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摘要：本文在简要阐述编外人员人事档案管理工作重要性的基础上，分析了技工院校编外人事档案管理工作中存在的问题，结合实际提出了对应的完善路径，以此为人事档案管理科学开展提供思路。
关键词：技工院校；编外人员；人事档案管理
在技工院校招生规模不断扩大，学生管理和服务工作开展更加复杂化的背景下，单纯依靠在编人员已经无法满足实际工作开展的要求。不同工种、不同来源、不同水平的编外人员成为办学力量的重要补充，为促进技工院校整体发展做出巨大贡献。在这种情形下，必然要求学校层面做好这部分工作人员的人事档案管理工作，为学校整体管理工作开展提供参考。
一、技工院校编外人事档案管理工作开展的重要性
档案工作是技工院校管理工作的重要组成部分，也是管理决策和人事调动的重要参考依据。传统档案管理工作主要是以粗放式管理模式为主，尤其是在编外人员人事管理方面严重缺失。时展背景下，档案管理工作面临诸多新形势，新问题，使得档案管理工作具体内容更加复杂。首先来说，技工院校编外人员具有流动性强的特征，在学校的工作时间从几个月延伸至数年时间，客观上提升了人事档案管理工作的难度。其次是编外人员的结构来源较为复杂，工作岗位覆盖管理、教学、后勤等各个部门，档案管理不到位，对具体工作人员绩效评价出现偏差，将会对整体工作开展带来负面影响。再次是劳动合同管理规范程度不断提升，要求技工院校必须要遵循法律法规体系要求，做好对应的档案管理工作，为后续纠纷处理等提供基本的材料依据。在这些情形下，必然要强化对编外人员人事档案管理的重视程度，在确认编外人员正式存档资格的基础上，由学校层面统一进行档案管理。同时，还应当及时依照实际情况对档案内容进行同步更新，在充分发挥档案管理作用的基础上，实现对编外人员的科学化管理，充分发挥员工个体工作积极性。
二、技工院校编外人事档案管理工作中的问题
（一）对编外人事档案管理工作重视不足。在目前技工院校办学体系中，由于办学性质、办学规模和教学改革等方面因素影响，存在多种形式的合同工、劳务派遣等形式的编外人员。由于不同院校管理体制的影响，部分院系能够将编外人员档案纳入内部统一管理体系中，而大多数院校的编外人员都是将档案自行存放在人才管理中心，存在较为明显的人档分离现象。这些管理模式都存在对档案更新不足、更新不及时的现象，无法充分将档案管理的作用发挥出来，使得档案管理失去其应有的意义。
（二）新生成档案归档不及时。由于多数技工院校人档分离客观现实的存在，或者多数院校将编外人员档案与在编人员档案进行分别管理，使得大多数新生成档案无法及时进行归档。同时，编外人员受到工作性质和管理因素影响，使得其整体流动更加频繁，在档案内容收集和归档处理时也存在较大困难。在这种情形下，常会使得档案内容出现不连贯甚至是偏差现象，对考核定级、职称晋升等个人利益要素造成影响，使得整体管理工作效率较为低下，限制相关工作开展水平。
（三）档案管理不细致。一方面来说，随着技工院校办学和管理水平的提升，要求档案管理工作内容更加细化，尤其是对于编外工作人员来说，要能够强化对其全方面考察。而就另一方面而言，编外人员档案管理工作重视程度不足、管理主体多元化、管理机制不完善，使得这些内容无法细化至对应的要求层面。在部分技工院校管理工作开展中，虽然也制定了对应的管理要求，但是受制于客观条件的影响，使得这些管理要求无法深入实际。在需要调取对应部分的档案内容时，常会出现档案内容缺失，或者是不连贯等方面问题，给具体工作开展带来负面影响。
（四）档案管理人员专业技能有待提升。档案管理本身是一项专业性较强的工作，受工作人员实际工作技能的影响，在技工院校传统管理模式中，档案管理部门多是从办公室等部门脱离出来，工作人员也是由办公人员兼任。由此使得档案管理工作开展水平与实际要求之间存在严重偏差。而在编外人事档案管理主体散乱的情形下，学校档案管理部门与其他管理主体之间通常缺乏有效衔接，使得整体管理效率较为低下，无法满足人力资源管理的基本要求。
（五）档案管理信息化建设滞后。档案信息化管理是时展的必然要求，是不同管理主体实现档案交接的基本方式，但是在目前技工院校档案管理工作中，还存在档案管理信息化建设滞后等方面问题。尤其是在编外人员的档案管理工作开展中，档案信息无法及时进行传送，在内容管理方面也存在较为混乱的现象，以此不仅造成整体管理工作效率低下，还给档案管理工作严谨性带来影响。在出现纸质档案损坏或丢失的情形下，将会给个人和学校方面带来严重的负面影响，影响相关工作的正常开展。
