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摘要：档案事业的服务属性决定了档案走向数字化是必由之路。青年档案工作者在档案数字化管理中有明显的优势，但仍存在需要努力的地方。本文结合实际工作，提出青年档案工作者应该做好以下工作：“勇于担当”，要有强烈的责任感、使命感；“有条有理”，做好纸质档案数字化工作；“尽职守则”，重视日常管理规范化；“防患于未然”，筑牢档案安全防线；“能谋善断”，挖掘档案资源，发挥支撑作用。
关键词：青年档案工作者；档案；数字化；管理引言
指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”现在，各行各业都已经步入数字化的道路，档案事业的服务属性决定了档案走向数字化是必由之路［1］。传统档案管理是以纸质档案为管理对象，通过人工操作实现档案管理及利用，档案数字化管理是以数字化档案为管理对象，将纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，利用计算机系统进行管理，实现检索、查阅、利用等功能。
1档案数字化管理的意义
首先，能更安全地存储档案，保护历史资源。传统纸质档案易受到环境、气候、虫害等影响，随着时间的推移容易造成档案的缺失。而数字化档案能更完整地保存档案，对年代久远的档案材料，可防止部分档案篡改的行为。在传统的档案借阅模式中，查阅者及档案工作人员查阅档案时需要频繁调取档案，数字化管理后可在一定程度上避免人为因素对原始纸质档案的损坏，加强对原件的保护［2-3］。其次，能更高效地查阅档案，提高档案利用率。档案数字化管理依靠档案管理系统，通过搜索关键词能用最少的时间查找到目标档案，减少劳动时间，提高工作效率。同时，借助计算机网络可实现多地、多人共享查阅，提供更加便捷的服务［4］。
2青年档案工作者在档案数字化管理中具有的优势
现在，越来越多的青年加入到档案工作队伍里，与档案老员工相比，青年档案工作者具有很多优势。首先，知识优势。青年档案工作者受教育程度高，具有较高的政治觉悟、广阔的知识结构、系统的技能水平，掌握更多的现代信息技术的基本操作技能与知识，对计算机技术的应用也更加熟练。其次，精力优势。档案数字化管理工作存在工作时间长、工作量大的特点。青年档案工作者具有强健的体魄、充沛的精力，而且受婚姻、家庭、人情世故的牵绊较少，能全身心地投入工作［5］。最后，潜能优势。青年档案工作者对新事物、新理念接受能力强，能最快地适应档案事业转型发展；青年档案工作者具有开拓创新精神，善于思考，能够及时转变工作方式，对档案管理、宣传、利用等功能起到推波助澜功效，能够不断地对档案管理系统进行完善，适应信息化发展；能够肩负档案宣传职责，满足社会对档案资源的需求，能够挖掘档案数据资源，强化档案服务功能，发挥档案价值。
3青年档案工作者应该做好以下工作
青年档案工作者在档案数字化管理中虽然存在明显的优势，但在工作中仍有许多做得不足的地方，需要继续锤炼自己，做到“独当一面”“游刃有余”。具体为：
3.1“勇于担当”，要有强烈的责任感、使命感
首先是政治担当。青年档案工作者参加工作时间短，工作经验不足，思想单纯，易受不法分子利用，要强化政治理论学习，提高明辨是非能力，遵纪守法，不做损害集体及国家利益的事情。其次，培养敬业精神。青年档案工作者要正确认识档案工作的重要意义，围绕着“为党管档、为国守史、为民服务”的责任担当，做好工作的每个细节。提高主动服务意识，加大对单位重要决策、重要档案的收集力度；树立为人民服务意识，为查阅者提供便利服务。最后，明确定位，做好职业规划。青年档案工作者往往怀有远大理想，希望实现自身的价值，认为档案工作是一项幕后工作，工作不出业绩又缺乏亮点，觉得难以得到领导的“青睐”“赏识”，其实这样的思想是错误的。产生这种思想的主要原因是自身定位不明确，缺乏职业规划。明确“为人民服务”的定位，肩负推动档案事业的改革的任务，将自己的豪情壮志、雄心抱负融入到踏踏实实、兢兢业业的工作中，坚持不懈地努力，同样会展现出自己“闪光”的一面，实现自身的价值。
