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一、主要做法
(一)体系管理,贯彻落实体系建设要求,提升后勤一体化工作体系执行力
按照大型企业体系建设中“集约化、扁平化、专业化”的要求,明确企业后勤部作为公司后勤保障归口管理部门,负责对后勤保障工作的指导、督促和考核管理。一是严格落实物业成本预算预审制度,执行企业统一的物业缴费标准和成本预算。二是按照企业物业人员配置标准,优化物业人员配置方案,统筹配置物业管理人员。三是按照企业统一的物资招投标准,在统一平台上采购大宗日用品和大型设施设备。四是严格执行国家统一的物业服务标准及考核细则,明确保障服务提升的目标与方向,提高公司大楼综合服务保障能力。
(二)依法管理,完善物业管理法律法规体系,提升企业物业管理抗风险能力
根据大型企业依法治企工作要求,进一步健全物业管理法律法规体系。一是严格遵守《劳动合同法》等相关法律法规,规范劳动用工形式,落实工作时间、工资标准、社保待遇等规定,有效降低双方法律风险。认真执行公司合同管理有关规定,建立物业服务合同关系,明确双方权利和义务,严格履行合同约定。二是规范物业合同管理,以大型企业通用物业合同模板为标准,固化合同文本法律效力,明确物业服务甲乙双方权责和违约责任。三是严格执行物业合同签订与审批流程,需提交后勤部、财务部等专业部门会审,最后由公司总经理签发。四是签订安全协议和廉洁协议,贯彻落实大型企业依法治企工作要求,建立安全和廉洁协议长效机制,从制度上完善物业管理法律法规体系。
(三)基础管理,着力打造多层次服务平台,提高员工后勤服务满意度
分层次做好公司各条线员工后勤保障工作。一是做好一线员工的后勤保障工作,按时有序发放劳防用品,提供抢修人员工作服清洗等服务。二是做好营业大厅的后勤保障工作,主动引导接待来访客户一线员工,保持大楼清洁明亮。三是做好专业部门、管理人员的后勤保障工作,快速响应落实应急保障物资。四是承办上级公司或市区两级政府相关部委重大会议和活动,保持会场环境清洁、美观,提高公司内外部整体形象。
(四)设备管理,周密制定年度维保计划,提高物业管理核心价值
为加强公司办公楼宇设施设备的管理,提升大楼内部资产价值。一是提前谋划,分专业制定公司大楼年度维保计划。定期调试维护大楼基础设施设备、专业分包电梯、空调等维保工作。二是加大巡视抽查力度,提高设备运行可靠率。根据实际情况制定巡视周期表和特殊时段特巡计划表,每月开展定期考核,并不定期开展专项抽查,确保公司大楼内部设备设施全年安全可靠运行。
(五)多维管理,严格制定考核机制,提升监督体系效能
采用四位一体管控措施,促进物业管理服务水平再上新台阶。一是倡导楼宇工作全员现场监管。每月抽样发放员工满意度测评表,统计评价当月物业服务综合情况,不断提高服务要求和质量。二是加强物业上级单位管控力度。邀请新电后勤公司、恒能公司、联合开展抽查巡视,交流管理经验,不断提升物业管理水平。三是接受社会监督,树立强烈的社会责任感,广泛听取舆论意见,维护公司良好形象。四是落实考核制度。制定物业管理考核机制,每年四季度量化考核物业公司全年工作,严格按照物业合同价款结算物业费用。
二、对未来大型企业大楼物业管理提升的展望
(一)统一管理,有序推进,主动服务公司重点工作
根据公司后勤管理体系中一体化建设要求,在无现有大楼建设模板参考和新建办公大楼的情况下,通过优化资产、整合资源、主动探索,高效完成企业建设工作,按期落实办公场地的调配、装修和改造,合理配置后勤人力物资提前进驻,完成搬迁及启用任务,确保服务中心按时正常开展工作。
