前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的数字化管理在医院档案工作中运用，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
【摘要】档案数字化作为档案信息化建设的主要内容之一，是档案资源建设的重要构成部分，是提高档案科学管理水平的基础所在。在数字化时代背景下，医院必须要加快基建档案数字化建设，才能全面实现对基建档案资料的信息化以及数字化管理，从而大幅度提升基建档案管理效率，确保档案资料完整，发挥档案的最大功能，为医院的建设与发展作出贡献。
【关键词】数字化管理；医院；基建档案
一、基建档案主要内容与特点
医院基建档案主要指的是医院开展基建项目的原始信息材料。基建档案属于科技档案的重要组成部分，包括基建项目立项、审批、招投标、勘察、设计以及验收等整个过程当中形成的声像、图表和文字等形式的所有资料。此外，也包含基建项目建设过程当中运用的设备安装、装修和改建等施工和结果记录等方面内容。医院基建档案具有记录性、信息性、价值性以及广泛性等特征，可以为制定医院发展战略和院领导决策等方面提供有价值的数据信息，基建档案是整个医院建设和发展中的宝贵财富，因此，一定要把数字化管理科学合理地运用到基建档案管理当中，才能更好地为医院的经济建设以及可持续发展服务。
二、基建档案的重要作用
基建档案直接反映了建设工程管理水平和实际施工情况，同时清晰准确记录建设项目的整个过程与整体质量。医院基建档案能够有效监督基建工程项目的具体实施情况，避免出现项目资金与资产浪费、流失的情况发生。由此可见，基建档案在医院的现实管理、长远发展以及建设当中发挥着不可替代的作用。
（一）便于医院基建资料的收集。随着我国经济的快速发展，人们生活水平的不断提升，健康问题已经成为人们关注的焦点，因此对就医环境和条件的要求也越来越高。近年来，医院的新建和改扩建的次数与数量不断增多，基建档案的数量也随之增长。尤其是一些情况较为特殊的迁建医院，这类医院不但存有老院区，还有新建的院区。整合工作较为系统且复杂，整个过程当中涉及面较广，不仅要科学规划新院区，还需要合理改造老院区，才能确保其功能性得到实现。而且项目建设也不在一起，从而增加了医院基建资料的整理以及收集难度。因此，必须要加大基建档案的管理力度。此外，医院的基建档案作为医院建设的核心材料，详细、真实地记载了医院基本建设的历史痕迹以及现状。后期的扩建与改造计划当中，可以参考以往的基建资料，不影响医院的正常运营，避免许多不必要的麻烦，确保新建与改造施工的质量，促进医院健康、稳定发展。
（二）能够促进医院经济可持续发展。医院基建档案属于医院建设活动中形成的重要资料，档案管理的主要目标就是记载基建工程的全过程，做好基建档案工作对工程管理意义重大。基建档案管理的核心环节就是及时收集基建项目计划、立项以及竣工整个过程当中的各方面资料。而且医院建设具有周期长、涉及面广泛、内外协作关系复杂等特征，从而形成了大量、多种载体、保存价值较高的档案。这类档案都真实记录了医院工程建设的实际情况，是整个医院档案的重要内容，不但可以服务于医院的建设、维修、管理以及改扩建，也可以服务于经济建设以及医疗事业的发展，提升医院整体工作效益和经济效益，推动医院快速发展。
三、医院基建档案工作中存在的不足
（一）没有意识到基建档案的重要性。当前，大部分医院领导以及相关管理者意识比较淡薄，没有从内心深处意识到基建档案的重要性。有的医院在建设过程当中对基建档案材料的搜集与整理重视程度不足，档案管理人员和负责基建人员之间缺少沟通、协调，致使工作进度缓慢。有些医院没有成立相应的机构，没有配备专门人员，更缺少健全的规章制度来开展基建档案的管理工作，使得该项工作效率和质量较低。
（二）收集档案资料时存在不足。其一，医院在施工的时候，不注重基建档案的收集和整理，没有配备专职人员负责该项工作，基本都是施工人员或者工程师兼职，他们不具备专业知识，精力也不足，不能及时、完整地收集材料。各种图表的内容不完整，表述不准确，缺少说明性文字，一些资料与数据残缺不全，比如有些工程项目没有建筑材料的出厂凭证、质检认定书；有的工程没有具体的施工负责单位等，这些原因都会造成项目竣工后存在质量安全隐患，责任认定模糊不清，假如出现安全隐患就缺少准确的依据与可靠的凭证。其二，材料书写不够规范，表达不准确，存在模糊性，有的图纸质量不好，不容易长时间保存。重点工程档案材料真实、准确、全面地记录了项目建设的全过程，具有长期保存的价值。但是有的医院存在使用圆珠笔书写、使用复印件充数等种种不规范的现象，导致基建档案质量大幅度降低。其三，基建档案的移交与后续补充工作没有落实到位。医院的基础建设属于一个动态、变化的过程，基建材料管理需要具有系统性，然而有些医院却只注重最原始的基础材料，后期的改建、翻修以及扩建等资料随意乱放，没有按时整理归档，在需要使用档案资料的时候又找不到档案，使得许多问题不能从根本上得到解决。