3.2“防患于未然”，筑牢档案安全防线
刚刚过去的法国巴黎圣母院的火灾，无不令人扼腕叹息，短短几个小时，人类瑰宝顷刻化为灰烬。安全是档案工作的生命线，也是档案事业的根基，档案安全是对青年档案工作者提出的最低要求。首先，要对档案有神圣的敬意。思想上时刻绷紧档案安全这根弦，筑牢档案安全防线，用实际行动来履行档案工作者的职责与义务，在紧急、关键时刻，要用生命保护档案。其次，明确风险隐患点，注重细节。库房管理、档案仪器设备、电线电路、计算机防火墙、档案系统管理权限、档案数字化加工、数据存储等方面都是风险隐患点，稍有疏忽都会造成档案安全事故。档案库房进出管理不严会造成档案丢失，温湿度管理不当会出现档案纸张黄化、虫蛀现象，直接影响档案数字化加工；仪器设备运转不正常、插线板电路老化会引起火灾；网络病毒及黑客的各种攻击会造成网络瘫痪；越权访问登录档案管理系统会造成档案被随意查看、删除、篡改及窃取；档案数字化外包加工未按规定执行会造成泄密［6］。最后，注意保密安全。档案管理人员要注重自身的言行，在任何场合都要做到守口如瓶。对密件管理严格按照保密相关规定，不能凭个人感觉进行解密。档案数字化外包加工需签订保密协议，加工场地需做到无死角监控。
3.3“有条有理”，做好纸质档案数字化工作
档案数字化管理的前提是纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的质量好坏直接影响着档案数字化管理水平的高低。纸质档案数字化工作需要投入较大的人力、物力和精力，青年档案工作者需利用自身的智力优势，将档案管理与计算机管理、互联网技术相融合，在充分调研、认真规划、合理开展纸质档案档案数字化工作。一是配置档案数字化设备。根据本单位的档案量选择适合本单位的档案管理系统软件、安全控制系统以及先进的扫描仪等设备，对书面文字、照片图像等材料进行准确扫描、数据录入、整理分类、存储保管和查阅利用。二是合理制定档案数字化工作方案。根据纸质档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素制定科学合理的工作方案，确保档案数字化工作达到预期目标。对保存价值高、开放等级高、使用频率高、档案损毁度高的档案优先数字化，根据数字化资金情况，有计划、分批次对档案进行数字化［7］。三是建立健全相关制度和工作标准，使档案数字化管理做到有章可循、有法可依，实现有效管控。主动承担起草包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、载体管理、档案实体管理等档案数字化管理相关制度。
3.4“尽职守则”，重视日常管理规范化
青年档案工作者要有“把简单的事重复做，把重复的事用心做”的毅力，踏踏实实做好文件材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等每个环节，日常工作中，加强主动服务意识，对本单位在建设、科研、生产、管理、后勤保障服务等工作中形成的重要档案，加大搜集和整理力度。多数档案工作者往往只把重心放在传统的文字档案的搜集整理，一些特殊载体档案譬如照片、录像、实物等，因搜集周期长、整理难度大，常常被忽视，但特殊载体档案带来的感官直观性，是文字档案所不能媲美的。随着“办公自动化”“电子政务”的应用，电子政务文件存在潜在的利用价值，要及时将电子政务文件从办公系统迁移至档案管理系统，成为档案。与发达国家相比，我国馆藏永久保存的档案文件占全部档案的比例是低于5％的［8］。档案数字化管理后，可优化馆藏档案，增加档案的存储量，因此，青年档案工作者在确定档案保管期限上可适当放宽，并且可依照“从长不从短”的惯例，而对于到期档案要按程序及时销毁，释放空间。档案数字化管理下查阅档案一般以检索关键词为手段，因此，青年档案工作者在录入档案标题及相关参数时要仔细，稍有疏忽，录入字段内增加、缺少或者笔误一个字都会造成无法检索到目标档案。档案分类、档案借阅、档案修复、档案统计，等等，都需要引起青年档案工作者的重视。
作者:郭安 狄咏梅
