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[摘要]物资出场管理是建造场地管理的重要内容，传统的纸质物资出场审批表需要多个部门的负责人逐级签字，跑签流程长、耗时多，容易造成物资无法及时出场外运，影响后续生产，且存在容易伪造、无法验真等弊端。本文介绍了基于移动办公平台定制的物资出场移动审批程序，具备移动审批、实时推送、进度可视、电子归档、扫码验真等优点，提高了物资出场审批管理的效率和水平。
[关键词]移动办公；物资出场；审批程序
物资出场管理是建造场地管理的重要内容，关系到企业物资、财产的安全和完整，其中物资出场审批表是公司物资出场的重要依据和凭证，传统的纸质物资出场审批表需要多个部门的负责人逐级签字，跑签流程长、耗时多，且根据审批表当日当次有效的规定，容易造成物资无法及时出场，影响后续生产经营工作，且纸质文件存在容易伪造、无法验真等弊端。为解决传统纸质物资出场审批表存在的问题，基于移动办公平台定制了一套物资出场移动审批程序[1]，对审批表单、审批流程进行了设计，并对组织机构、人员权限进行了划分，具备移动审批、实时推送、进度可视、电子归档、扫码验真等优点，提高了物资出场审批管理的效率和水平。
1审批表单设计
审批表单的设计一方面需包含传统纸质审批表的关键信息，另一方面需考虑移动端填写的便捷性。审批表单的信息项主要包括申请人、申请人部门、项目名称、承运单位名称、委托单位名称、车牌号码、携物人/申请人、联系方式以及物资明细，其中物资明细包括物资名称、规格型号、数量（重量）、单位和出场原因，在填写时可以根据需要添加条目。此外，物资出场的支持文件可以在填写移动审批表单时通过附件、图片等电子化形式附加到表单中，不再需要打印、签字。
2审批流程设计
根据公司的物资出场管理规定，物资出场审批表需要经过（项目）部门、工程项目管理中心、场地管理部相关负责人的签字和工程项目管理中心、场地管理部初审、审批、盖章和存档。据此，对物资出场移动审批流程进行了设计，如图1所示。上述流程中，各个环节的批准或拒绝仅需要具备相应岗位权限的一名人员进行，属于审批流程的“或签”类型，以项目管理中心批准人签字环节为例，可以设置多名中心领导具备审批权限，当某个审批流程进入该环节后，仅需要一名中心领导审批即可。“或签”设置能大幅提高审批操作的效率，缩短审批流程时间。
3移动审批操作与归档
基于移动办公平台，相关人员可在手机APP或电脑客户端进行移动审批程序的提交、审批和签字、扫码验真等操作，并能够生成PDF文件供打印、盖章和归档使用。
（1）提交操作。申请人进入移动办公平台的审批模块，选择相应项目或部门的物资出场审批，然后根据软件界面提示填写表单信息、附加文件，完成后提交。申请人完成提交后，审批流程正式发起，将自动根据流程的设计推进，实时对相关人员进行推送和提醒。申请人和相关各方能够在软件界面上实时查看审批的状态和进度，实现了进度可视化。
（2）审批和签字操作。审批流程自动按照设计环节推进，相关人员能够接收审批助手、待办事项和APP推送等多种途径的提醒，进入待处理审批项后，能够查看申请人提交的表单信息、附加文件和前序审批状态，上述信息处于只读模式，无法修改，保证了信息的安全。完成信息的审阅后，相关人员可以进行审批操作，选择“同意”或“拒绝”，并填写意见，还可附加图片、附件等。系统要求“同意”操作需要进行电子签名[2]，相关人员可以在手机触屏进行手写签字，首次签字完成后可存储为电子签章供后续使用。完成审批和签字后，当前审批环节完成，审批流程自动推进至下一个环节。
（3）PDF文件生成。在审批进行和完成阶段，可以利用软件生成物资出场审批表单PDF文件，供打印、盖章和存档使用。PDF文件带有表单信息、附件信息、各级审批信息以及验真二维码。
（4）扫码验真。软件生成的物资出场审批表单PDF文件附带有验真二维码，可以使用移动办公平台手机APP进行扫码，扫码成功后，APP自动跳转至相应的审批流程，可以在线查看审批信息和状态，实现扫码验真。
4结论
本文介绍了一套基于移动办公平台定制的物资出场移动审批程序，能够实现审批工作的数字化和移动化，具备移动审批、实时推送、进度可视、电子归档、扫码验真等优点，该程序已用于公司各个项目和部门的物资出场管理，替代了传统纸质版，克服了跑签耗时、审批进度缓慢等困难，还避免了他人模仿签字的风险。线上审批大大提高了审批效率，平均每单审批耗时1个半小时，年审批量在6000-7000单，大幅提高了物资出场审批管理的效率和水平。
参考文献
[1]许燕.基于钉钉的移动办公微应用的设计与实现[J].软件，2017，38(4)：137-141.
[2]赵春宇，刘绍华.基于Android系统的移动办公应用设计与实现[J].软件，2016，37(12)：219-223.
作者:刘加伟 范丽丽 李家伟 于琦 于永俊 单位:海洋石油工程（青岛）有限公司
