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摘 要: 对物资采购管理进行了概述，从供应商分类管理、采购周期、采购询价比价等方面分析了装备制造企业物资采购数据，并进行了采购风险分析。基于分析，从竞价供应商寻源、供应商管理、商务谈判三方面提出装备制造企业物资采购管理的改进措施。
关键词: 装备制造; 企业; 物资采购; 管理
1 物资采购管理概述
物资采购是企业运行过程中的基本活动之一，贯穿企业生产的全过程，因此进行物资采购管理对于企业而言是至关重要的。物资采购管理的内容有采购计划制定、采购订单生成、询比价管理、采购合同签订、采购验收入库、采购发票收集、采购结算、供应商评价管理等。物资采购管理对采购过程中供应链的各个环节状态进行跟踪、监督，实现对企业采购活动的科学管理［1-8］。国内针对物资采购管理工作，在政府管理层面和行业管理层面颁布了一系列法律、法规、制度。2010 年，国家财政部和证监会等五部门根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，发布了《企业内部控制应用指引》，指导企业加强对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防止在采购过程中出现差错和舞弊。2015 年，国务院发布了《中华人民共和国政府采购法实施条例》。这一条例强化了政府采购的源头管理和结果管理，防止暗箱操作，遏制寻租腐败，保证政府采购公开、公平、公正。2020 年，由中国物流与采购联合会组织编制的《国有企业采购管理规范》团体标准在北京发布，这是我国首个国有企业采购管理规范团体标准，主要对国有企业管理架构、采购实施、绩效评价、监督管理等方面进行规范，是企业采购管理、监督体系建设的指导文件。2019 年，中国物流与采购联合会编制了《国有企业采购操作规范》，侧重操作层面，对国有企业采购的组织形式、采购方式及流程进行了规定，是采购执行人员的操作指南。《国有企业采购管理规范》和《国有企业采购操作规范》两者互为补充，配套使用，共同构成国有企业采购管理和操作的制度指引。国外对采购管理工作有很深的研究。迈克尔•波特在《竞争优势》中提到，供应商的侃价能力会对企业赢利与否产生至关重要的作用［9］。彼德•德鲁克在《德鲁克论管理》中提到，采购活动可以为企业创造高利润［10］，由此颠覆了人们认为采购不能增加价值的根深蒂固的观念。德鲁克同时提出应加强供应链管理，降低供应成本来实现利润的增加。笔者通过对供应商分类管理数据、采购周期数据、询比价数据等进行分析，总结在装备制造企业物资采购中可能出现的风险因素，并提出降低采购风险的措施。
2 采购数据分析
2． 1 供应商分类管理
采购模式可以分为集中采购、委托采购、协议采购等。集中采购指在企业的合格供应商目录内进行物资采购。委托采购指不在企业的合格供应商目录内进行物资采购，但可委托企业认可的合格供应商来进行采购。协议采购指预计某主要物资的采购在未来一段期间内将多次重复发生，采取与供应商签订框架协议的方式进行采购。对合格供应商分类有利于企业采购需求部门对供应商进行寻源。分类时，一般从供应商的经营范围、最近供应过的产品、产品领域、产品品牌、是否定制加工等方面进行考虑，并制定对供应商的评价指标，以便对供应商进行分级管理。供应商的评价指标主要包括合同条款、付款比例、响应速度、备货条件、开票情况、报价单规范与否、发货通知情况、是否延期交货、质量体系认证、产品质量等方面。通过对供应商进行评价，使供应商优胜劣汰，可以提升企业的采购管理水平。
2． 2 采购周期
采购周期是物资采购的核心问题，应把缩短采购周期作为采购工作的重中之重。一般将采购周期划分为四个阶段，即计划阶段、审批阶段、采购阶段、备货阶段。计划阶段作为整个采购工作的第一阶段，无疑是至关重要的。通过对每月订单数及订单金额的趋势进行分析，尽量不集中在第四季度进行较大幅度采购，并且在前三季度平均分配订单，以避免年底因出现发货周期延误等情况而影响项目结题或项目经费支出。审批阶段指提交采购申请到采购申请审批通过的时间段，可以通过规范采购流程中提交的材料和加强对申请人员的培训，来降低采购申请流程的驳回率，缩短采购申请审批时间。由此可见，统计每月的采购申请驳回率，分析驳回的原因，是缩短采购申请审批时间的有效方法。采购阶段由采购合同签订与支付预付款两个节点构成，一般可将供应商认同的采购合同模板和付款条件加入询价文件，同时将供应商的配合度列入对供应商评价的内容，这样可以有效缩短采购合同签订与付款的时间。备货阶段的起点是供应商备货开始，主要分为收到订单开始备货、签订合同开始备货、收到预付款开始备货。通过数据分析，将供应商备货开始的时间列为对供应商评价的一个重要指标，这样可以有效缩短供应商的发货周期。
