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摘要：在互联网信息技术飞速发展的背景下，新媒体公司人事档案管理工作面临挑战，如何迅速适应新环境做出相应的调整和创新，是新媒体公司当下急需解决的问题。该论文以互联网时代为背景，对新媒体公司人事档案管理工作存在的问题进行阐述，并提出相应的完善策略，希望能够推动人事档案管理工作的开展，提高新媒体公司人事档案管理水平。
关键词：人事档案；新媒体；公司；策略
互联网凭借自己独特优势渗透进人们生活的方方面面，对于新闻行业而言，互联网给传统媒体带来了重创，新媒体应运而生并快速发展。在互联网背景下新媒体公司人事档案管理呈现信息化、多样化和社会化趋势，人事档案管理作为单位各项管理工作的基础，如何规范人事档案管理，创新管理模式，充分发挥档案作用，是新媒体公司的一项重要工作课题。
1当前新媒体公司人事档案管理存在的问题
1.1人员流动性强，管理难度较大。近几年来，传统媒体在网络冲击下日渐衰落，兴起了大批新媒体。新媒体公司作为时代的新兴产物，其迅速发展和壮大也给新媒体人才带来了很大需求。新媒体从业人员相比传统媒体从业人员有了新的标准和要求，如果不能适应互联网的背景、不学习新技能，将面临社会的淘汰，这就导致公司内部一些老员工流失，之前的人事档案记录将失效。另外，随着90后走上职场，公司内部的人员结构也逐渐年轻化，年轻人具备接受新兴事物的超强适应力，也拥有创新精神，但也与大多数年轻人一样有着不定性、抗压能力弱的特点，工作一旦受到阻力就会逐步丧失工作热情，最终走向辞职的道路。这在某种程度上加速了新媒体公司人员流动，公司内部人员结构缺少稳定性，也给公司的人事档案管理工作带来了难度。可能花费时间刚整理好的人事档案将面临着淘汰的结局，之前的付出付诸东流，不仅增加了人事管理人员负担，也拉低了人事档案管理工作水平，影响公司的良性运转。
1.2员工缺乏档案管理意识，相关信息不全。新媒体公司员工存在着对人事档案管理认知不清的问题，不仅不了解人事档案管理工作的内容，还对这项工作存在的意义和价值存在认识误区。人事档案管理不仅仅是信息的收集和统计那么简单，虽然是公司日常管理工作中最基础的一部分，但却起着尤为重要的作用。由于员工的人事档案管理意识不强，公司人事在整理和搜集相关档案时，员工出现消极怠慢、不配合的情况，档案资料收集不全、档案信息不全面的发生频率增加。还有些员工对自己的工作情况存在偏差，有的信息前后存在偏差，相关信息出现变更也没有提前告知，导致人事在档案登记时出现错误，后期还要重新核对和更改，加大了工作难度。当公司内部员工在岗位上出现流动时，相关的人事档案信息没有做到及时传递，导致相关资料不尽齐全，为日后工作带来不便。
1.3人事档案管理方式落后，缺乏创新。当前新媒体公司人事档案管理人员在思想上因循守旧，保持着原有的管理惯性，缺少创新性制度安排，档案收集、整理、分类、存档、保管、调阅、流转等基本上由人工完成，这种“守旧式”的管理方式使得人事档案管理、使用效率低，不利于人事档案工作的推进。另外，人事档案管理在管理方式上呈现粗放式，员工档案的相关资料收集不全、归档存在不规范，这种缺少科学性和规范性的管理方式，隐没了人事档案管理的作用和意义，在公司的人才队伍组建和人才挖掘方面不能起到相应的作用。互联网技术的发展，为创新管理方式提供了可能，如果不抓住机会将传统的粗放式管理向精细化管理转变，人事档案管理工作将难以高效进行。
2完善新媒体公司人事档案管理的策略
