前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的单位档案管理工作数字化需求探析，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
【摘要】近年来，在数字化技术快速发展的过程中，基层单位档案管理工作的传统方式已经无法满足当前的时展需求，难以确保基层单位档案管理工作效果。这就需要在基层单位档案管理工作中，全面分析当前的数字化需求，采取有效措施，提升基层单位的档案管理工作效果，为其后续的发展夯实基础。
【关键词】基层单位；档案管理工作；数字化需求；实现策略
基层单位在档案管理的过程中，数字化的需求较高，只有促使相关档案管理工作数字化发展，才能确保档案信息的数字化，实现档案管理的微小化，便于开展各方面的档案管理工作，提升基层单位的档案管理工作数字化水平，达到预期的目的。
一、基层单位档案管理工作数字化需求
（一）档案信息的数字化需求。近年来，在我国技术快速发展的过程中，档案信息的数字化，可提升档案管理工作的便捷性，便于有效开展各方面的管理工作，不会受到时间与空间的限制。档案信息的数字化存储，不仅可以节约资源，还能降低存储的空间，减少人力成本、检索工作时间，加快工作速度，促使档案管理工作高效实施。基层单位的档案管理工作中先进的数字化技术，可改善当前的档案管理工作现状，打破传统工作的局限性，提升档案信息的数字化水平，便于有效管理相关的档案内容，全面挖掘利用档案资源，提升基层单位的档案管理工作效果。
（二）档案管理的微小化需求。基层单位的档案数字化管理工作中，可以通过计算机中压缩打包技术方式，将传统纸质档案中的图片、文字等转变成为电子文档，通过网络信息技术，分类处理档案内容，分享相关的信息，实现异地查找的目的。在基层单位的档案管理过程中采用数字化技术措施，可利用微小化的形式处理档案，方便管理和使用，提升基层单位档案管理水平。
（三）档案管理的现代化需求。在实际的档案管理工作中，传统的纸质管理方式已经无法满足当前的时展需求，耗费很多人力资源与物力资源，不能确保档案信息的有效管理，难以满足当前的时展需求。而在档案的数字化管理过程中，可以有效提升各方面工作的现代化水平，改善当前基层单位档案管理现状，不断增强各方面工作效果。
二、目前基层单位档案管理问题分析
当前基层单位档案管理工作存在很多问题，不能确保档案管理的数字化与信息化，难以确保有效开展各方面的档案管理工作。具体的问题表现为：
（一）缺乏先进的技术。当前一些基层单位在自身的档案管理过程中，尚未合理采用数字化技术与网络信息技术，仍然采用传统的纸质管理方式，虽然档案管理人员可以按照传统工作习惯执行任务，但是，纸质管理方式不仅浪费资源，还会出现管理不便利问题，难以有效检索、共享，无法满足当前的时展需要。一些单位虽然已经开始采用网络信息技术，但是存在很多局限性，未能按照档案管理工作的需要设置数字化的工作模式，无法通过先进技术提升档案管理的信息化与数字化水平。
（二）缺乏良好的档案管理系统。近年来，我国基层单位在日常档案管理工作中，尚未采用网络信息技术与数字化技术创建完善的档案管理系统，不能确保各方面的档案管理工作质量，难以有效提升各方面管理工作的现代化水平，对基层单位的发展会造成不利影响。部分基层单位在工作中尚未结合数字化的建设需求，积极创建相关的数字化系统，不能确保档案管理工作质量和水平，难以有效提升档案管理的数字化成效，如果不能有效完成各方面的数字化管理工作任务，将会诱发很多严重问题。
（三）缺乏高素质人才队伍。部分基层单位在档案管理工作方面，虽然已经采用了网络信息技术，尝试创建数字化的管理系统，但是由于缺乏高素质的人才队伍，不能确保各方面的档案管理工作质量。部分工作人员未能掌握先进的网络信息技术，没有在自身工作中积极采用先进的数字化技术方式，不能采用先进技术措施有效完成档案管理任务，严重影响基层单位档案管理工作的数字化发展。
三、基层单位档案管理工作数字化实现策略
基层单位在档案管理工作中应该积极采用数字化技术，遵循科学化的技术原则，全面提升基层单位档案管理水平。具体措施为：
