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摘要：档案是对生产经营活动的记录，具有一定保存价值，档案管理已经成为企业单位管理工作的重要组成部分。本文首先分析了数字化档案管理的特点，然后指出传统管理模式存在的问题，最后阐述了基于大数据时代下实物与声像档案的数字化管理方法，以供参考。
关键词：大数据；实物档案；声像档案；数字化管理
大数据是信息技术发展的产物，具有三个明显特征，一是信息容量大，达到10TB-1PB之间；二是处理效率高，通过实时计算存储，实现高效传输的目标；三是信息种类多样，包括文本、图像、音频、视频等。在大数据时代，如何对档案进行数字化管理，成为从业人员的关注重点。
一、数字化档案管理的特点
数字化档案管理工作，是在高速网络背景下，通过信息资源库群、跨数据库检索，针对多媒体信息进行收集、加工、存储，最终形成完善的档案文献[1]。从本质来看，数字化档案管理就是采用数字技术，对各类信息进行组织管理，用户利用网络和终端，即可实时获取信息，满足自身需求。大数据时代，信息容量明显增大，相比于传统纸质管理，数字化管理更加安全、更加便捷，且管理成本降低，成为档案管理的必然发展趋势。
二、实物与声像档案传统管理模式存在的问题
1.工作重复
实物与声像档案的载体多，管理之前要先进行分类，对于不同的档案载体，采用不同的管理方法。如此一来，不仅增加了工作量，而且伴有大量重复性工作，促使人力、物力成本明显提高。此外，不同载体的档案，由于材质差异明显，对管理工作提出了较高要求，必须配备复合型管理人才，成为一个关键问题。
2.资金投入大
相比于普通的文书档案，实物与声像档案具有特殊性，由于自身价值高，对存储环境提出了较多条件。具体到实际管理中，管理机构会购买专用存储设备，例如档案密集柜、恒温净化消毒一体机、视频监控设备、烟雾感应器等[2]。其中，视频和音频档案的存储要求更高，为了实现保护目的，就会投入大量资金，对企业单位的生产经营产生一定影响。
3.保护不到位
传统档案管理模式下，对档案文献的保护不到位，主要体现在以下几点：①档案室建设不科学，缺少必要的防护措施，由于温度、湿度调整不当，会加快档案的损坏速度。②受限于保存空间的有限性，随着档案文件增多，管理人员一般直接将其放在档案柜中，出现新旧档案不断积压现象，不仅影响检索效率，还容易丢失档案。③在档案的查阅上，没有严格执行管理规定，部分管理人员将档案随意借给他人查阅，忽视了档案的保密性。
4.体系建设不全
构建完善的档案管理体系，是对档案进行管理的前提，保证管理工作有章可循。其中，实物与声像档案管理体系的建设，要满足收集、整理、鉴别、传输、储存等业务需求，只有采用模块化设计，才能提高管理效率。而传统档案管理工作，采用人工手动模式，难以建成完善的管理体系，出现归档不及时、管理混乱、信息泄露盗用等情况。
三、基于大数据时代下实物与声像档案的数字化管理方法
1.数字化采集
数字化采集，是使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文，转化为数字化信息，实现档案采集的目标。举例来说，对于证书、照片等档案，可以使用扫描仪，对档案内容扫描并传输到计算机上，通过编码、保存，为下一步管理工作打下基础。对于数码胶片档案，可利用互联网技术，在网上采集数据资料，然后按照一定标准进行分类。相比于传统采集工作，数字化采集的优势如下：第一，拓展了资源采集范围，能提高资源的利用价值；第二，采集工作完成后，能及时进行分类、归档、保存，保证前后工序的连续性，减少人力物力投入；第三，如果数据发生损坏、丢失等现象，只要再次采集即可，不会对原来的实物与声像档案造成不利影响，将利用和保护有机结合。
2.数字化处理
对档案信息进行数字化处理，应该以《纸质档案数字化规范》、《档案数字化外包安全管理规范》等为准[3]，保证处理后的档案数据具有统一格式，方便归档、保存、查询等作业。以档案检索为例，为了提高检索效率、缩短等待时间，应该对档案信息进行统一编码。举例来说，如果是以光碟为载体的声像档案，应该将场景、镜头作为重点，针对制片、编导、演员等要素进行编目。对于管理人员而言，应该认识到对档案进行数字化处理，并不是为了保存，而是为了方便今后使用，而编目就是一个重要环节。考虑到实物与声像档案类型多、数量大，编目工序繁琐，需要耗费一定时间和精力，这就要求增强管理人员的责任意识，严格落实质量负责制，以提高档案处理水平。
3.数据库建设
数据库建设的目标是资源共享，这是档案数字化管理的特征之一，具体方法如下：(1)针对档案内容进行分类和整理，以声像档案为例，主要分为图片、音频、视频三种，分类并归档，能为后续检索、使用等活动创造有利条件。(2)数据库的建设不是一朝一夕就能完成的，要求管理人员结合本单位的实际情况，分析档案管理的特点和需求。以查询检索为例，可将数据分为时间信息数据库、专题信息数据库、项目工程建设信息数据库等类型，能提高数据库的智能化、人性化[4]。(3)将实物档案、声像档案转化为数字化档案后，依然需要占用大量空间，这就要求对数据库定期进行升级，通过扩展内存，提供充足的存储空间。(4)对于磁盘数据，划分为近线、离线数据流磁带库两种类型，并根据实际利用情况进行分别存储，能提高空间利用率，降低使用风险。
四、结语
综上所述，随着信息技术的进步，大数据在各行各业中的应用更加普遍。具体到档案管理上，传统管理模式存在的问题，集中在工作重复、资金投入大、保护不到位、体系建设不全。基于大数据背景下，针对实物与声像档案进行数字化管理，成为档案管理的必然趋势，文中介绍了数字化采集、数字化处理、数据库建设方法和要点，以期提高档案管理效率和质量。
参考文献：
[1]徐玲.大数据时代实物与声像档案的数字化管理[J].信息与电脑:理论版,2016(18):149-150.
[2]李鸿飞.试论国土资源档案的数字化建设与管理[J].速读(上旬),2015(6):224-224.
[3]赵莉.浅谈高校档案馆档案数字化[J].环渤海经济瞭望,2018(5):194.
[4]高巍.大数据时代实物与声像档案的数字化管理[J].百科论坛电子杂志,2018(2):544.
作者:贾芳 单位:平陆县档案局