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【摘要】国内差旅费支出是高校所有支出中的高频、重要业务，而其呈现形态又复杂多样，如何在“简政放权”的背景下做到“放管结合”，确保充分放权能够得到有效承接，避免一放就乱，就需要加强内部控制建设。内部控制包括单位层面和业务层面两个维度，本文从业务层面内部控制视角出发，力图通过风险识别、风险控制两个环节，对高校国内差旅费支出管理中的相关问题进行探讨研究。
【关键词】高校;国内差旅费支出;内部控制
高校内部控制是指学校为实现办学目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。高校内部控制的目标主要包 括：保证学校经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高资源配置和使用效益。内部控制包括单位层面和业务层面两个维度，本文从业务层面内部控制视角出发，通过风险识别、风险控制两个环节，对高校国内差旅费支出管理中的相关问题进行探讨研究。
一、高校国内差旅费支出风险识别
1. 出差事项不真实、不相关的风险
常见的出差事由有参会、交流、调研、合作、考察等。在部分差旅费报销单中出差事由填写过于模糊笼统，其中排除应付性填写外，还隐含着出差事项不真实或不相关的风险。
2. 出差人重复领取差旅补助的风险
国内差旅补助包括伙食补助和市内交通补助，这两项费用采取包干补助方式发放而非按发票据实报销。由于国内差旅补助不需要提供发票，而是直接根据相应的标准和出差人数、实际出差天数计算并发放，因此是否能领取补助以及补助发放金额的准确性依赖于财务人员对该笔出差事项的谨慎判断和计算，实务中会产生重复领取国内差旅补助的风险。
3. 出差住宿费超过规定标准的风险
国内差旅费办法中规定了不同地点、不同时间、不同级别出差人员、不同业务类型出差的住宿费标准。住宿费标准看似明确，但实务中由于情况比较复杂多样，仍然有住宿费超标的风险。究其原因，一是住宿费承担主体多元化，二是将同行多人住宿费标准打通使用 , 三是住宿费发票信息披露不完整、不准确。
二、高校国内差旅费支出风险控制
1. 设置出差审批归口管理部门 , 建立完善出差审批与监督管理机制，控制出差事项不真实、不相关风险
首先，应设置校级出差审批归口管理部门。根据业务特点，可以考虑设置在人事、校长办公室等部门。差旅费办法中仅指明差旅费是指教职工因公临时到常驻地以外地区出差，并未明确“临时”的具体天数界限，超过一个月的超长时间出差如果也按普通差旅费报销，仅差旅补助一个月就可以领取五六千元，如果归口管理部门设置在人事部门，可以很方便地根据学校考勤管理规定、薪酬管理规定对长期出差行为进行监督管理。如果归口部门设置在校长办公室，则具有足够的权威性，能够组织协调全校各单位建立起出差审批体系。其次，应建立完善全校统一的分级出差审批机制，明确审批流程和权限。建立学校、院系、项目负责人三级出差审批管理体制，区分不同出差业务类型、经费来源、人员身份、出差天数长短，根据重要性原则和制衡性原则，分级进行审批。对于人数较多、天数较长、金额较大、事项比较重要的出差，可以采取分级审批与内部公示相结合的方式进行监督。最后，加强财务信用评价体系建设，建立财务信用等级和财务负面名单制度，同时发挥纪检监察、内部审计部门监督职能，对于不合理、不合规行为予以相应处理。
2. 制度规定、自我承诺与外部监督、信息化手段相结合，控制出差人重复领取差旅补助风险
第一阶段，在差旅费制度明确已由校外邀请方负担部分或全部费用的，不得重复领取相应伙食补助和市内交通补助的基础上，实行出差人自我承诺制，由出差人在填写差旅费报销申请时进行承诺并签字确认。差旅费报销的外部监督是指接受纪检监察、审计部门的外部监督与审计。通过制度规定、自我承诺与外部监督相结合，有助于出差人树立实事求是填报出差补助，不简单采用系统默认顶格金额，而是视具体情况手工修改调减相应补助的理念，从而有效防范代理填报人与实际出差人信息不对称又缺乏沟通导致的风险。第二阶段，在条件允许的情况下，可以借助信息化手段对重复领取补助、重复报销进行控制。一是在网上报销系统建立后台数据库，记录同一出差人员已领取差旅补助的日期，并设置同一人同一日期不得重复领取差旅补助的规则。当填写差旅费报销单时，一旦选择的领取补助日期中包含了之前已有过领取补助记录的日期，便弹出某某日期已在某某报销单中填报过补助的提示。这样就可以解决校内多头报销、同一次出差拆分成多次报销的问题。二是在日常报销的市内交通费模块单独填写往返机场、火车站的市内交通是否是出差产生的，若是出差产生的，也需要像差旅费报销那样填写出差人、出差日期，并与后台数据库比对是否已有领取补助的记录，若有记录则进行提示，没有记录则将本次信息记录在后台数据库中。需要注意的是，虽然系统后台自动记录领取出差补助数据，仍然需要财务人员人工核对报销单所填信息是否准确无误，是否与所附票据一致。这样就可以解决市内交通凭票实报与领取补助二者重复报销的问题。
3. 据实填报实际住宿费天数、禁止多人住宿标准打通使用、准确完整披露住宿费详细信息，控制出差住宿费超过规定标准的风险
一是针对部分行程住宿费已由他方负担或自负的情况，应在差旅费填报界面设置实际住宿费天数一栏，根据实际有发票住宿天数准确填写，不应简单按出差天数减去一天作为住宿天数。财务人员对实际住宿费天数也应重点核对检查，确保与发票相符。这样系统计算出的住宿费标准以及是否超标的判断才是准确的。二是针对多人同行，住宿费发票合在一起开具的情况，住宿费标准不应仅简单按总额控制，而应严格区分不同人员的住宿费金额、住宿天数，单独判断每位出差人住宿费是否超标，防止住宿费标准在不同出差人之间打通使用导致的部分人员住宿费实际超标却未被发现，同时体现公平公正、厉行节约原则。三是针对住宿费发票信息披露不完整、不准确的情况，建议无论是酒店开具的住宿费发票还是中介机构开具的代订住宿费发票，如果发票上披露的信息不完整、不准确，住宿人员、住宿起止时间、住宿地点等要素信息不齐全，无法判断、计算住宿费标准，应要求出差人补充提供酒店住宿账单、网络平台订单等形式的明细清单，以便准确判断住宿费是否超标。将来还可以探索多种方式，例如通过和常见商旅平台合作，直接获取每张发票关联的订单明细信息，省去出差人查询、打印订单信息的麻烦。还可以进一步通过技术手段自动抓取标准订单格式下的住宿人员、天数、地点等信息，并与后台设置好的住宿费标准进行比对，自动判断住宿费是否超标并给出相应提示。综上这些措施，多管齐下，能够有效防范和控制国内差旅费支出业务的风险，实现高校内部控制目标。需要注意的是，高校内部控制机制设计和执行的过程中，不能为了管理而管理，而是应该遵循教学科研活动规律，创新管理模式，达到寓管理于服务的效果，让教学科研人员从过多过苛的要求、烦琐的表格中解放出来，有更多的时间精力投入到教学科研活动中。
作者：逯晓东 单位：北京大学
