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摘要：近年来，我国加快了现代化建设步伐，城市建设内容也逐步增多，而同时产生的城建档案是重要的战略性资源，为城市发展提供可靠依据。在数字化背景下，人们在信息交流与共享上有了更高的要求，为城建档案管理工作带来了机遇和挑战，加快城建档案数字化建设已经势在必行。
关键词：数字化背景；城建档案管理；实践
随着我国城市化建设水平的逐步提升，城市建设规模也逐步增加，主要涉及道路桥梁、地下管线、房屋建筑及基础设施等工作，极大地增加了城建档案管理工作难度。但是传统城建档案管理模式存在很多缺陷，不能实现信息的有效传递与共享，不仅调阅困难、占用空间较大，也很难提升管理效率。因此，如何加快城建档案管理信息化建设速度，促进城市的进一步建设与发展，是档案管理人员需要深入思考的问题。
一、档案管理数字化概述
所谓档案管理数字化，是指主动利用扫描仪、数码相机等仪器全面采集原始纸质档案信息，并形成可以被计算机系统识别的文件类型，在磁带、光盘等信息载体上进行存储。这样能够促使档案管理效率得到提升，可以更好地实现信息资源共享。档案管理数字化建设涉及事项众多、工作程序复杂，主要包括资料整理、数据备份、设备选择、存储建库及扫描录入等内容。如今，数字化技术在社会各个领域得到了广泛应用，尤其是在城建档案管理方面，而且逐步建立起比较完善的管理体系。
二、城建档案管理数字化建设的意义
（一）满足时展要求
随着城市现代化发展的加快，将数字化技术应用到城建档案管理工作中对传统管理模式进行创新，是提升城建档案管理效率、充分发挥出档案资料价值的重要手段。在计算机信息技术的支撑下，各城建部门打造了档案管理数字化平台，改变了分散式管理模式，有效提升了档案工作的效率，同时也有利于城建档案资料的有效共享。
（二）利于城建档案管理的规范化
提升城建档案管理数字化水平，在数字化管理体系中纳入所有城市建设工程项目，采取网络与数据操作技术等，根据统一标准管理城建档案。这样能够让城建档案更加高效、准确与安全，提升各环节工作的规范性与科学性，为城市建设提供优质可靠的服务。
（三）利于城建档案的开发
在城建档案管理数字化建设过程中，有利于推动城建档案开发的深入进行。通过城建档案管理数字化建设，便于用户快速、便捷地查找所需信息资料，即通过登录城市基础设施建设信息服务平台，能够收集相关信息，并提起业务申请，从而加强与社会其他行业领域的合作[1]。这样能够实行集成化管理运行模式，有利于整合数字化资源。
三、城建档案管理数字化建设的策略
（一）完善档案管理制度
档案管理具备服务性质，对此在城建档案管理数字化建设过程中，需要加大对城建档案信息的开发与挖掘力度，为之后利用创造良好的条件，这样能够充分发挥出档案信息利用功能，也让档案信息资源得到有效的共享。不过在实现资源共享以后，针对资源安全问题还需建立健全的安全管理制度。特别是对电子档案管理，应制定与之相应的安全措施，加强对各环节工作的管理，避免出现安全隐患[2]。一方面，在制作电子文件的过程中，应将权责分开机制落到实处，避免这两者出现混淆。另一方面，要根据硬件管理规定，应尽快对电子文件和计算机设备保管设施与环境进行改善，加大温湿度控制力度，避免发生存储介质被磁化的情况。还要将防盗措施做到位，及时进行维护与完善，保证档案信息的安全。
（二）建设数字化档案信息数据库
在城建档案管理数字化建设过程中，要高度重视数据库的建设，这是提升城建档案管理信息化水平的关键，也是城建档案数字档案馆建设的基础内容。一是建设好城建档案信息资源数据库。通过减少数字化城建档案信息资源数据库，有利于提升数字化城建档案信息，主要包括检索型数据库与文件型数据库。就检索型数据库而言，对开发城建档案的范围、目录与网上检索方式进行介绍。而文件型数据库则载入所有档案文件，利用网络即可查询与利用。二是建设好电子文档管理系统。该系统的主要特征是网络化应用，采取了数字化的形式，这种软件应用系统可以实现对各类电子文档的录入、修改、查询、审批、签发及归档等操作[3]。除了可以对数码摄像等方式形成的信息实现数字化转化，还可以加强对新形成数字文件的起草、审核、签发及归档等流转过程的管理，同时可以实时监控文件的管理和利用情况。
（三）加快档案信息资源的开发与整合
建设档案网站也是城建档案数字化建设中的重要内容，有利于数字化城建档案信息的开发与利用。档案数字化是提升城建档案网络化和信息化的主要要求，在计算机网络技术快速发展过程中，信息传播已经突破了时间与空间的限制。对此，为保证开发的城建档案信息能够让社会需求得到满足，需要抓好城建档案网站建设工作，第一时间上网传输开发好的城建档案信息。在计算机技术和网络技术普及以后，每天都会形成大量的电子文件，数字化信息资源极为庞大，应该加强分析、筛选、研究及综合整理工作，这样能够让其变得更为合理、有序，并及时到网络中。这项工作不能由档案管理部门独立完成，需要与其他部门加强合作，以数字化信息资源为基础，明确各部门的分工，及时做好组织协调工作，并保证数字化信息资源建设质量，防止出现重复建设的情况，这样用户才能享受到一体化、全方位和多元化信息服务，有利于更好地共享城建档案信息资源。
（四）提升档案管理人员综合素质
为提升城建档案管理数字化建设成效，保证档案资料得到有序、稳定管理，需要引进并培养更多的档案管理人员，为城建档案数字化管理工作的顺利开展奠定良好的基础。对此，要定期开展对档案管理人员的技能培训工作，让他们掌握更多专业知识和理论知识，能够熟练操作各种现代化设备，保障城建档案管理工作成效得到提升。需要与当地高校加大合作力度，为优秀毕业生提供实习岗位，以此做好人才储备工作，促使城建档案管理数字化建设正常进行[4]。此外，要做好城建档案保密工作，这要求要增强档案管理人员的责任心，在处理信息系统安全问题时，能够合理运用加密、访问受限、身份认证及数据备份等方式，提升信息的安全性。这样就算受到各种外界干扰，也能够保证数据的安全，防止出现丢失的问题，为城建档案数字化建设创造良好的环境。总之，在数字化背景下，传统城建档案管理模式已显得非常落后。为了将城建档案的价值最大限度地体现和发挥出来，必须要加快城建档案数字化建设步伐。对此，要尽快建立完善的制度，培养更多专业档案管理人员，促使城建档案管理数字化建设取得更大成效，在提升档案管理工作效率的同时，也为今后的开发与利用提供便利。
参考文献：
[1]王健.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].办公室业务，2017（2）：181.
[2]黄桂华.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].科技与创新，2016（24）：33-34.
[3]戴丽莉.城建档案管理数字化建设浅议[J].城建档案，2016（8）：21-22.
[4]胡灵娟.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2015（10）：12-13.
作者:周光群 单位:浙江省苍南县龙港新城开发建设管理委员会