2.1细化档案内容，规范人事档案管理。针对新媒体公司在人事档案管理工作中的不足，应将管理内容精细化处理，规范档案管理工作是一项好的对策，具体操作包含三个方面内容。2.1.1明确人事档案管理的内容。人事档案管理人员要提前与公司领导层进行沟通交流，对人事档案的基本信息内容进行精准划分，精确到信息的每一项，防止信息遗漏现象发生。与此同时要对人事档案进行实时更新，跟随员工的工作变动进行动态化处理，为公司提供新鲜可靠的有用信息。2.1.2建立系统化的档案管理体系。为方便管理工作的实施，可以根据公司现有的人员结构进行划分，设立分支系统和建立模块，搭建体系。从源头出发，确保人事信息收集渠道的安全性和可靠性。另外应丰富收集方法，拓宽渠道对员工相关信息进行收集，建立规范化、系统化的信息收集体系。2.1.3可以设立联动机制。在搭建人事档案管理体系的基础上，加强联动，实现人事信息的互通有无，保证人事管理信息能够进得来也出得去，如果能实现各公司间的人事档案信息联动将更加便利，这样无论是新进来的员工还是离职的员工，其人事信息能够互通，省去了档案管理人员重新梳理统计的时间，提高了工作效率。
2.2加大宣传力度，提高员工的档案管理意识针对员工人事档案意识不强问题，可以从加大宣传力度着手，向员工普及人事管理的内容和重要性，加强认知和提高重视程度。人事档案涉及每位员工的个人隐私和切身利益，所以确保档案管理的安全性和合法性有着一定的必要性和重要性。2.2.1对员工进行普法宣传，让员工认识到人事档案的重要性，在人事搜集资料时要认真对待，提供的信息要准确无误，对自己的行为负责。2.2.2对员工进行知识普及，帮助了解人事档案管理的流程和其在日常工作中的意义，以便日后在人事进行档案管理时能够积极配合，圆满完成工作，从而提高工作效率，为公司发展添力。2.2.3可以借助新媒体技术进行宣传。比如用微信小程序、微博热门话题、知乎解答等，向员工推送档案管理的内容和成效，这样一来可以提升人事档案管理在员工心目中的地位和影响。寓教于乐也是普及人事档案管理的一个好方法，在公司内部可以举行讲座，对人事档案管理进行宣讲，然后对讲座的内容开展知识问答比赛，让大家在游戏比拼中掌握知识，加深认知，不再怠慢人事档案管理工作。
2.3依托互联网背景，提升人事档案管理信息化建设。互联网大背景为公司人事档案管理提供了技术支持，有效运用新技术推进信息化建设，是改进新媒体公司人事档案管理方式的有效策略之一。具体实施可分为以下几个方面。2.3.1提前规划做好科学布局。人事档案管理人员应对公司内部人员结构有一定的了解，并对当前档案管理工作中信息化建设的短板有所掌握，从而放眼全局，合理规划，实事求是，使档案信息化建设方案与公司实际情况相得益彰。2.3.2积极采用网络信息技术。发挥互联网优势，借助其传播速度快、信息化、电子化等特点，对人事档案进行无纸化处理，既方便保存也有利于日后的查阅，可以避免传统档案管理方式中出现的档案丢失和损坏问题。例如，现在阿里集团的数据产品钉钉，非常智能，完全可以对大小规模的新媒体公司进行有效的人事档案管理。2.3.3公司内部应以强大的资金做支撑，为人事档案管理提供软、硬件支持。良好的物资保障是前提条件，及时更新公司的办公设备，比如电脑、打印机、扫描仪等，为信息化建设奠定良好的物质基础。另外，为了从根本上提高人事档案管理水平，应加强管理人员队伍建设，增加投入对管理人员进行新媒体技术培训，让工作人员能够更好地适应互联网环境下的工作模式，学习新兴技术，加强与公司之间的内部联动，促进公司健康发展。新媒体公司人事档案管理工作需要迎合时展，依托互联网大背景，在管理内容、管理意识和管理方式等方面加以改进和创新，促进人事档案管理工作向着规范化、信息化方向发展，为新媒体公司创建优质的人员队伍，实现新媒体公司的健康可持续性发展。
作者:程凌哲 单位:吉林省第二地质探矿工程大队
