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1.人力资源档案数字化管理的意义。
人力资源档案数字化管理是企业信息化管理的重要环节，对提高企业管理效率、稳定员工队伍具有非常重要的现实意义。首先，HR档案数字化管理有助于实现现代企业信息化。人力资源档案的数字化管理是企业信息化建设的重要组成部分，员工薪酬、绩效考核等资料能够为企业经营提供重要数据信息，能够有助于企业实现信息化管理，更为科学地经营和管理。其次，数字化管理能相对安全有效地保存档案资料。传统档案资料多为纸制品，长久保持对于储藏室的空气湿度和温度有一定的严格要求，而且还要定期做防虫防腐处理。但数字化管理模式下，HR档案资料可以转换成数字信息，并且可以刻录到先进的移动硬盘或固态硬盘中长久保存，偶尔遭遇火灾或水灾等非人为因素影响，即便原件损坏或遗失，也不会使宝贵的档案资料全盘消失。而且备份资料同时被毁的几率较低，因此数字化管理能够相对安全有效地保存档案资料。再者，人力资源档案数字化管理有利于提高工作效率和管理水平。传统的手工管理模式效率低下，失误率也较高，而档案资料数字化管理能够使档案的存储、查询、借阅建立在快速、高效、稳定的基础上，促进HR档案管理的标准化和规范化。以往企事业单位查询一份人事档案，需要较多的时间翻查资料库，而且要办理相关的借阅和归还手续，但实现数字化管理后，拥有相应权限的管理者或员工，在企业内网或相关资料库上就可进行查阅，降低了申请查阅时间，突破了上班时间的限制，提高工作效率的同时，降低了档案信息损坏、磨损或遗失的概率。最后，人力资源档案数字化管理有助于量化管理，为管理决策提供可靠依据。人力资源档案的信息管理为用人单位用人提供了综合分析和决策的依据。企业绩效考核的相关数据档案可以帮助管理者发掘效率提升空间，为企业提升和任免提供可靠的参考数据。既能对已有人才资源进行综合的定性分析，也能够实现定量筛选，以实现人才合理的利用，达到个体选优，群体的整体优化组合。在保存的大量档案信息中，为企业管理和决策提供了可靠的数据信息，成为企业决策的助手和参谋。
2.人力资源档案数字化管理面临的问题。
当前企事业单位人力资源档案管理数字化主要面临以下难题：首先，档案数量巨大难以快速电子化。当前，我国很多企事业单位已经实现了财务信息化和沟通信息化，但由于大中型企业的员工数量多，年代资料积累丰富，使得数量巨大的人力资源档案难以快速数字化。而中小企业常常受限于网络、通讯设备等成本因素，也很少实现人力资源档案数字化管理。其次，难以保证HR档案资料的安全性。由于所有人力资源档案的查阅都在网上进行，其档案原始资料被外部黑客或经济间谍窃取的机会就会增加。部分企事业单位仍然未意识到网络安全的重要性，其网络系统的采购设备和网络服务供应商都没有严格的限制要求，导致黑客和经济间谍可以较为轻松地潜入公司数字档案资料库窃取情报。而部分企事业单位的员工警惕性也较低，对于账户信息保存不当，原始密码或登录密码设置非常随意，增加了数字档案的管理风险，比如2014年湖南冷水江市工资条泄密事件，直接反映了员工对于信息安全的忽视。
二、信息安全背景下HR档案数字化的实现路径
由于信息安全是影响档案数字化的重要因素之一，因此本文建议实现人力资源管理的实现途径如下：首先，在保证安全第一位的背景下开发人力资源管理系统。管理平台可以通过Web搭建，或者通过内部局域网建立人力资源档案管理系统，重点是与企业财务管理系统等实现类似的权限管理策略，以保证内部信息安全。企业内部信息系统也需建立防火墙，以防御外部攻击。其次，建立人才信息管理数据库。人力资源已经成为现代企业最为重要的无形资产，准确的人才匹配能够极大地提高人力资源的价值，避免造成人才流失和人力成本浪费。因此本文建议在HR档案数字化管理中建立适合企业需求的人才数据库，将档案资料中的人才信息统一纳入数据库中。通过人才数据库，可以预先设定内部招聘和岗位管理的自动统计分析和岗位匹配，以快速确定应聘人员要求和工作要求，并在人才招聘的过程中，以现有的优秀员工样本作为参照样本选取更为合适的应聘者，以实现高效招聘和培训。企业还可以通过网络平台实现网络视频面试，降低异地招聘的成本，扩大招聘半径，以完善企业员工队伍的结构。第三，建立岗位信息管理模块。企业现有的岗位信息不但包括工作内容、工作资质要求等信息，还应当包括岗位轮换等重要信息，特别是在化工等有毒有害企业，岗位轮换提醒设置可以避免人为失误导致的严重的工伤事故。在提高工作效率的同时，可以更为准确地估计岗位的设置和价值相关性，也使岗位设置管理和岗位价值管理更符合现代企业管理理念。第四，建立绩效考核信息管理模块。绩效考核的具体指标和信息不但能够反映出员工的工作状态和效率，还可以反映出整个工作链条上工作效率和合作水平。绩效考核的数据信息也可以成为采购等部分的重要参考信息，特别是一线操作工的坏件率等信息，不但可以反映出员工的熟练程度，也可以在一定时期内反映出原材料的质量合格率等，为企业管理和决策提供重要的参考数据。第五，建立薪酬管理模块。员工的薪酬信息是企业的重要核心机密，有竞争力的薪酬可以稳定员工的效率，提高员工的忠诚度，激发员工的工作积极性，而薪酬信息的统计和分析也可以成为企业人力资源战略甚至企业战略的重要参考数据，数字化管理的薪酬档案能够更为准确地筛选和分析数据，因此人力资源档案数字化管理将为管理者和决策者提供更有价值的数据资料。
三、实现HR档案数字化管理的难点
HR档案数字化管理既可以实现大量快速收集、存储和处理档案信息，还能够帮助企事业单位快速分析和筛选信息，实现HR管理的流程化和模块化。但实现HR档案数字化管理仍然需要注意以下两点，第一，要处理好HR档案管理系统和档案原件保护的关系。档案原件仍然是企业的重要资料，数字化管理并不代表可以随意处理原始档案文件，企业仍需妥善收藏和保管原始档案资料，并且按照一定规则进行分类管理，特别是党员的入党申请书、证明信等宝贵资料，将成为相关专业人员研究企事业单位历史的重要材料，而且部分资料应当妥善保管或呈送相关档案馆或档案室收藏。其次，建立标准化HR档案数字化管理工作。标准化是档案信息得以长久保存的重要前提，混乱的档案信息或者不标准的信息分类，都将降低档案信息的价值，影响到未来数据分析的可行性和准确性。因此，企事业单位应当积极主动研究国际标准，实现档案信息的标准化，如项目名称、数据长度和分类等，以便为企业未来进入国际市场或进入国际资本市场做准备。
作者：张钠 白立影 单位：包头轻工职业技术学院 内蒙古医科大学
