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摘要：本文在分析了劳动保障档案构成及其数字化的现实意义的基础上，提出了新时期劳动保障档案数字化管理的具体策略，对劳动保障档案数字化管理具有积极的现实指导意义。
关键词：劳动保障档案；档案数字化；劳动就业
概述
劳动保障部门的专业档案主要包括劳动就业和社会保险两大专业档案。其中，劳动就业专业档案是指劳动行政主管部门及用人企事业单位在就业管理、劳动者权益维护等过程中形成的具有保存价值的历史记录。社会保险业务档案，则是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中所形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。劳动保障档案数字化，是指随着现代计算机信息技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、扫描矩阵CCD技术等发展产生的一种在劳动保障领域应用的新型档案信息形态，它是将不同劳动保障载体档案资源转化为数字化档案信息，并以数字化的形式存储，利用现代互联网技术实现连接，最终形成有序结构的档案信息库，实现劳动保障档案资源共享。
1劳动保障档案构成
作为专门业务档案，劳动和社会保障档案主要由以下六个方面组成：
1.1劳动就业档案
所谓劳动就业档案，是指从业人员在就业、劳动力市场管理过程中形成的具有保存价值的历史记录。劳动就业档案对于分析辖区某段时期从业人员就业情况劳动力市场管理、为劳动力供需双方搭建平台、保障就业等具有积极的现实意义。
1.2劳动合同档案
劳动合同档案，是指用人企事业与就业者双方签订的、明确劳资双方权利、义务的劳动合同。劳动合同一旦签订即具有法律效力，对于劳资双方都有同等约束力。劳动合同档案在保障劳资权益方面具有较强的法律凭证功能。
1.3养老保险档案
养老保险档案主要由参保人员个人信息、缴纳养老保险费用、离退休期间养老金提取等历史记录。可见，养老保险档案是广大参保人员享受国家养老保险各项政策及待遇的重要依据。
1.4医疗保险档案
医疗保险档案是指参与城乡医疗保险人员关于医疗保险费用缴纳、提取情况的历史记录。涵盖了参保人的缴费情况、医疗过程中医疗保险待遇，以及异地医疗保险费用结算等。
1.5工伤保险档案
工伤保险是所有劳动者与用人单位在用工时的工伤意外保险。作为社会保障体系中最大的一类风险保种，该类档案主要包括工伤事件处理记录、参保人员工伤保险缴费情况、劳动能力及伤残等级鉴定等。
1.6失业保险档案
随着社会主义市场经济日趋完善，作为劳动者社会保障的重要险种，失业保险档案的建立能够为所有参保人员在其失业期间提供基本的生活经济来源。
2劳动保障档案数字化意义
据统计，2018年，城镇新增就业1361万人；城镇居民基本养老保险参保人数达4.18亿人。随着城镇居民新增就业及基本养老保险人数的增加，社保部门由此所形成的专业档案数量巨大，给收集、归档、利用和管理带来巨大压力。加强劳动保障档案数字化管理，具有积极的现实意义：
2.1复用性
劳动保障档案的后期利用较为频繁，无论是就业、医疗、养老、工伤鉴定还是失业金领取，都离不开劳动保障档案的查询和利用。将纸质的劳动保障档案进行数字化，或者对OA系统应用中直接生成的电子劳动保障档案进行数字化，后期在复用过程中可以直接通过计算机进行打印，这种打印不受次数的限制，也不会破坏原始档案。
2.2交互性
劳动保障档案数字化离不开计算机技术、COR技术、数据库技术，以及计算机、档案软件、磁盘、光盘等技术及设备的应用。通过计算机的应用，实现人机“对话”，计算机系统在输入相关口令或操作后，即可按照用户的要求及时输出所需的劳动保障档案信息，尤其是一些将文件、图像及数据链链接起来的超文本文件，借助计算机设备满足利用者任意调阅。
2.3灵活性
与传统的人工管理以及单纯的信息化管理相比，对劳动保障档案进行数字化管理，可以充分借助计算机系统中对劳动保障档案信息之间的联系，建立内在逻辑信息联系，进行信息逻辑分类、统计、汇总和分析，根据劳动保障档案工作者实际需要，建立相应的档案板块，满足档案利用者的个性化需求。一份数字化劳动保障档案既是一个整体，也是一个信息集合体，能够满足不同利用主体的现实需要。
