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摘要:民营企业内部控制是指企业为了实现其战略目标、企业的合理合法经营、资产的保值增值、提高会计信息质量、保障经营计划有效执行等,在内部自上而下采取的一系列控制活动。民营企业内部控制可以防范企业风险、提高经营管理水平、进而提高市场竞争力、最终促使企业实现既定的战略目标。当前部分民营企业不太重视内部控制,特别是在部分关键领域与关键环节,内部控制非常薄弱,问题比较突出,存在较大的风险,具体是在采购管理、销售管理、担保管理、工程管理、合同管理等方面还存在一些不规范的问题。据此,本文从上述几个方面出发,提出了加强民营企业内部控制的具体措施,以提高内部控制管理水平,希望能对民营企业提高内部控制管理水平提供帮助。
当前部分民营企业不太重视内部控制,内部控制体系不太健全,特别是在部分关键领域与关键环节,内部控制非常薄弱,问题比较突出,存在较大的风险,具体存在的问题有:采购管理缺乏、销售管理缺乏、担保管理缺乏、合同管理混乱、工程管理混乱,所以应加强采购管理、加强销售管理、加强担保管理、加强合同管理、加强工程管理,以提高民营企业内部控制管理水平。
一、民营企业内部控制概述
(一)民营企业内部控制的概念。民营企业内部控制是指企业为了实现其战略目标、企业的合理合法经营、资产的保值增值、提高会计信息质量、保障经营计划有效执行等,在内部自上而下采取的一系列控制活动。内部控制是由企业治理层、管理层和全体员工齐心合力、共同参与的一项系统工程,其覆盖所有业务、所有部门、所有人员。
(二)民营企业内部控制的重要性。民营企业内部控制的目标是对企业日常生产经营活动的正常开展及最终实现其战略目标提供合理保证。民营企业内部控制的重要性体现在以下方面:第一,促使企业确保资产的保值增值。资产的保值增值是企业长久发展的物质保障,离开了各项物质资源,企业就无法正常经营下去,而科学合理的内部控制就为资产的保值增值提供了制度保证。第二,保障生产经营活动有效开展。内部控制要求企业综合考虑外部与内部各种因素,通过建立与健全内部控制体系,提高企业的经营效率与效果,保障生产经营活动有效开展。第三,促使企业实现战略目标。内部控制要求企业要协调平衡好内部与外部各种利益,日常生产经营方向、方针、策略要与既定的战略目标保持一致,要保持安全发展、绿色发展、可持续发展,促使企业最终实现战略目标。
二、民营企业内部控制存在的问题
当前有些民营企业不太重视内部控制,内部控制体系不健全,特别是在某些关键领域和关键环节,内部控制非常薄弱,问题比较突出,存在较大的风险,具体存在的问题如下:
(一)采购管理缺乏。其一是由于物资采购计划管理缺失,未与实际生产经营情况和现有物资库存情况相结合,导致物资采购不足或过多,造成生产经营停顿或资金浪费;其二是由于物资采购申请管理缺失,缺少必要的过程控制,导致日常物资采购未严格按照采购计划执行,造成不必要的资金浪费;其三是由于供应商准入管理缺失,未对供应商的资信情况进行深入调查与合理评估,没有制定供应商准入制度,导致采购的物资质次价高或不能及时供货的情况发生。
(二)销售管理缺乏。其一是由于市场管理缺失,未对所在行业发展状况进行深入研究,没有对市场竞争状况进行深入调查与客观分析,导致销售渠道不畅;其二是由于客户管理缺失,未对客户的资信情况进行深入调查与合理评估,没有对客户进行信用评级与合理授信,造成货物销售不畅或被对方欺诈;其三是由于应收账款管理缺失,未制定应收账款跟踪催收与考核奖惩制度,缺少必要的过程控制,导致货款不能及时收回或被对方欺诈。
(三)担保管理缺乏。其一是由于担保对象管理缺失,未对被担保方的资信情况进行深入调查与合理评估,无法判断被担保方是否满足担保条件,导致企业担保不当或被对方欺诈;其二是由于担保审批管理缺失,担保业务发生前未提交担保申请,并未履行适当的审批程序,导致发生舞弊行为;其三是由于担保监督管理缺失,担保业务在执行过程中缺少跟踪监督机制,缺少担保责任追究与倒查制度,导致企业合法权益遭到侵害。
(四)合同管理混乱。其一是由于合同订立管理缺失,未与对方签订合同或合同的签订主体、形式、内容等不符合法律规范,导致企业蒙受经济损失;其二是由于合同审批管理缺失,合同订立未履行相应的审批程序,缺少必要的把关,导致发生舞弊行为;其三是由于合同监督管理缺失,缺少合同执行过程的跟踪监督机制,导致企业合法权益遭到侵害;其四是由于合同纠纷管理缺失,缺少合同纠纷的报告与处理机制,导致企业的声誉受损。
