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摘要：在当前信息化时代的背景下，传统的高校档案管理模式已经很难适应当前社会的发展。随着互联网技术发展和普及，高校档案管理数字化、信息化、网络化已经成为了必然的趋势。数字化管理可以提升高校档案的管理水平，提高工作效率，降低档案管理的成本，因此，高校档案数字化管理是我国高校的必然选择。本文主要阐述数字化管理的内涵和高校档案数字化管理的价值，分析当前高校档案数字化管理的发展现状，并结合自己的实践经验谈几点建议，以期为高校档案管理数字化建设提供参考。
关键词：高校档案管理；数字化；内涵；价值；发展现状；建议
当前，我国大部分高校还是以传统的档案管理模式为主，档案管理效率普遍低下，而且需要一定的空间用于保存档案，需要诸多管理人员共同协作，档案管理成本极高。高校档案数字化管理可以极大的促进高校档案管理工作的提升，数字化管理模式便于储存、传输、共享，可以极大的提升办公效率。
一、高校档案数字化管理的内涵及其价值
（一）高校档案数字化管理的内涵
高校档案数字化管理就是利用信息化技术，以互联网和计算机为载体，实现档案的储存、传输、共享[1]。建立电子档案数据库，利用计算机终端进行数据录入，然后存储在硬盘或者云端空间，这样可以节省档案占用的实际空间，同时也便于高校档案管理人员进行管理，高校其他部门在调阅档案时也更加便捷，此外，高校人员的流动导致的档案的转出和流入也会更加便捷。
（二）高校档案数字化管理的价值
1.降低高校档案管理成本
传统的高校档案管理模式主要以纸质材料为主，占用的空间较大，同时还需要大量的人力投入，以便进行档案的管理和维护，此外，还要投入防火、防潮灯其他设备，管理成本相对较高。数字化管理模式以计算机为载体，利用数字信息化技术将高校档案资料进行存储，首先便于档案管理人员进行管理，传统档案管理模式需要手动将档案资料分类、添加标注、封存，而数字化管理模式可以利用计算机技术进行自动分类识别和储存，极大的降低了档案管理人员的工作量，因此，就可以减少对档案管理的人力投入。此外，数字化管理模式对于档案保存环境要求不高，可以极大的减小档案管理空间，同时很大程度上也能避免档案丢失、破损等情况[2]。
2.提升高校档案管理工作效率
高校档案复杂多样，各种档案的保管要求不一，需要分门别类进行保存，这就造成档案管理人员的工作极其繁杂，需要进行大量的重复工作。同时需要调阅查找档案时，也极其不便。数字化管理模式利用现代计算机技术整理和储存档案，很多工作都可以利用计算机完成，极大的解放了档案管理人员。而且在查找调阅相关档案时也极为便捷，只需要简单的计算机操作即可完成，同时高校其他职能部门在调阅档案资料时也可以利用互联网完成传输，操作便捷、效率高，可以极大的促进工作效率。
3.可以更好的保存实体档案
高校档案中存在多种重要的档案资料，需要严加保管，但是纸质的档案资料保管难度较大，对于一些年代较为久远的档案资料很难妥善保存。实现高校档案数字化管理可以更好的保存实体档案资料，有效延长重要档案资料原件的寿命。一旦档案资料的原件损坏、丢失，需要使用时可以利用数字技术进行拷贝，同时数字化技术存储的档案可以无限次重复查阅，不用担心查阅时损坏档案资料。
二、高校档案数字化管理的现状
（一）高校档案数字化管理系统与学校其他部门办公系统不匹配
由于高校档案数字化管理系统并不复杂，所有部分高校的档案管理系统是由本校自主研发，部分高校是委托一些小型科技公司进行开发，管理系统的设计者在很大程度上并不了解高校档案管理工作，通常是按照自身的理解进行系统设计。而目前高校各个职能部门的办公软件系统普遍使用的是当前应用范围比较广的Office办公系统。这二者之间通常会存在不兼容的情况，办公系统生成的文件以及数据格式不匹配档案管理系统，在进行档案的转出和转入时，还要进行文件格式转换，使得档案管理工作增加了不少难度。
（二）高校档案数字化管理中存在安全隐患
传统的纸质档案资料管理模式虽然管理过程比较复杂，工作量较大，但是相对而言其安全性比较高。而数字化管理模式虽然很大程度上解放了档案管理人员，但是由于当前高校档案管理人员缺乏网络安全意识，在档案管理过程加密措施不够，很容易导致信息泄露。高校档案通常保存着高校教职工的个人相关资料以及学校科研资料等保密程度较高的档案资料，一旦发生信息泄露会造成极为严重的后果，难以有效保护高校教职工的个人隐私信息和高校科研成果。