3劳动保障档案数字化管理对策
随着劳动保障事业的快速发展，迫切需要转变传统的管理模式，尤其是数字化技术与档案管理日趋融合，将数字化技术应用到劳动保障档案管理领域，成为新时代劳动保障档案的发展方向，也是满足新时代劳动保障档案管理的现实需要。
3.1思想认识，高度重视劳动保障档案数字化
劳动保障档案数字化管理是适应日益增长的劳动保障档案数量和需求的重要技术支持。但，劳动保障档案数字化也是一项复杂的系统性工程，需要劳动保障部门领导在思想上高度重视这项工作，把劳动保障档案数字化与劳动保障业务一体推进。加强劳动保障档案数字化的经费保障力度，加快推进如红光AT260大型高效扫描仪等仪器设备的采购进度，为劳动保障档案数字化提供专业人才支持和保障。加快引入熟悉计算机技术应用、掌握劳动保障档案理论知识的复合型人才引进力度，对现有从业人员加强数字化技术的培训。
3.2基础条件：做好劳动保障档案数字化准备
劳动保障档案文件数量多、类型多，要完成劳动保障档案数字化就需要做好前期的各项准备工作，对劳动保障档案资料及内容进行认真梳理。首先是整理实体劳动保障档案。在对已经收集或馆藏的劳动保障实体档案进行重新整理，先对其进行拆卷，再进行著录补充、页面修复，做好编页、目录、备考表等处理，确保劳动保障档案中的卷内目录与卷内文件对应。其次，建立劳动保障档案目录数据库。针对劳动保障的六种档案类型，分类建立目录数据库。数据库应包括如下基本信息：劳动保障档案案卷号、题名、编制人员、单位、日期、总页/件数、保管期限，归档年度等。再次，建立劳动保障档案扫描借阅登记表。劳动保障档案的后期利用频繁，为了保障后期劳动保障档案数字化利用的顺利实现，需要建立劳动保障档案扫描借阅登记簿，确保劳动保障档案利用安全。
3.3丰富内容：推进劳动保障档案实体数字化
劳动保障档案数字化应严格按照纸质档案数字化管理的规范性、安全性和真实性原则，重点做好存量和增量实体档案的数字化加工，不断丰富馆藏数字化档案内容。首先，要确定劳动保障档案扫描格式。目前，较为常用的格式主要是安装扫描仪ACDSee5.0扫描软件，使用JEPG格式，或PDF格式，选择扫描路径后，要保证扫描的分辨率至少在200dpi，确保真彩色颜色。其次，做好扫描材料的顺序及层次。根据劳动保障档案的不同类型建立相应的案卷号，将同一类型的案卷放在同一文件夹，以“件”为单位进行组卷和顺序排列，确保后期数字档案检索的精准性。再次，扫描劳动保障档案。扫描劳动保障中的图纸或者其他大型纸张的，应确保扫描方向的一致性，例如，报销工伤医疗费用时涉及的就诊影像，大小及方向不一，需统一进行以图纸或影像标题方向为正向扫描。若幅面过大，还需要对其进行左右或者上下进行分别扫描，然后拼接成原纸，保障扫描的结果与原纸图像的真实、完整和一致。最后，需要做好数据信息的处理工作。将劳动保障档案数字化扫描后，对扫描后的数字化文本、图形及电子目录进行校对、检查，保证图像、文字信息的完整、准确。
3.4重要保障：确保劳动保障档案数字化安全
劳动保障数字化工作，使其面临着诸多的非传统的因素威胁，只有保障数字化的真实性、规范性和可用性，才能实现劳动保障档案数字化成果运行的安全。为此，可将之前扫描后的劳动保障档案目录数据库挂接至机关档案数字化管理系统上。在整个数据信息的扫描过程中应保持其相对独立，将互联网与局域网隔离，实行数据库单机化管理。劳动保障档案中涉及许多个人的隐私信息，将其挂至数据库后，应及时对数据信息进行加密处理，设立相应的用户登录权限，最大限度地降低用户或者外界不法使用者非法篡改数据库信息的可能性，及时对目录数据库及劳动保障电子文件进行备份，确保数据库整体的安全。
4结语
劳动保障档案数字化在劳动档案数量不断增长，后期应用日趋频繁的大背景下，要在思想上高度重视劳动保障档案管理工作，夯实劳动保障档案数字化基础，不断丰富劳动保障档案实体数字化，通过人防、技防和物防等，确保劳动保障档案数字化安全，为劳动保障事业可持续发展提供支持和保障，保障最广大群众的切实利益。
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作者:武晓燕 单位:文水县人社局马西乡劳动保障事务所
