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【摘要】随着社会的不断发展，市场对于人才的需求越来越大，对于人才的各方面要求提高。人事档案是企业人力资源管理的一部分，它集中体现了个人身份、各类经历等方面，是体现个人整体素质的重要凭证，同时它又与个人的薪酬待遇、社会关系等紧密挂钩，是个人信息的集中体现，具有法律效用。本文对人事档案在企业管理中的作用进行分析，根据其特点，探讨如何加强企业人事档案管理。
【关键词】人事档案；企业管理；措施
人事档案是体现人才价值的佐证，社会经济发展、科技创新驱动都要依靠人才，人事档案是企业进行人才管理的一项重要措施。人事档案管理是企业人力资源部门一项重要的、严谨的管理工作，与人力资源建设的铆合具有不可分割的关系。所以加强和做好人事档案管理工作，对于加强企业人才队伍建设，持续推动企业健康发展具有重要意义。
一、人事档案在企业管理中的作用
企业人事档案，是企业在从事人事管理活动中形成的，记录并反映个人成长、经历、社会关系等，以个人为单位，由人事部门集中统一保管的各类文字、材料、照片、图表等不同形式和载体的原始记录。企业人事档案工作，是为优化人事管理、合理配置人才提供信息数据、保障利用的重要条件。
（一）战略统筹作用。在企业人事管理中，通过对员工人事档案进行分析，能够发现员工优势和劣势，并梳理整合出指导企业开展人事工作的资源数据库，从而将人力资源战略与企业发展战略统筹思考，制定科学的、针对性的人力资源规划。同时，根据企业总体规划，结合市场动态，统筹兼顾，不断完善企业人力资源开发与管理，根据企业各个部门对于不同层面的人才需求，组织合理的人员结构，使部门内部形成人效合力的最大化，最终提高企业人事管理的效率。
（二）人才保障作用。企业具备的人事档案越详细、完备，越有利于管理者从中抓取和捕获他们所需要的各类信息。从人事档案中，用人单位能够了解员工的家庭情况、健康情况、成长情况、培训情况等，从而分析员工的个人职业发展方向，根据员工的思想、政治、文化等方面，以人为本，制定科学合理的员工职业生涯发展规划，让员工在企业主管推动及个人能动下，不断提升自我技能，实现自我价值，从而获得自我认同感和企业归属感。员工个人的成长，是企业留住人才、保障人才的重要方式，是企业获得人效力量的重要基础。
（三）凭证依据作用。人事档案是一种记录载体，是企业考察人才、选拔任用的基础，企业管理者，能够从人事档案中了解员工的职业技能、工作经历、荣誉奖项等，这些重要的材料是员工晋升、任免的重要佐证。同时，人事档案能够帮助员工个人处理入党政审、工作证明、福利待遇、离职、退休、抚恤、财产等重要事宜，是重要的凭证。由此可见，人事档案是企业和个人解决人事纠纷，维护权益的重要法律依据。
二、人事档案的特性
（一）全面性。人事档案收存了员工的个人履历、考评鉴定、奖惩、人事任免、薪酬待遇等方面的文件材料，记录了个人成长、发展的历程，并且能展现员工专业技能、家庭情况等各个方面的内容。人事档案，是个人信息集中存储的一种特定载体，是重要的数据存储库，概括反映员工个人全貌，是真实可靠的第一手资料。
（二）真实性。人事档案跟随员工工作动态变化，它是用人单位合理使用人才、正确解决劳务问题、科学薪酬分配等问题的一个重要依据。人事档案是为现实工作服务的，只有内容真实、档案完整，才能为用人企业提供全面的数据支撑，为企业人力资源管理提供优质服务。真实性是人事档案现实性的基础和前提。
（三）动态性。动态性，第一是体现在文件材料更新及时性。人事档案在管理立卷后，其内容并不是一成不变，它会随着档案当事人工作经历变化和延伸，产生一些新的、反映动态过程和结果的文件材料。因此，人事档案部门必须抓好落实，做到新材料的及时收集、及时补充归档，按年度及时更新材料和目录，确保人档的一致性。动态性第二点是体现在个人的流动性。人事档案管理只有随员工管理而动，保持统一，才便于发挥其作用，如果人、档“脱节”，“有档无人”或“有人无档”，那对于人事工作及个人是极其不利的。因此，对于人事档案管理，必须坚持做到档案随人走的贴合式管理。
（四）机密性。人事档案的内容涵盖了个人的奖惩、得失、家庭情况等诸多重要的个人隐私信息，能够从侧面反映一些重要的、重大的、要保密的内容。人事档案属于党和国家的机密，相关办法中也明确规定了任何人不得泄露和私自保存自己及他人的人事档案相关材料。企业进行人事档案管理，有明确规定，对于人事档案部门的档案及其主要领导的个人档案，要独立封存，个人不得查阅自己的人事档案。
三、存在的问题