(二)统一标准,合理调配,高效完成办公用房整改工作
为解决改善办公生活环境以适应企业改革和公司中心工作需要,以公司体系建设总体计划为基础,严格落实大型企业办公用房分配标准,及时完成办公用房整改工作。全面梳理办公用房使用分布情况,加大办公房产资源的整合力度,探索办公用房集中管理新模式。充分利用现有办公用房资源,根据各部门(中心)人员编制数量,并结合各部门的独特性,联系实际,严格标准,科学计算,采用调剂、合并的方式对公司原超标办公用房进行整改。公司员工对新办公环境满意度高,工作效率大幅提升。
(三)提前介入,优化服务,有序开展后勤应急保障工作
为有力支撑公司特殊时段重要工作任务,有序开展后勤应急保障工作。提前制定后勤保障应急预案,并根据不同任务及时滚动修订调整。提前配置后勤保障值守人员及应急保障物资,确保第一时间人力物资到岗到位。提前自查大楼设施设备,每年盛夏前夕,组织相关专业部门做好防台防汛专项检查。优化后勤保障服务,精心拟订值守人员每餐菜单并配专人专车送餐。
三、结论
(一)加强了集约化管理,提升了管控能力
通过后勤一体化体系建设,公司后勤保障资源配置整合等能力显著提高,人财物集约化管理水平全面提升。一是公司范围内后勤保障工作掌控能力增强,改变了过去后勤保障工作分散管理、缺乏有机衔接的状况;二是后勤资源配置效率大幅度提升,改变了过去分散运作、资源配置效率较低的局面;三是强化“主动服务”理念,改变了过去执行力逐级衰减、向心力不足的现象。
(二)优化调整了职能界面,推动后勤一体化管理
确定由公司后勤工作部统一指导与管理公司及各基层单位后勤保障服务,进一步明确公司各级后勤保障管理部门的职能界面,确保权责清晰,责任到位,为公司后勤保障管理一体化建设提供了基础和关键保障。
(三)规范了制度和标准,提升了公司后勤保障规范化管理
水平一体化体系建设之前,公司后勤保障工作大多数采取自行管理模式,缺乏建立协调统一的制度管理体系和标准体系,或有些制度、标准与业务脱节,存在“两张皮”,管理规范程度较低。通过一体化体系建设,强化公司制度体系和标准化体系建设,初步建立了覆盖公司统一的后勤保障服务管理标准。
(四)有效提升业主方试点单位后勤物业管理效率
实行区域一体化物业管理模式,双方建立框架性物业服务合同,由乙方统一组织提供合同约定的服务项目,实现了业务集约管理,业主方试点单位后勤物业管理工作量大幅减少,避免重复投资,管理效率明显提升。
(五)有效提升业主方试点单位物业服务水平
实行区域一体化物业管理模式,引入正规专业化物业管理企业,发挥资源优势,实行标准化物业管理服务,并依据合同约定和服务标准对物业服务质量进行考核测评,为物业服务水平提供了可靠保证。“原版复制”物业管理方试点单位物业管理成熟模式和经验,做到与省公司本部物业管理服务的“三个一致”,即:管理流程一致、服务标准一致、绩效考核一致。对相关业务岗位实行标准化设置、标准化管理和培训,规范开展物业服务质量考核测评,全面提升工作标准和服务水平。
(六)有效降低业主方试点单位劳动用工风险
实行区域一体化物业管理模式,物业服务人员由物业管理方试点单位统一招聘和管理(或采取劳务派遣用工形式),实行同工同酬,业主方试点单位与物业服务人员之间不再存在劳动关系,消除了原管理模式下的用工风险。在上文中,我们对大型企业大楼物业管理提升工作进行了一定的研究与探讨,需要我们能够在对上述问题进行把握的基础上对其进行更好的管理与应用。
作者:张嗣明 廖静 单位:国网上海市电力公司浦东供电公司