前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的城建档案数字化管理工作反思，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
中国共产党第十九次全国代表大会的召开，标志着中国已经正式进入了一个新时代，党和国家工作发生了全局性、历史性变化，这种变化体现在社会生活的各个方面，其中，电子信息技术的变化尤为突出。作为城市建设的重要信息载体———城建档案，也要顺应时展，把数字化作为发展变革的首要任务。城建档案的数字化管理，通俗地讲就是把主要载体为纸张的城建档案记录通过设备、技术等手段转化成电子文件，利用计算机系统进行归纳、整理，在计算机系统内进行存储、利用，通过网络形式进行连接，通过电子文件形式构建一个标准、规范的信息库，及时提供城建档案信息的利用及资源共享。
一、城建档案数字化管理工作的意义
城建档案是城市建设工程项目开始、发展、结束的全过程记录，能够全面反映工程的真实情况，是宝贵的城市建设信息资源，虽然其本身不能直接创造出财富，但是它对城市规划、城市建设、城市管理工作起着非常重要的服务作用。如今，城市建设规模越来越大，空间布局、功能以及结构等越来越立体、越来越复杂，所涉及的档案资料也越来越多，数据量越来越大。如果完全依靠人工手段对城建档案进行管理，一方面工作效率低，工作质量差，工作人员面临的工作压力大，而且极易出现差错；另一方面在档案的利用上，存在很多阻碍，无法将城建档案的价值更好地发挥出来。如果合理借助电子信息技术，不仅可以大幅提升档案管理的效率和质量，减少大量简单重复性的体力劳动，减轻工作压力，降低错误、遗失的发生率，还可以更高效地完成城建档案资料的归集、整理，更深层次、更大范围地对档案资源信息进行分析、利用，最大程度地发挥城建档案的价值。
二、目前城建档案数字化管理工作面临的问题
（一）电子信息存储的安全性难以保证
城建档案以电子文件形式存储在计算机中，存在着连接网络情况下的安全性和信息存储本身的安全性等问题。如计算机病毒的攻击，会造成城建档案数字化信息的网络遭受侵袭，导致整个平台故障或者瘫痪。再如由于意外因素，像自然界的风雨雷电天气、电路老化、供电的中断，加之计算机与管理系统都是程序编码形式存在，不稳定因素较多，一旦出现以上情况，必将造成城建档案的信息外泄或丢失的严重后果。
（二）数字化设备的制约
城建档案数字化的最终目的是实现城建档案资料完整全面地呈现在计算机平台上，内容涵盖了文字、图纸、声像等全部建设工程资料，所以配备先进的、全面的计算机及相关软硬件设备是前提条件。现阶段，在一些经济发展滞后地区，资金支持不足，在计算机设备方面投入较少，设备数量不充足，服务器存储能力远达不到库存档案量的要求。此外，数字化设备软件缺乏兼容性，导致城建档案数字管理软件兼容性低，与很多管理软件发生冲突，影响档案资源在不同载体之间传递，不利于档案资源的互通，以上因素很大程度上制约了城建档案数字化管理系统建设的进程。
（三）城建档案移交中存在的问题对城建档案数字化管理的影响
建设工程档案资料是建设工程实施过程的完整记录，是城建档案的重要组成部分。建设单位、施工单位应严格按照国家相关规定编制和移交工程档案，由于部分建设单位、施工单位对档案编制重视程度不高，或者部分建设项目中的档案管理人员归档意识不强、素质偏低、档案保管不善等原因导致移交的档案质量较差、很多档案资料在竣工后才进行收集整理和编制，移交资料无法真实反映建设工程的实际情况，严重影响了竣工档案的质量和建设工程档案的完整性。施工单位在施工过程中没有对档案资料进行及时的整理、档案工作人员更换、建设单位原因导致档案材料缺失等原因造成档案的交付时间延迟，导致建设工程竣工后，无法在3个月内移交一套符合规定的城建档案资料。以上诸多纸质档案存在的问题直接影响了城建档案数字化管理中的电子档案的真实性、完整性和时效性。
（四）城建档案管理工作人员的知识结构需进一步调整
在信息时代飞速发展的今天，只具备档案专业理论知识的人才已经不能满足城建档案全面工作的要求，城建档案数字化工作的推进，不但要具备专业的城建档案理论知识，更要具备计算机、网络应用等知识，一旦计算机系统或者管理软件系统出现问题，如果不能及时、准确地查找出原因，不能采取有效应对措施，势必会对城建档案数字化内容造成严重威胁。再者，如果缺乏对网络信息的甄别和筛选能力，对网络安全防范意识和防范能力不强，很容易诱发档案资料泄露事件，从而严重破坏城建档案信息的安全性和影响城建档案信息化管理系统的完整性。
三、城建档案数字化管理工作的完善措施
（一）提高城建档案数字化管理系统的安全性
