资品种及数量,实时更新物资存量信息。
(四)细化全程物流跟踪
当调令发出后,通过一体化的数据库实现物资调运配送痕迹的可视化,实时查询物资所在位置以及到达目的地的距离、所需时间等,确保物资及时送到抢险现场。
(五)构建风险评估机制
预先进行安全风险评估,设立安全等级,并据此设置不同级别的预警提醒,将安防报警系统与管理人员的手机联网,管理人员可实时掌握防汛物资安全现状。还可以利用系统连入本地仓库摄像头,实时抓拍出入库人员图像、进行身份识别、必要时报警等。
四、总结
健全的内控制度建设应渗透到日常管理活动的方方面面,只要单位存在日常管理活动,就需要有相应的内部控制。只有完善防汛物资管理的内部控制,才能确保防汛物资安全、信息及时、工作高效。利用现代科学技术,打通数据壁垒,实现应急局、防汛指挥中心、防汛物资管理中心等多部门的数据共享、信息互通,叠加大数据优势,更加精准地管理、调配防汛物资,提高抢险救灾效率,为人民生命财产安全筑起更加坚实的堤防。
作者:袁芳 单位:江苏省淮安市财政局