（一）认识深度不够。人事档案工作是企业人事管理的基础性工作，档案并不能创造直接的经济效益，对于注重经济效益的企业来说，容易忽略。在企业中，领导层面会注重人事管理，但是往往会忽略人事档案的管理，对于人事档案的认识也存在误区，认为人事档案工作就是简单整理、做好收集、常态性保管工作，因此只要守好摊子、锁好柜子，保证档案还在、没有发生丢失泄密的情况就可以了，把档案管理排在其他工作的末节。由此出现企业人事档案管理谈起来重要、做起来次要的状况。对人事档案认识深度不够，导致人事档案难以高质量服务企业人力资源管理。
（二）管理强度不够。企业人事档案管理通常在人力资源部门，而管理人事档案的人员，往往是指派“年老体弱者”担当，坐着“冷板凳”，或者是身兼数职的员工，对于档案工作无暇顾及。且大多数人事档案管理人员，并没有经过专业的知识和技能培训，对人事及其档案的重要性认识不够，对于如何进行管档、如何进行材料的收集归档等专业不了解，档案收集意识淡薄。在设施配备上，有些企业本着得过且过、仓促应付的态度，办公、阅档、仓库融为一体，没有进行分区管理，重要的档案安全防控措施缺失，只是停留在“关门即安全”的状态。企业对于人事档案管理的手段落后、管理力度薄弱，严重制约了企业人事管理的整体水平。
（三）收集力度不够。文件收集，是完善人事档案的最重要一环，也是最容易疏漏的一环。部分企业人事档案管理工作缺乏力度。一是人事档案管理制度不全，没有指导性的依据和操作指南，工作无头绪，实际调档、查档手续执行不严格，查档“打乱仗”或者有档不敢查，档案安全状况堪忧。二是材料收集不规范，档案收集工作存在“等安排”“等事来”，集中突击处理的情况，这就导致档案整理成为临时性、突发性的工作，不可避免地会出现乱、杂、漏等疏失。传统手工形式的收集处理，不如计算机处理准确、真实，对于收集的材料，也缺乏一定的鉴定，真实性、客观性的评判材料不完整。
四、加强管理的措施
（一）完善基础架构。企业要提高档案意识，在组织上，建立人事档案管理工作网络图，明确人事档案工作的分管领导、主要负责人，确定政治面貌为党员的人事档案工作专职人员，并定岗；在制度上，要建立健全企业人事档案管理体系，用制度指导工作规范化；在用人上，要选拔责任心强、踏实严谨、务实进取、有丰富档案管理知识和技能的人员进行人事档案管理；在硬件上，除了配备满足人事档案办公的电脑、打印机等设备外，还要配置现代化的设施设备，如定制一体化扫描仪、人事档案管理系统、开展人事档案数字化等，不断夯实人事档案管理基础，使其更加符合现代化人事档案管理的需要。
（二）强化收集归档。人事档案内容及分类繁多，它全面反映出每个人的变化情况，只有不断加强人事文件材料收集，才能确保人事档案案卷的完整、齐全。企业档案工作人员，要从思想上高度重视，本着实事求是、严谨求实的原则，及时了解和掌握新时期人事档案的工作要求，做好材料辨别、审核、整理、归档，使人事档案工作收集有序、整理规范、归档齐全，为企业人力资源配置提供重要数据支撑，为企业人力资源管理的规范化奠定基础。
（三）加强信息化管理。在信息化时代，企业人事档案管理工作应随势而动。一方面，档案信息化能提升管理效率。通过建立人事档案管理系统，完善档案数据库，运用人事档案管理软件进行档案收集整编、检索利用等工作，提高归档完整性、利用便捷性。同时通过信息系统，提取对比数据，开展数据统计、编研开发，能够形成具有操作性的意见，用以指导企业在实践中更好地实现人效管理；另一方面，信息化手段是时代科学技术发展的要求，是企业管理工作现代化的必要手段。利用现代化的手段和技术，开展人事档案数字化，创新管理模式，能有效优化企业人事档案管理水平，让企业人事档案工作更加科学实效、安全可靠。信息化对于档案人员的要求也更加高，人事档案部门在注重加强本企业档案人员的计算机技能的同时，也可以采取“引进来”的方式，招聘一些懂专业知识和掌握信息化技能的人才从事企业人事档案管理工作，让企业人事档案管理更符合时展。
五、结语
人事档案，是个人的全宗，也是企业档案的一个重要组成部分，是个人最具有保存价值的原始记录。它记录着人员身份、社会关系、德能勤绩等信息，是最直接、最真实的证明。人事档案是人力资源开展管理工作的有力工具，是用人单位择才、用才的重要依据。企业只有根据时代需要不断进行革新，改进人事档案管理，才能做好企业人事管理的数据支撑工作，为企业提供数据保障。
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作者:干泉 单位:中铁大桥局集团武汉地产有限公司
