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摘要：随着信息技术的发展与互联网的普及，社会进入大数据时代。高校图书馆的档案管理工作在大数据背景下，已经无法满足高校档案管理的实际需要，急需与时俱进地采用有效对策，提高自身的管理理念、管理方法与管理手段。为此，本文概述了大数据背景下高校图书馆档案管理的优势，深入分析了目前高校图书馆档案管理的缺陷，并提出了大数据背景下高校图书馆档案管理的具体对策，以供参考。
关键词：大数据；图书馆档案管理；优势；缺陷；具体对策
大数据时代的来临，打破了社会各行业的传统管理模式，以先进的大数据管理方式，丰富了各行业的数据规模与数据数量，进而提高了各行业的工作效率与工作质量。但是目前许多高校图书馆档案管理却没有全面采用大数据管理模式。积极探究与应用科学的高校图书馆档案管理对策，提升高校图书馆的实用价值与服务性能，促进高校图书馆的长远可持续发展，成为许多高校图书馆管理人士的一项必要工作。
一、大数据背景下高校图书馆档案管理的优势
大数据背景下，采用大数据技术方式开展高校图书馆档案管理工作，具有以下四方面的显著优势。
1.能够实现档案虚拟存储，降低档案管理成本。随着时代的发展与高校历史的延承，高校图书馆收藏的图书与其它纸质档案数量越来越大。这些纸质档案中有很多都记载着学校几十年甚至数百年的发展历程与历史荣誉，十分珍贵，具有巨大的永久保价值。但是纸质档案的保存工作并非一件易事，在保存过程中，很容易受外界因素影响而发生不同程度的受潮、破损甚至遗失，大大降低档案资料的完整性。且即使保存完整后，工作人员在需要检索时，也较为困难，这些都将增加高校图书馆的档案管理成本。而在大数据背景下，开展高校图书馆档案管理工作，就可以及时高效地将之前大量纸质档案通过相关的大数据技术及时转化成海量虚拟数据信息，有效节省了档案存储空间，同时图馆档案管理人员也可以在需要时，不受空间限制地对档案进行检索、复印与存储，这些都将显著降低档案管理成本。
2.能够实现档案永久存储，确保档案完整性。高校图书馆档案大部分都是藏书与一些其它形式的纸质档案，经过长时间的借阅、浏览后，会无可避免地出现画面污染、纸张破损和纸张遗失等不良情况，很难永久地保存下去。而在大数据背景下，就可以利用大数据技术将物质化的纸质档案信息转化成虚拟化的数据档案信息之下，实现永久存储，有效避免因人工管理不善引起的档案受潮、破损与遗失状况，最大化确保档案的完整性。
3.能够实现精确高效的档案检索，提高档案管理效率与质量。在传统模式下，高校图书馆档案在保存完成后，需要鉴定与参考时，检索起来通常较为麻烦与困难，需要耗费较多的人力、物力资源，档案管理质量较低。而在大数据背景下，高校图书馆档案检索只需要通过相关的档案管理技术，很快就可精确检索到所需档案资料。这就极大地简化了档案管理的流程，提高了档案管理效率与管理质量。
4.能够实现档案信息专业化管理。大数据技术在实现过程中，主要是通过先进的分布式架构方法来进行不同程度的信息处理。而目前许多高校图书馆档案管理人员对此技术了解有限，应用起来较为困难。在大数据背景下，开展高校图书馆档案管理工作，必然需要相关图书馆档案管理人员积极革新档案管理理念，主动学习数据分布式架构技术知识，这就间接提升了高校图书馆档案管理的专业化水平，有助于实现档案信息的专业化管理。
二、目前高校图书馆档案管理的缺陷
1.重视存档，忽略采集。在传统图书馆档案管理过程中，档案采集环节主要是依据相关规定与标准，将档案资料科学划分为人力资源、党政、财务、专业技术、音像制品等多方面的档案信息，它注重的是对各方面总结性档案信息的收集，对于采集环节之前的各项准备工作，却鲜有考虑与涉及，从而使得许多档案信息的采集仍然以之前的理论结果为定性依据，忽略了对档案显现出的问题与矛盾进行相应的管理分类。
