前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的高校人事档案数字化管理论文，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
一、档案数字化管理的现状
（一）数据库建设存在问题
很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。
（二）缺乏现代化的档案工作者
一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。
二、数字化管理高校人事档案的对策
（一）更新观念
实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。
（二）修订《干部人事档案管理条例》
《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。
（三）建立数据库
高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。
（四）强化系统的管理与维护
第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。
档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。
三、总结
总之，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。信息时代，提高档案管理工作人员数字化管理能力，是当务之急。只有更新发展观念，与时俱进，建立档案数据库，加强系统管理，对人事档案信息资源合理存储，及时更新，不断完善管理方法和手段，科学管理数字化档案信息系统，才能使人事档案的管理日臻完善。
作者：汪水英 王文华
