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国家电网有限公司（以下简称“国网公司”）作为关系国民经济命脉和国家能源安全的特大型国有重点骨干企业，立足主业，发挥企业优势，积极服务和参与“一带一路”建设，各项业务发展成效明显，吸纳了较多的社会化用工，国际业务方面也存在国际化用工。随着多元化用工总量的增加，传统的干部人事档案工作遇到了挑战，国网公司积极研究，组织开展了多元化用工下的干部人事档案管理研究探索。
1.开展广泛调研
国网公司除投资建设运营电网的核心业务外，产业板块还包括了信息通信与电子商务、节能与电能替代、境外投资与运营、工程总承包等业务，拥有16家产业公司、6家上市公司。金融业务涉及银行、保险、资产管理三大板块，涵盖10个专业金融单位，参股23家机构。国际业务方面，成功投资运营巴西等国家和地区的骨干能源网，在全球设立了10个办事处，在美国和德国设立了研究院。国网公司全口径用工总量超过163万人，除全民所有制用工外，还包括了较多的社会化、国际化用工人员，该部分人员的人事档案管理与传统用工方式区别较大，缺乏相应的制度规范，存在较大困难。为了更好地服务企业工作，更好地支撑国网公司所属企业发展和干部队伍建设，国网公司高度重视，组织由内部单位专家、外部专业公司人员组成的课题组，对不同行业领域的用工方式和人事档案管理开展研究，探索适用于多种用工形式下的干部人事档案管理模式。2019年6月，国网组织部梳理制定了干部人事档案管理调查问卷，分为传统用工、社会化用工和国际化用工3类，涵盖了工作组织、业务开展、信息化建设等各个方面，共包括91个选项，对公司所属73家单位开展了书面调研。截至目前，共计收到调研问卷反馈63家。同时，针对社会化和国际化用工，国网组织部于7月25日选择了鲁能集团、英大集团等社会化用工较多单位，7月26日选择了国网国际、联研院等国际化用工单位，开展了专题座谈讨论，进一步收集了各单位人事档案管理的现状、存在问题、管理需求等真实数据，为下一步开展研究奠定了基础。为了更好地了解外部单位管理情况，国网组织部对北京市委组织部、中国投资有限责任公司等干部人事档案工作先进单位开展了实地调研，从中吸取了相关管理经验。
2.梳理存在问题
课题组经过梳理分析，发现国网公司多元化用工形势下的干部人事档案管理存在如下问题：一是人事档案管理制度不够健全。目前，国网公司及所属各单位基本按照《国家电网有限公司干部人事档案管理办法》进行管理，但因用工形式多样和涉及人员较多，部分人员的人事档案存在于人才中心、外资人才管理机构等，缺乏该部分人事档案管理的统一规定，加上由于户籍等限制而导致的人档分离等现象，所属单位工作人员不知道对该部分人事档案如何进行管理。二是干部人事档案收集范围不全。在社会化用工方面，新入职员工的待接收人事档案出现了内容不规范、格式不统一等问题，档案人员审核后将缺失材料清单发给个人要求增补，相关部门和人员不能及时反馈，造成人事档案收集不全，对该部分人员的内部选拔、档案审核工作造成了不便。在国际化用工方面，由于相关法律法规对涉外用工人事档案管理缺乏统一的规定，加上所在国家、地区的法律法规不同，入职人员仅存在背景调查材料、评估报告等入职材料，且该部分材料不在传统人事档案管理范围内。在工作过程中，收集材料由于涉及多个部门，加上部门重视程度不够和人员外派、出国等原因，导致部分人事档案收集较慢或无法收集。三是干部人事档案转递不及时。在实际工作中，存在新入职员工人事档案接收不及时、个别人员档案转递超期的情况。主要是因为员工调出原单位后，经审核不符合接收标准的档案，退回后因沟通及时性降低，增加了整理、完善材料的时间，导致其不能按照相关规定时间完成整改工作。另外，离职员工人事档案转递不出去，部分人员离职后创业或进入民营企业，但其人事档案仍保存在单位，且不配合转出，造成部分人事档案沉积在库房。四是干部人事档案利用不方便。据初步统计，目前国网公司所属单位干部人事档案大部分以纸质形式存在为主，加上部分社会化人员人事档案没有集中保管，缺少以数字化形式存在的副本。一般采用纸质材料进行利用，容易对该部分人事档案造成损毁。五是干部人事档案管理不完备。国网公司部分直属单位因人员编制和场地条件限制，缺乏专业的干部档案管理人员和保管场地，导致无法正常开展干部人事档案管理工作。
3.明确应对策略
国网公司针对上述问题，积极开展研究，通过对国内干部人事档案工作先进单位调研取经，从完善档案制度规范体系、完善档案工作组织机制、实现人事档案副本管理、建立区域性集中管理中心、提供信息化支撑辅助管理等方面进行提升。一是完善档案制度规范体系。针对多种用工形式下的干部人事档案管理，国网公司深入研究新的《干部人事档案工作条例》，通过内部调研、外部调研、专家研讨等方式，对所属单位的社会化、国际化用工的相关人事档案管理现状和需求进行深入研究，形成了相应成果，并组织修订《国家电网有限公司干部人事档案管理办法》，明确规定多种用工方式的干部人事档案管理的职责等，指导所属各单位开展干部人事档案管理工作。二是完善档案工作组织机制。在国网公司层面，加强顶层设计，统一梳理各单位、各部门在干部人事档案工作方面的难题，实现在制度规范、信息化建设、共享利用等方面的统一管理。在各单位内部，针对人事档案收集难题，通过制度明确了纪检、监察、工会等相关部门的收集职责，明确了对应的收集范围和材料样式、要求等，嵌入各部门的工作流程。结合干部人事档案管理系统，建立了各部门兼职档案人员收集、干部档案管理部门审核的一体化档案工作组织。三是实现人事档案副本管理。对社会化人员，在不保管其原始纸质人事档案的前提下，通过复印或数字化的方式，建立人事档案电子副本，对工作期间产生的人事档案，录入干部人事档案管理系统，保证电子副本的完整，同时该部分材料由其本人转递到所在人才档案保管机构。对国际化用工人员，将背景调查材料、本人身份证明、社会保险证明、工作履历等相关入职材料，形成电子版后全部纳入电子副本管理，工作过程中产生的相关材料，也全部进行电子化后纳入统一管理。四是建立区域性集中管理中心。针对部分直属单位人员较少、缺乏保管场所的情况，结合各地人才管理中心的实际情况，在公司所属单位较为集中的北京及部分中心城市等，拟统一建立区域干部人事档案管理中心，提供对所在区域单位的干部人事档案的统一整理、保管、数字化和利用服务，通过干部人事档案管理系统提供在线利用服务，节省各单位人员和场地投入，提高干部人事档案管理水平。五是提供信息化支撑辅助管理。对国际化用工人员的档案收集、跨单位转递等难题，国网组织部拟统一规划和建设全网一体化的干部人事档案管理系统，固化各类管理标准规范，内置人事档案操作规程和收集流程，实现各单位统一在线管理、跨单位利用、跨单位转递、工作评价等功能，打通总部、所属各单位、区域档案集中管理中心的利用通道，提高国网公司干部人事档案管理工作效率。
作者:孙焱 孙峥 郑艳芬 郑斯予 刘旭 庞潇