三、技工院校编外人事档案管理完善路径
（一）强化对编外人事档案管理的重视程度。人事档案管理内容覆盖工作人员各个阶段中的不同经历、工作表现及奖惩情况，对用人单位评定个人工作，合理安排工作岗位具有直接性的影响，人事档案在管理工作开展中的价值是毋庸置疑的。在新型社会经济发展模式下，人员流动频率不断增加，已经成为人力资源管理的重要特征之一。同时，编外人员在技工院校管理工作中的作用也不断提升，对具体管理工作成效影响也更加显著，对于相关管理部门来说，提升编外人员人事管理的重视程度，创新人事档案管理工作，已经成为现实工作开展的必然要求。因此就要求技工院校管理层面必须要更新管理理念，将编外人员人事档案管理纳入到学校档案统一管理体系中，对于在学校工作达到一定年限的编外人员，要及时采用便利措施，在征询个人意见的前提下，做好档案交接工作，确保档案管理工作朝着编外、在编一体化方向发展。
（二）提升档案工作服务意识。提升档案工作服务意识，充分发挥档案管理对人事管理工作的支撑作用，是完善编外人员人事档案管理的基本要求。新时代背景下，人才管理工作面临诸多方面的新形势、新问题，对档案管理工作开展也提出了更高要求。对于档案管理工作人员而言，必须从思想层面强化对档案管理重要性的认识，深入研究新型管理和分析方法，在学校层面需要进行对应的人力资源调整时，要能够科学的对档案内容进行分析，要能够充分发挥档案管理的科学指导作用。同时，在日常管理工作中，还应当强化学校档案管理部门与机构等方面的联系，在学校需要进行对应的人力资源调整时，能够及时进行推荐更加合适的人才。
（三）强化档案管理信息化建设。档案管理信息化建设已经成为档案管理工作开展的基本要求，在具体工作开展中，需要从几个方面着手，做好这方面工作。首先是要结合技工院校自身管理要求和档案管理基本规范，构建更加完善的管理平台，既要能够确保内部管理工作效率提升，又要确保内外部档案信息交互的便利性。其次是要能够强化档案信息安全管理意识，信息化建设给档案信息安全管理带来较为明显的挑战，因此必须从技术和制度两个层面做好安全管理工作。再次是要能够提升档案管理工作人员的信息化素养，提升其技能应用水平，充分将信息化平台优势发挥出来，为档案管理工作创新奠定坚实基础。
（四）强化管理人员技能培训。档案管理人员技能培训是做好人事档案管理工作的重要支撑，培训工作的开展需要重视如下方面问题：一是要革新工作人员管理和服务意识，在认识到编外人员人事档案管理工作开展重要性的基础上，不断强化新型理论学习，将档案管理工作进行细化。二是要能够强化对技工院校编外人员管理规律变化的认识，尤其是在人员变动幅度大、涉及岗位细化、专业对应性要求高的情形下，要能够通过对档案内容的科学分析，准确把握人事管理工作开展的规律，从而有效提升人力资源管理工作水平。三是要能够将大数据分析等新型技术应用于档案管理工作中，利用更加高效的工具提升档案管理水平，切实发挥档案管理的重要作用。
（五）构建编外人事档案管理新型模式。编外人员认识档案管理工作的开展，必须要能够结合技工院校实际发展情况，根据实际运行要求，构建内部管理与机构相结合的新型管理模式。在新型管理模式中，应当以学校档案管理部门为主体，辅以合作机构的深度参与，细化管理工作要求，强化沟通衔接，促进档案管理工作水平逐步提升。在具体管理工作开展中，应当针对不同的工作岗位，深入分析工作人员流动特征和岗位评价要求，建立对应性的档案内容更新机制。对于需要实施内部管理的编外人员档案，应当定期开展档案交接工作，以此确保档案管理工作的科学性，确保人事管理工作水平不断提升。在技工院校编外人事档案管理工作中，无论选用何种管理方式，都需要准确把握档案管理工作开展的核心，在坚持“以人为本”管理理念的前提下，将各项管理工作细化，以此才能够充分发挥档案管理应有的促进，促进编外人员管理科学化，有效提升工作人员积极性，为技工院校管理水平提升和快速发展奠定坚实基础。
[参考文献]
[1]刘金凤.人事档案整理中档案号编号方法的探讨[J].兰台内外,2020(01).
[2]王晓静.技工院校干部人事档案管理存在的问题及对策[J].新西部,2019(08).
作者:尹呈荣 单位:临沂市技师学院