2． 3 采购询价比价
采购询价比价的合规性直接影响采购物资的质量，采购询价比价是有效降低采购成本的手段。通过对参与询价比价供应商来源比例的统计分析，优先推荐合格供应商。搭建合格供应商的信息检索库，方便在询价比价前参考并推荐符合相关采购要求的合格供应商。在实践过程中，通过对供应商报价文件与询价文件进行对比，发现主要存在询价文件技术要求缺失或描述不详细、机械定制加工询价文件技术要求中未列出相关标准文件或机械图纸等问题。这些问题影响了对是否满足采购物资技术要求的判断，因此应针对询价比价文件制定相应的规范，编制询价文件模板及竞价供应商推荐表，对询价文件的填写要求、供应商的推荐来源等要进行说明。
3 采购风险分析
对采购策略、采购询价比价、供应商管理、采购谈判、采购计划等采购节点进行全面的风险分析，可以有效找出采购管理中的不足。在此基础上，需要制定采购管理改进计划，落实采购管理的改进措施。在采购策略中，如不能明确采购的质量、成本、交期、服务要求，则会影响制定的采购策略、选择的采购模式和比价模式。在采购询价比价中，如不对竞价供应商的来源进行审核和把控，则不利于降低采购成本。在对供应商的管理中，如不经过严格的规范流程对初选供应商进行准入，不对核心供应商进行实地考察，不对供应商信息变更和资质证书时效性进行查验，则会出现因供应商违规操作等带来的风险。在采购谈判中，应注意竞争性谈判和非竞争性谈判，以避免采购物资价格出现超出市场价或历史价格的风险。在采购计划中，要注意采购审请驳回率、采购进度反馈及时性、供应商延期交货等情况，这些都会影响采购周期。通过以上采购节点风险分析可知，采购风险点主要集中在竞价供应商寻源、供应商管理、商务谈判等方面，在这些方面应制定相应的管理改进措施。
3． 1 竞价供应商寻源
竞价供应商的来源一般建议为合格供应商，以防止采购价格高出市场价的情况。扩大合格供应商范围，应该要有选择量化指标，如密封比价中推荐供应商与合格供应商的比例，通过提高合格供应商的推荐比例，规避密封比价的不合规风险，同时降低采购成本，缩短采购周期。
3． 2 供应商管理
供应商关系管理系统是企业常见的供应商管理平台，这一系统涵盖了企业对供应商展开全方位闭环管理的完整流程，企业应系统地进行运用。在初选供应商准入时，查验供应商的基本信息是否与工商信息登记保持一致，确保信息的真实性、有效性、准确性。面对不同类型的供应商，建议分级准入，以便更好地与各类供应商展开合作。如针对业内长期配套供应商，不需要进行体系认证，可以直接发起准入并进行产品认证。对于已准入的供应商，应开展供应商信息的动态管理，全方位对供应商进行动态评价，实时获取供应商的工商信息登记动态更新，提前规避合作风险，并建立供应商黑名单机制，对供应商加强管控。
3． 3 商务谈判
竞争性谈判的初次谈判主要以比价的前期沟通形式进行，通过三方比价确定最终供应商和报价后，如果需求部门认为报价与市场价偏离较大，那么采购部可要求供应商进行二次报价。若不能完全同意报价的内容，为了进一步磋商交易，则应对报价提出修改意见，用口头或书面形式提出，构成还盘。对于非竞争性谈判，在前期准备阶段与需求部门对谈判目标、底线、交换筹码达成共识，然后采用开局谈判、中途谈判、终局谈判等技巧，依据双赢谈判法则，开展相应的谈判。
4 结束语
笔者通过对供应商分类管理数据、采购周期数据、询比价数据进行分析，得出供应商评价指标制定、采购周期压缩、采购询价比价规范是提高装备制造企业物资采购管理水平的有效水段。同时，笔者对采购全过程中的采购策略、采购询价比价、供应商管理、采购谈判、采购计划等采购节点及逆行风险进行分析，得出采购风险点主要集中于竞价供应商寻源、供应商管理、商务谈判等方面。通过制定改进措施，可以进一步完善装备制造企业物资采购管理工作，并提高采购效率。
作者：茅龚丹 单位：上海电气集团股份有限公司中央研究院