(五)工程管理混乱。其一是由于工程立项管理缺失,未进行工程项目的立项或可行性研究,导致企业制定的预期效益目标无法实现或工程项目失败;其二是由于工程招标管理缺失,缺少工程招标管理机制,导致中标人实际上没有资质或能力承担工程项目,进而使企业蒙受经济损失或发生舞弊行为;其三是由于工程验收管理缺失,缺少工程验收管理机制,工程竣工验收不规范或把关不严,导致工程在交付使用后存在重大安全隐患。
三、完善民营企业内部控制的措施
针对上述民营企业在部分关键领域和关键环节中内部控制存在的问题,提出完善民营企业内部控制的应对措施如下:
(一)加强采购管理。物资采购是企业生产经营的保障,要加强对采购地管理。其一要加强物资采购计划管理,首先在制定物资采购计划前,要对实际生产经营情况与物资库存情况进行充分的调查,其次制定的物资采购计划要科学合理,与实际运营情况相匹配,避免物资采购不足或过多,造成生产经营停顿或资金浪费的情况。其二要加强物资采购申请管理,首先需求部门在物资申购前均需提交物资采购申请单,其次物资采购申请单要履行适当的审批程序,通过上述措施以避免造成不必要的资金浪费。其三要加强供应商准入管理,首先要通过各种渠道对供应商的资信情况进行深入调查,对供应商的资信情况进行合理评估,其次要制定科学的供应商准入制度,以遴选合格供应商并制定合格供应商目录,通过上述措施以避免采购的物资质次价高或不能及时供货的情况发生。
(二)加强销售管理。商品销售是企业的主要收入来源,是企业长远发展的基础,所以要加强销售管理。其一要加强市场管理,首先要对所在行业的发展状况与市场竞争状况进行深入的调查研究与客观分析,其次要组织相关专业人员对行业发展状况与市场竞争状况进行科学论证,通过上述措施以避免销售渠道不畅;其二要加强客户管理,首先要对客户的资信情况进行深入调查与合理评估,其次要对客户进行信用评级与合理授信,通过上述措施以避免造成货物销售不畅或被对方欺诈;其三要加强应收账款管理,首先要制定应收账款管理制度与流程,其次要对货款回收实施考核与奖惩机制,最后要加强企业内部控制,通过上述措施以避免货款不能及时收回或被对方欺诈。
(三)加强担保管理。如果担保不当,会给企业带来巨大的风险,所以要加强担保管理。其一要加强担保对象管理,首先要加强对被担保人的资信调查,其次要组织相关专业人员对被担保人的资信情况进行评估,避免企业担保不当或被对方欺诈。其二要加强担保审批管理,首先担保业务发生前要提交担保申请,并履行适当的审批程序,其次对于重要的担保业务要实行集体决策或联签制度。其三要加强担保监督管理,首先要对被担保人的生产经营情况进行实时跟踪与监督,其次要制定担保责任追究与倒查制度。
(四)加强合同管理。其一要加强合同订立管理,首先合同签订原则上要采用书面形式,合同的签订主体、形式、内容等要符合法律规范,其次对于重要或重大合同的谈判要有相关专业人员的参加,以避免企业蒙受经济损失。其二要加强合同审批管理,首先合同签订要履行适当的审批程序,并且要严格审核合同,其次对于特殊或复杂的合同要组织内部专业人员进行评审。其三要加强合同监督管理,首先要严格执行合同,其次要对合同执行过程进行实时跟踪监督,通企业合法权益遭到侵害;其四要加强合同纠纷管理,首先要制定合同纠纷报告与处理制度与流程,其次出现合同纠纷要及时上报、及时处理。
(五)加强工程管理。其一要加强工程立项管理,首先要编制工程项目申请书与可行性报告;其次要对可行性报告进行反复论证,并且要有相关专业人员的参加;最后要对工程立项申请履行适当的审批程序,对于重大工程项目的立项要实行集体决策或联签制度。其二要加强工程招标管理,首先工程项目原则上应当采取公开招标的方式,并且应当依法成立评标委员会,确保中标人有资质或能力承担工程项目;其次中标人的最终确定要履行适当的审批程序;最后要及时与中标人签订书面合同,并接受有权部门的监督。其三要加强工程验收管理,首先是工程项目竣工后,企业应当及时开展竣工决算审计,其次是应当及时组织有关单位进行竣工验收,在验收合格后才能办理资产移交手续,以避免工程在交付使用后存在重大安全隐患。
四、结束语
通过上述对民营企业内部控制的研究,总体来说民营企业管理比较粗放,内部控制比较薄弱,需建立健全内部控制体系建设,加强内部控制,特别是要加强部分关键领域与关键环节的内部控制。只有这样,企业才能不断堵塞漏洞、降低损失,也才能不断提升企业经营管理水平,创造良好的业绩,提高在市场上的竞争力,实现安全发展、绿色发展、可持续发展,从而促使企业最终实现既定的战略目标。
作者:陆永前 单位:张家港康得新光电材料有限公司