前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的文书档案数字化管理策略，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
随着数字化信息技术的快速发展，为了实现文书档案的长期保存、高效管理以及便捷化查询，减少档案占用空间，越来越多的单位和机构进行文书档案的数字化管理。
一、文书档案数字化管理的特点
（一）编辑灵活
文书档案进行扫描、录入、校对、挂接、数据刻录备份等数字化后，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字信息，就能够根据实践应用需要进行灵活处理，从而实现对文书档案信息的编辑、查询和应用等。
（二）检索便捷
纸质档案在查阅、利用时主要依靠人工，效率低下，准确率也不高。文书档案数字化之后，利用计算机网络技术和相关的档案管理软件，建立了以全文检索为基础构造的检索系统。该系统通过逻辑计算、模糊记忆、属性检索和条件设置等，只需输入关键词便可以在海量的存储信息中检索到所需档案信息，实现文书档案信息资源的信息共享。
（三）实体虚拟化
文书档案数字化管理使数字档案与实体档案有机结合起来，体现了实体档案管理的虚拟化发展趋势，即通过计算机和数字技术的应用，实体档案可产生视听交互的应用体验。用户只需登录相关档案数字应用系统，即可满足档案信息的查询、利用需求。
（四）利用共享化
文书档案数字化之后，档案信息资源在传输、利用过程中突破了时空限制，实现了文书档案在不同区域、不同行业甚至不同国家之间的信息共享，这是信息资源共享共建的发展趋势和潮流。如近年来内地与澳门、香港等地进行的华文资料共建共享，如果没有数字化技术的支持，将难以成功。
二、文书档案数字化管理的原则
（一）保真原则
所谓保真原则，又叫真实性原则，即在文书档案数字化管理过程中必须保持文书档案的真实原貌。要保证文书档案的真实性，就应以数字图像存贮。这一点从技术角度来看已经不难，只需通过扫描仪和相关档案管理软件对文书档案信息进行数码照相或者扫描处理，并保证足够的存贮空间即可实现。
（二）合法原则
文书档案数字化之后实现了存储的永久性，规避了纸质档案使用越久越容易破损的弊端。只要现实需要，文书档案通过数字化读取软件，轻点鼠标即可被不特定人群查阅、利用。但是，这涉及一个重要的法律问题，即可能会侵犯别人的隐私权、著作权、知识产权等。为此，文书档案数字化管理应坚持合法原则。
（三）安全原则
文书档案数字化使纸质档案实现了永久性保存，解决了材质、库房等方面的安全隐患，但也带来了新的安全问题。文书档案数字化主要依托计算机及相应的数字软件生成、传递、识别和应用，若计算机或相关的数字软件出现故障，便无法查询和利用相关的文书档案。因此，在文书档案数字化管理过程中，必须谨遵安全原则。
三、文书档案数字化管理策略分析
（一）文书档案数字化扫描
键盘录入、语音识别以及扫描是文书档案数字化的重要方法，其中扫描是使用频率最高、效率最高的方法。实现文书档案数字化扫描的关键在于：（1）应用扫描方法。即将原始文书档案放置于扫描仪平板上，然后通过扫描设备将文书档案转换为数字图形，并输入到计算机的一种技术方法。输入计算机后，通过OCR（文字识别）、校对后成为可编辑的数字化档案。由于OCR不能保证100%信息的准确，因此还需要人工校对、修改。（2）配置扫描设备。除了计算机、照相机等设备外，文书档案数字化的关键设备是要配备高质量的扫描设备，尤其是要购置分辨率、颜色、幅面等都符合数字化实际需求的扫描仪。（3）严格扫描流程。文书档案数字化应坚持以下严格的扫描流程：准备扫描仪→定位文书档案→检查扫描仪设置值→选择文书档案类型→选定扫描方式→预扫描→调整预览文档→设置分辨率及尺寸→调整色调→正式扫描→保存文档→OCR识别→校对，以防出现扫描不规范的行为。
（二）文书档案数字化著录
文书档案数字化著录依然遵照纸质档案的著录标准，在实际管理过程中，著录项不完整、著录内容不准确等影响了文书档案数字化著录效果。为此，应从字段内容和标准化两个方面做好文书档案数字化著录工作。（1）就字段内容而言，可从档号、全宗号、文件编号、文件题名、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、页号（页数）、密级等方面做好文书档案数字化著录工作，并预留档案鉴定、废止失效等信息字段，满足数字档案著录的可扩展性。（2）从标准化来说，文书档案数字化应坚持统一的著录标准，既要确保著录项内容的完整性，也要使用规范的著录符号，如用“[]”作为自拟文件标题，用“？”作为无法识别的文字或标识。对于多责任者、多文号的文书档案录入，应先确定选录标准，确保文件编号与责任者相互对应。
（三）文书档案数据库建设
文书档案数字化建设通常需要建立目录数据库和全文数据库，且需确保两者之间的数据信息具有兼容性。目前，文书档案目录数据库和全文数据库采用分别建设的模式。其中，目录数据库采用的是综合档案管理软件系统，该项技术已经十分成熟，能够实现文书档案数字信息的条目级直接著录，应用简便，易操作管理。全文数据库则采用专业的档案数字化管理软件或ACDsee等共享应用软件，通过统一著录格式，建立文书档案数据库，及时存储文书档案信息，通过结构化数据信息处理，提升档案利用效率。此外，2015年国家档案局颁布了《纸质档案数字化技术规范》，为文书档案数字化管理提供了技术支持和制度保障。在建设文书档案数据库时，各档案馆（室）应按照该技术规范，结合自身实际落实好文书档案数字化操作的参数选择和工作流程，提升文书档案数字化管理水平。
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作者:孙魏 单位:辽宁省科学技术馆