第一，用户权限设置。对使用电子档案的用户进行权限控制,用户只能对城建档案数字化管理系统权限内的资料、文件和目录、子目录等进行访问及相应操作。如此一来，可以有效防止人为的非法操作对电子信息造成的破坏和泄密情况。第二，建立防火墙并购买正版专业的杀毒软件。防火墙是拦截黑客访问的首要屏障。根据城建档案数字化管理实际情况和不同的网络层要求，可以选择包过滤、、双穴主机防火墙三种类型。在全网络范围内安装专业正版的杀毒软件，定期升级更新病毒库，工作人员在对信息进行存储操作时，必须保证在电子信息设备的外部环节实现安全保护的前提下进行操作，避免存储介质受到病毒和其他不安全因素的干扰，未经安全检测的软件或文件不可随意点击和下载，在打开信息存储相关页面时，要注意页面是否存在安全漏洞。第三，增强电子设备的养护意识，定期对电子文件进行备份。城建档案信息操作人员不能让设备受到外界的干扰，如阳光暴晒、雨淋、受潮、猛烈挤压或跌落等，机房环境要保证恒温、恒湿、防静电，还要定期对存储信息进行更新和备份，制定合理规范的备份日志，通过双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放等多种措施进行防护，保证即使在系统发生故障后仍能对电子档案信息进行恢复。
（二）重视和加强城建档案数字化管理工作中设备的建设工作
1.重视并加强计算机相关设备建设。一是因城建档案资料查询利用等要求，需要在城建档案数字化建设中配置高端电脑做为系统终端，具备高分辨率以确保档案资料清晰完整地被查阅和下载，具备高性能的操作系统以便于管理人员快捷、高效地开展相关工作。二是配置高品质、高分辨率的扫描仪和打印机，力求真实、全面地输入和输出档案信息，畅通无阻地在纸质化和电子化之间进行转化。三是配置高性能的摄影机和音视频转化器，通过声音和图像的记录，丰富城建档案资料的库存内容，以供不同需求的人员进行查阅和利用。四是配置专业的综合档案资料信息管理系统，并且具有较高的兼容性，可以让档案资源在不同载体之间传递，实现管理智能化和资源共享。2.存储体系架构。基于城建档案电子数字化过程中电子文件量的考虑，建议构建网络存储服务器NAS（NetworkAttachedStorage）用于电子文件信息的存储，NAS可以为城建档案数字化提供一套安全、稳固的文件和数据保存，高性能、高可靠性和低成本使NAS在数据保存和传送产品中脱颖而出。其优越性主要体现在：第一，I/O不再成为服务的瓶颈；第二，UNIX与NT下的文件共享非常便捷，大幅节省了存储空间，减少资源的浪费；第三，经过简单的调试即可安装成功，并且可以流畅快捷地应用；第四，在线扩容、按需增容让其在未来存储容量增大的情况下，也能轻松应对，扩容不用停顿网络，也大大减少了停机所造成的诸多影响；第五，冗余部件的采用、RAID技术和容错系统的设计都大大提高了数据的可用性和可靠性；第六，低成本投入。
（三）重视和加强档案资料收集整理的规范性要求
第一，明确归档要求。根据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）要求，严格规范和细化建设工程档案（含市政工程）档案移交范围，并制定标准规范。第二，规范归档程序。建设单位必须承担起建设工程档案移交的主体责任，严格落实归档内容、质量、时间等方面要求，城建档案行政主管部门严抓竣工备案环节，未取得建设工程竣工档案认可意见书的坚决不予办理工程竣工备案。第三，优化过程服务。城建档案业务管理职能部门要主动开展上门指导服务，开展城建档案管理人员业务培训，开工前的告知、开工中的跟踪和开工后的监督催缴工作都应落实到位。第四，将信用评价体系与建设工程档案归档情况进行有机结合，对建设单位、施工单位在建设工程档案移交过程中出现的良好行为、不良行为进行记录，在信用评价体系中体现出来并予以公示。《国务院关于印发社会信用体系建设规划纲要（2014—2020年）的通知》中明确指出“要推进工程建设市场信用体系建设，加快工程建设市场信用法规制度建设，制定工程建设市场各方主体和从业人员信用标准”。城建档案行政主管部门和城建档案业务管理等职能部门可以以此为契机，利用信用评价体系来规范城建档案相关工作。
（四）培养具有综合能力的城建档案管理人员队伍
现今城建档案工作人员队伍，不但要拥有档案专业人员和计算机领域专业人员，更要重视复合型人才的培养，工作人员要经常进行专业培训，提高工作能力的同时也要提升个人素质，包括专业技能、责任心、保密意识、创新意识和对行业未来发展的预判能力，加强馆际交流，借鉴先进经验，取长补短，不断扩宽工作思路，不断探索和改善传统的城建档案工作模式。同时，网络技术知识的培训必须纳入日常城建管理工作中，如：档案数据的录入，利用电脑等设备实现对档案资料的加工处理以及上传整理；网络利用与查询，懂得利用网络资源收集资料；档案信息系统操作及应用，会利用城建档案数字化管理系统进行数据的调取、查询、利用以及编研工作。通过对档案管理人员专业能力和个人素养的培养强化，从而有效地节约人力成本，加快城建档案数字化管理工作的建设进程。
参考文献
1.封云梅.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2017.2
2.严颖波.新时代基建档案数字化建设析论[J].城建档案,2018.4
3.林桂娣.如何加强综合档案网络化管理[J].城建档案,2018.4
作者:张伟玮 单位:哈尔滨市城建档案馆