（三）电子文件存在安全隐患
传统的纸质文件或者资料上有相关人员的笔迹或者相关的单位加盖的印章，可以很直观的辨别文件的真假，很大程度上可以保证文件的真实性[3]。但是，电子文件与纸质文件不一样，利用计算机可以很容易地进行修改，而且复制过程也比较简单，难以保证文件的原始性。另一方面，电子文件一般存储于计算机或者其他硬件设备，一旦硬件设施发生故障，或者系统被病毒侵入，很可能造成无法挽回的损失，这对于档案管理人员的工作带来了极大的挑战。
三、高校档案管理数字化建设的几点建议
（一）搭建通用性的数字信息化系统
由于高校存在行政、科研、教学、后勤等多个职能管理部门，且各自都有自己的信息系统，为了方便各部门的工作和交流，应搭建一个完善的囊括各个职能部门的大型数字化信息系统。在大系统的管理下设置各个职能部门的子系统，包括办公系统、信息查询系统、档案管理系统、教学管理系统等，将整个学校的信息资源进行有效的整合，协调统一。这样就可以很好的解决数字化档案管理系统与其他职能部门办公系统不兼容的问题，各个部门在调阅相关档案资料时，由于是在一个系统内部传输，不仅便捷，还不存在文件格式不同的问题，同时，高效档案管理部门在进行档案的转入或者转出时也不必进行文件格式转换，可以有效提升工作效率[4]。此外，搭建囊括学校各个职能部门的大型数字信息化系统还可以促进高校内部各个部门之间的交流，促进各个部门之间的协作，提升高校的整体管理水平。
（二）树立良好的网络安全意识
高校的档案资料是高校极为重要的财产，要严格做好相关保护工作。由于数字化管理模式需要借助网络和计算机技术，因此，就需要面临网络安全的考验，笔者结合实践工作经验和相关理论知识总结了几点措施：首先是高校档案数字化管理系统不应实时连接网络，可以通过校内局域网与学校其他职能部门连接，完成相关档案资料传输、共享、录入、转出等工作；其次，对于比较重要的文件资料，譬如高校教职工的个人档案、学校的科研资料以及相关成果等，要采取加密措施。为了保证文件加密的效果，此项工作应该由极为专业的人士完成，从而有效的保护档案资料的安全。第三是尽量避免不相关人员接触档案管理工作，严格执行高校档案管理要求，严防信息泄露。
（三）提高数字化档案管理技术
由于电子文件存在易于修改、复制、难以有效保证文件真实性的问题，所以针对这种情况，在数字化档案管理系统中应采用一些新技术，防止文件资料被篡改，同时有效保证其真实性。譬如，在文件录入的过程中采用电子签名技术，让电子文件与传统纸质文件一样，留存相关人员的笔迹，以便辨别其真实性，或者采用一些防伪标识，通过这些标识验证文件的真实性。针对电子文件易修改、复制的情况可以将文件属性设置为“只读”，这样电子文件就只能用来阅读，无法进行相关修改或者其他操作[5]。此外，电子文件存储的安全问题也不容忽视，首先高校档案管理人员对重要的资料进行备份，对于相关硬件设备要定期进行检查，发现问题，及时进行补救；其次，高校可以和相关专业的公司进行合作，利用他们的云存储技术来存储学校比较重要的资料，比如阿里云、百度云等，可以有效保证档案资料的安全性，不用担心硬件损坏造成文件丢失。
四、结语
综上所述，随着信息化时代的带来，高校档案的数字化管理已经成为一种必然的趋势，只有这样才符合当前社会发展的需要。所有的改变都不会是一帆风顺的，高校档案管理数字化建设中虽然存在不少困难，但是其优势也明显，只要克服当前的困难，必然可以极大地促进高校档案管理工作。
【参考文献】
[1]李彩霞.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化,2016,19(5):185-186.
[2]田东江.高校档案管理信息化建设的困境与出路探究[J].兰台世界,2015(S5):76-77.
[3]霍成龙.高校档案管理中的信息数字化建设分析[J].吕梁教育学院学报,2018(1):98-99.
[4]潘海燕.高校档案管理信息化建设问题探究[J].信息与电脑(理论版),2017(15):28-29.
[5]邢建民.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[J].中国管理信息化,2017,20(4):183-183.
作者:李洁 单位:菏泽学院档案馆