2.部分管理人员职业素质不高。就目前高校图书馆档案管理人员的队伍组成而言，有很大一部分档案管理人员属于兼职性质，其自身所具备的档案管理专业知识有限，管理水平与管理技能不高。这就使得部分高校图书馆虽然已经展开了档案资料的数字化存储与管理工作，但实施程度较浅，仅限于简单的数据存储与数字加密，没有展开更深层次地档案信息系统化分级处理工作。
3.管理模式较为单一。由于目前我国许多高校图书馆的档案管理人员十分看重档案资料自身具备的历史价值，所以在档案管理过程中经常耗费较多的人力、物力来分析、研究与考察某些档案资料的历史特征。长期下来这样就在图书馆档案管理方面形成了单项管理的固化模式。在这种管理方式下，相关档案信息很难得到有效优化与全面的开发利用，最终严重降低了图书馆档案管理的质量，也无法充分发挥出图书馆档案的实用价值。
4.管理理念落后。高校图书馆档案管理理念直接影响着其档案管理方法与管理质量。目前在大数据背景下，许多高校图书馆在开展档案信息数字化管理过程中，只是对档案资料进行了不同程度的数据管理与利用，并没有引进先进的管理理念与科学系统化的数据档案管理机制。尤其是在管理与归纳一些较为重要的档案资料时，很多还主要依靠传统落后的人工方式。这样既耗费了较多的人力、物力成本，也阻碍了高校图书馆档案管理工作的长远可持续发展。
5.档案管理机制不完善，共享机制不规范。在大数据背景下，高校图书馆档案资料主要是以电子信息形式存储在电脑硬盘中的，而以相关管理软件为载体实现信息传递与共享。但是现阶段我国高校图书馆在进行档案管理时，很多都过分重视计算机等硬件设施的应用，忽略了相关管理软件的应用。这样就将导致管理软件一旦出现问题，许多档案信息资料将会随之丢失，难以修复。同时图书馆档案资源的共享形式也极为有限，主要是学生与学生之间的档案资料传递共享、图书馆和学生之间的档案资料传递共享，这样就极大降低了图书馆档案资料的共享价值与图书馆档案资料的有效利用率。所以，在大数据背景下，高校图书馆应该更加关注与积极推进档案资料管理体制的完善与信息共享工作，在科学制定完善的档案分级管理制度基础上，通过创建档案资料大数据分级共享平台，实现图书馆电子档案资料的分级别管理，以切实提升图书馆档案资料的有效利用率，充分发挥图书馆资料的相关利用价值，更好地为全校师生进步与学校发展服务。
6.管理风险较高，档案资料安全系数下降在大数据背景下，开展高校图书馆档案管理工作虽然具有诸多优势，但这并不能覆盖其管理风险较高，档案资料安全系数下降的缺陷。因为在传统档案信息管理过程中，工作人员只需在人、物两方面做好充足准备，就可以有效确保档案资料的安全性。而借助先进的数字化技术进行档案信息虚拟化采集、存储、管理，一旦计算机受到病毒入侵，黑客攻击或者计算机运行出现故障等，都有可能造成档案信息存储障碍，导致信息存储异常或丢失。
三、大数据背景下高校图书馆档案管理对策
1.创建健全完善的档案数据库。在大数据背景下，档案管理人员是通过数据库来全面记录与管理所有档案信息的，所以创建健全完善的档案数据库是高校开展图书馆档案管理工作的前提与基础。在创建档案数据库的过程中，工作人员需要坚持准确与稳定并行的原则，使创建出的档案数据库能够精确地反映出档案信息的历史变化情况。在具体的操作中，工作人员一方面需要详细地将所有信息数字化，同时将不同时期的具体档案管理信息可视化呈现。而中心档案数据库的功能则主要是记录管理档案。当反复查询相关档案数据时，档案数据库中的档案信息内容也应做到毫不变动。当进行不同类型档案管理时，则需要利用数据仓库分布式管理方法创建相应的子数据库。但值得注意的是在大数据背景下，通过大数据技术对档案信息进行数字化处理与管理也不绝对安全，仍然有可能因为多种原因出现不同程度的档案信息资源丢失或者被不法分窃取的不良状况。这就需要高校图书馆档案管理人员深入了解与精确把握现代化信息技术的发展状况与革新趋势。在最先进的科学管理理念指导下，应用合适的数字化技术尽可能构建较为健全完善的档案数据库。