（三）基建档案数字化管理中存在不足。首先，数字化意识不强，管理制度不健全。在我国现代化建设当中，管理人员只重视基础设施方面的建设，对档案管理工作缺少全面的认识和研究，使得基建档案数字化建设没有有效执行。多数管理人员的管理意识薄弱，使得档案管理工作的效率与质量较低。此外，基建档案管理制度不健全，考核标准不完善，在实际工作过程当中，没有严格按照相关要求执行档案管理工作，增加了基建档案数字化建设的难度。其次，信息缺失，档案利用率不高。在医院建设发展过程当中，相关人员不重视基建档案的整理与收集工作，导致信息资料缺失，影响了档案数字化建设的整体质量。另外，档案管理工作人员没有严格遵守数字化建设相关管理制度，使得电子文件标准、电子目录数据库结构以及交换格式等方面存在许多差异。同时不健全的档案管理考核制度，使得档案管理工作人员的责任感较低，不重视网络平台的建设以及和电子相关网络信息方面的收集，直接导致基建档案数字化建设的工作效率低下。最后，信息化专业人才短缺，管理水平不高。当前，我国医院档案管理人员结构的老龄化较为严重，基建档案管理工作专业人才较为短缺，导致基建档案数字化建设速度比较缓慢。在具体工作过程当中，网络技术的作用无法得到全面发挥，导致基建档案管理的信息化水平较低，管理利用效能不高，不利于基建档案的数字化建设。
四、数字化管理在医院基建档案管理中应用策略
（一）提高认识，明确目标。医院要有组织地对基建档案工作进行统一安排部署，统一思想认识，进一步明确目标任务。首先，结合档案工作实际情况和社会发展需求，创建完善的基建档案数字化管理体系和制度。明确基建档案收集工作内容、归档整理要求以及保存和借阅流程，并坚持层层负责原则，促进责任逐级落实,确保相关部门把基建档案工作执行到位。其次，进一步提升医院人员对基建档案管理重要性的认识。要想保证当前医院基建档案的数字化管理工作顺利、有效开展，就需要进一步提升医院人员对基建档案管理重要性的认识。在整个过程当中，要加强医院领导对基建档案数字化管理的重视程度，只有他们全面意识到当前基建档案数字化管理的重要作用，基建档案数字化管理才能顺利、有效地发展。此外，要想提高整个基建档案的数字化管理水平，就需要先进技术与充足的资金投入。总之，新的社会环境下，医院基建档案数字化管理不是一蹴而就所能完成的，需要分阶段分任务进行，在整个过程当中，医院档案管理人员要不断学习全新的计算机网络技术以及多媒体设备应用技术，同时使用现代化管理方法科学合理的管理进程，才能切实提升实际的基建档案数字化管理以及应用效率和质量。
（二）完善医院基建档案信息数据库。医院基建档案管理工作的主要任务就是归纳、分析与整理医院相关人员在进行规划建设过程当中产生的资料信息。要想确保医院基建档案数字化管理得到有效落实，就必须完善医院基建档案信息数据库。首先，医院要根据自身发展的实际情况与时展的新要求，完善医院基建档案信息数据库，把医院的各类档案资料进行数字化手段处理，从而促使医院基建档案数字化管理在互联网背景下科学、高效以及全面地开展。其次，完善医院基建档案信息数据库以后，需要加大对数据库的监督管理力度，定期更新与完善数据库中的档案信息，才能全面发挥档案数字化的整体效益。最后，健全医院基建档案安全数字化管理体系。在医院基建档案数字化管理工作当中，不可避免地会遇到安全管理问题，这就需要根据可能存在的安全问题，制订完善的安全防范体系，防止数据库信息化管理过程当中发生病毒入侵的现象，增强医院基建档案数字化管理的安全性。
（三）提升基建档案管理人员的整体素养。档案管理人员的综合素质直接影响着档案工作效率和质量，要想实现有效的基建档案数字化管理，就必须采取行之有效的措施提升基建档案管理人员的整体素养。基建档案管理人员不但需要具备较高的专业技能，同时要掌握各种计算机操作技能。但是当前许多医院的基建档案管理人员综合素质较低，责任感不强。虽然有的掌握了相应的知识与技能，但是仍旧无法满足新时期基建档案管理应用工作的实际需要，致使基建档案数字化管理效率不高。因此，在健全基建档案数字化管理的当中，档案管理人员要根据工作实际，不断学习各方面知识和技能，才能真正满足基建档案数字化建设的需求。综上所述，近年来，随着经济社会的快速发展，各级医院进入迅猛发展的势态，规模不断扩大，医院的基础设施建设也在热火朝天地进行。但是基建档案管理方面依旧存在许多不足，致使基建工作存在漏洞和问题。因此，必须要把数字化档案管理融入医院的基建档案管理当中，提高认识，明确目标，完善医院基建档案信息数据库，提升基建档案管理人员的整体素养，才能从根本上解决这些问题，提升档案的实际应用效果，增强医院的核心竞争力，促进医院健康、稳定发展。
【参考文献】
[1]汪兴旺.数字化管理在医院基建档案工作中的运用[J].城建档案,2018(6).
[2]王雅娥.数字化在医院基建档案工作中的应用[J].城建档案,2018(10).
[3]时洪亮.基于数字化管理模式的医院基建档案管理研究[J].城建档案,2019(2).
作者:田伟 单位:淄博市第五人民医院