（一）建设数据库系统。当前的基层单位档案管理工作中，虽然已经开始采用信息自动化系统，但是从整体来讲，还处于从文件处理向着信息管理系统发展的阶段，要想实现数字化，应该积极建设数据库系统，将数据库定位为核心部位，以先进网络信息技术作为基础，有效开展档案信息管理工作。在创建数据库系统的过程中，应该确保灵活性，提升数据库在基层档案管理数字化建设中的应用效率，建议在数据库中设置相关的档案目录，利用网络信息技术设置分布式的数据库，从根本上提升各方面档案管理工作的自动化水平，满足当前的工作需求。一方面，在采用数据库系统的过程中，应该建立单机版的电子档案数据库，利用电脑归档处理，转变成为电子格式，存储到数据库系统中；另一方面，应制定关于数据库系统的应用计划方案，分类进行普通档案、珍贵档案的存储和管理，确保各方面的档案管理效果。
（二）积极采用电子存储技术。为促使基层单位档案管理工作数字化发展，应该积极采用电子存储技术，利用先进技术措施将档案内容存储到数据库系统中，然后采用授权管理的方式，为相关档案管理人员提供便利。在此期间，还需注意原始的纸质档案与实物档案的保存，通过电子扫描技术将信息扫描到数据库系统中，便于开展数字化的管理工作，将电子存储技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的数字化管理目的。与此同时，在使用电子存储技术的过程中，应该结合基层单位的档案管理工作特点与实际情况，要求档案管理人员创建相关的电子存储技术系统，在合理采用电子存储技术的情况下，保证有效存储各种档案数字化信息，满足当前的数字化管理需求。
（三）构建网络化管理体系。近年来，在网络信息技术快速发展的过程中，基层单位的档案管理工作已经开始呈现网络化的发展态势，要想更好地实现档案数字化管理目的，就应该积极采用先进的网络信息技术，构建网络化的管理体系。首先，利用网络信息技术设置数字化的档案目录，通过相关的检索软件实现对档案资料的自动化归类和统计处理，提升检索工作的效率，这样不仅能够降低检索的工作量，还可以确保工作的准确性。其次，在采用网络信息技术的过程中，应该设置关于档案管理方面的局域网络，强化各种信息资源的共享，在系统之内，基层单位之间可以共享档案资源，提升共享的效率，确保档案的利用率。最后，在采用网络信息技术的过程中，应该创建关于基层单位的档案管理网站平台，采用网络平台整合各种档案信息，确保各方面档案管理工作的效果。
（四）创建数字化的管理系统。基层单位在日常的档案管理工作中，应该积极创建数字化的管理系统，提升相关的档案管理工作水平，保证各方面工作效果。首先，应该完善相关的数字化管理工作制度，从电子档案的制作环节、收集环节、归档环节、分类整理与其他工作环节，都需要制定制度，规范人员的行为，确保有效开展档案管理工作。为避免在实际工作中出现问题，在制定制度的过程中，还需明确各项工作的细节规范，精细化开展相关的基层单位档案管理活动，提升整体档案管理工作质量和水平。其次，应完善数字化管理系统的设计方案，在最初设计的过程中就应该全面考虑到数字化档案的安全性，做好数据备份工作与数据安全管理工作。在使用网络信息技术的过程中，应强化基础建设力度，实现系统的升级管理，明确系统中的权限，在有效开展安全管理工作的情况下，确保数字化档案内容的真实性、完整性与安全性。最后，应该创建数字化档案共享平台，利用网络信息技术分享档案目录，明确档案共享管理的工作要求，在保证档案信息不泄露的情况下，实现共享目的。
（五）建设高素质人才队伍。为确保相关档案管理工作的数字化发展，应该建设高素质的人才队伍，确保档案管理人员的专业素质，提升各方面的数字化水平。首先，基层单位应该聘用专业素质较高的优秀人才，要求工作人员有丰富的档案网络化与数字化管理经验，可以在工作中有效应用数字化技术，提升各方面的档案管理质量。其次，应该对相关的档案工作人员进行专业知识和先进技能的教育培训，使得每位人员都可以掌握先进的数字化技术，在日常的档案管理工作中，掌握电子档案管理技术、数字化管理技术，有效收集与分类处理档案数字化信息，提升各方面的工作质量和效果。最后，制定完善的责任制度，明确档案管理人员的工作职责，一旦发现有数字化管理的问题，就要严格惩罚负责人，提升档案管理工作人员的积极性，改善当前的工作现状。
四、结语
综上所述，在基层单位档案管理的过程中，传统的档案管理方式已经无法满足当前时展需求，迫切需要数字化建设与改革，在此情况下，基层单位的档案管理工作中应该树立正确观念意识，遵循科学化的原则，建设相关的数据库系统、网络管理系统，打造优质人才队伍，不断提升基层单位的档案管理工作质量和水平，在采用数字化技术的同时，改善当前的工作现状，满足档案管理的数字化发展需求。
作者:蒋志雁 单位:昆明市盘龙区金辰街道办事处