2.强化档案管理人员职业技能。高校图书馆档案管理人员的素质直接决定着高校图书馆的档案利用率。在大数据背景下，数据可视化、人机密切结合是高校图书馆档案管理人员应该具备的主要职业技能，所以要真正实施高校图书馆档案管理数字化工作，高校图书馆档案管理人员首先应该主动强化自身的职业技能，从多个视觉角度充分认识与深入感知大数据。同时有能力利用影媒体、文献检索技术等先进技术深入分析、研究并可视化大数据信息，以深度挖掘出信息的有效价值，更好地为全校师生服务。而高校单位也要积极做好图书馆档案管理员工的技能培训工作，对现有员工进行系统的计算机技术与档案管理知识培训，争取能将他们打造成一支既懂得相关计算机技术又具备丰富档案管理知识的现代高素质复合型人才。
3.制定规范科学的数字化档案制度。在大数据背景下，开展高校图书馆数字化管理工作是一项繁重的复杂性工作，它需要将之前漏缺的档案信息资源重新归纳，而后以标准化、规范化的信息格式，有效整合、加工与处理诸如图片、文字、视频等不同类型的档案信息。而制定规范科学的数字化档案制度，则是有效保证这项艰巨繁杂工作顺利开展的依据和基础。在实际操作中，一方面各部门之间要不断加强沟通与合作，依据制度规定，做好归档范围内的各种档案信息整理、采集与移交工作。另一方面图书馆要及时购买先进的档案管理软件，通过对先进档案管理技术软件的有效应用，提高档案管理工作的科学性与时效性，有效推动高校图书馆档案管理数字化工作的顺利开展。
4.构建完善的档案运行管理评价机制。在大数据背景之下，档案数据库的创建显著降低了高校图书馆档案管理人员的工作强度与工作难度，突破了档案管理工作的空间限制，极大地拓展了图书馆档案管理人员的工作范围，从而使得档案管理人员能够充分利用档案管理评价日志来正确分析与评价档案信息。在实施具体评价时，一方面工作人员要科学合理区分档案信息的归案类别、归档质量、具体的服务使用状况。另一方面工作人员需要依据高校图书馆档案的实际状况，严格遵守先进的评价观念，不断对档案管理评价运行机制进行改进与完善，适时地引入先进的管理评价模块，有效确保整个档案管理运行评价机制的透明性、科学性与有效性。
5.创建科学的图书馆档案信息管理安全防范机制。在大数据背景下，高校图书馆档案管理主要是通过相关的数字化技术与网格技术来实现的，这就决定了其并非绝对安全，也会存在不同的信息安全漏洞，出现不同程度的档案信息安全事故。这就需要相关管理人员尽早创建出科学的图书馆档案信息管理安全防范机制，通过相关的档案检索登记机制与档案保密机制等，有效提升图书馆档案管理的安全系数。
6.给予读者一定的档案资源开发权。大数据背景下，档案管理的数据信息有着集中性与广泛性兼并的特征，实现了档案信息资源的有效归纳、处理、分析与总结。而高校图书馆档案管理工作在展开过程中，也应该积极利用大数据优势，在完成基本的档案数据归纳、分析与总结基础上，进一步提升档案资源的信息价值。这就要求其在进行资源共享时，适度允许读者进行一定的档案信息存储与索取，从而使得读者既是档案信息资源的开发者，也是档案信息资源的利用者。海量档案信息通过大数据平台汇聚与融合，而后以更加详细与具体的分类被读者所索取，这样就有效提升了高校图书馆档案信息的利用价值，方便其更好地为高校师生服务。
四、结语
总之，目前我国高校图书馆档案管理中普遍存在着管理模式单一，管理理念落后等多种问题。而在大数据背景下，推进高校图书馆档案管理工作，可以实现图书馆档案信息的永久化、虚拟化存储，显著降低其档案管理成本，切实提升其档案管理效率与管理质量。所以高校图书馆档案管理人员要积极采取相应对策，开展好图书馆档案管理数字化工作，以有效确保高校图书馆档案资源的真实性、完整性，充分发挥高校图书馆档案资源的应用价值。
作者:张雪芳 单位:广东工商职业技术大学
